¿Qué es el gestor documental de GMAO CLOUD?
La gestión de la documentación es uno de los pilares fundamentales para que una empresa pueda llevar un seguimiento adecuado de sus ingresos, gastos, clientes y proveedores. Tener, por lo tanto, acceso a toda esa información de manera rápida y en cualquier lugar es muy importante para dar respuesta a las dudas que pueden surgir durante la realización de un proyecto o una reunión de negocios. En GMAO CLOUD queremos facilitarte el acceso a toda la información relevante de tu empresa estés donde estés. Por ello, nuestro software de gestión de mantenimiento cuenta con un avanzado gestor documental.
Hasta hace pocos años, la gestión de ficheros pasaba de forma ineludible por el papel, lo que conllevaba un gran esfuerzo organizativo para mantener el orden de los documentos y que no se perdieran papeles importantes para la empresa. Además, esto suponía una gran inversión de tiempo, personal y espacio físico en el que guardarlos para su consulta. La era digital ha supuesto toda una revolución en el guardado y acceso a documentos, permitiendo una búsqueda más eficaz y disminuyendo la posibilidad de pérdidas o deterioro de la documentación.
En GMAO CLOUD hemos ido un paso más allá y te ofrecemos poder acceder a todos estos documentos en diferentes extensiones desde tu smartphone y sin tener que perder espacio en tu dispositivo gracias a nuestro almacenamiento en la nube, con el que tendrás un acceso directo a tus ficheros por proyectos. Con nuestra App tus operarios podrán acceder a planos, manuales de uso de maquinaria, documentos técnicos y otros documentos necesarios para sus tareas solo con conexión a internet, lo que agilizará su trabajo.
Tu gestión documental ahora más eficiente con GMAO CLOUD
Que puedas acceder a todos los documentos que necesitas a través de una única plataforma no significa que todos puedan hacerlo. GMAO CLOUD cuenta con un sofisticado sistema de organización mediante tipos de usuarios y permisos, de forma que podrás guardar cada documento en su proyecto correspondiente y solo aquellos clientes, técnicos o proveedores que tú elijas tendrán acceso a esa información. Cuando un proyecto finaliza, se cambia de proveedor o no sale adelante, simplemente debes retirar el acceso a los usuarios, de manera que la información seguirá a tu disposición mientras quieras conservarla, pero los demás no tendrán acceso a ella.
El acceso a contratos, garantías o planos del local es fundamental para agilizar las tareas de mantenimiento y, sobre todo, para el control de incidencias. Desde nuestra App los clientes y técnicos podrán subir el parte de incidencias, de forma que el proveedor tenga acceso directo de ser necesario. Esto ahorra tiempo de comunicación, pérdidas de papeles importantes o problemas de comunicación. Con nuestro gestor documental cada tarea de mantenimiento preventiva y correctiva quedará registrada con su correspondiente información adjuntada para un mejor acceso.
Mantente al día de la documentación importante con nuestro gestor documental
Una de las mejores funcionalidades que diferencian a GMAO CLOUD de su competencia es la posibilidad de indicar una fecha de caducidad para los documentos que introducimos en el programa. De esta manera, documentos que requieren de renovación periódica o de plazos de presentación concretos podrán ser programados para que te salte una alarma avisándote de su caducidad.
Esto es especialmente útil de cara a contratos con clientes o proveedores, certificados de gestión de residuos, normativa del mundo industrial, etc. de cuya renovación o cierre de proyecto hay que estar atento porque hay plazos fijados. GMAO CLOUD te permite tener todos estos documentos a tu alcance y decidir quién puede verlos y hasta cuándo.
GMAO CLOUD te garantiza la mejor seguridad
Guardando tu documentación en GMAO CLOUD no sólo dispondrás de acceso a través de la nube ahorrando espacio y tiempo de búsqueda, sino que dispondrás de una seguridad excepcional para tus datos. Con nuestra gestión no tendrás que volver a preocuparte de perder información, ya que en nuestros servidores realizamos copias de seguridad, de forma que, si se elimina un documento o carpeta por error, puede recuperarse.
Nuestro gestor documental dispone, además, de un registro de creación, eliminación y modificación de los archivos, de forma que puedes saber qué usuario ha modificado el archivo y cuándo. Además, el acceso de los usuarios a cada proyecto lo asignas tú y, si un proveedor o cliente deja de trabajar contigo, la información seguirá en tus servidores y solo tendrás que retirarle el acceso para que no pueda acceder a ella.
Con el gestor documental de GMAO CLOUD te permite un control total sobre tu información, mayor seguridad y ahorro de tiempo y recursos. Solicita ya tu demo gratuita con nosotros y te explicaremos como nuestro software de gestión puede mejorar los procesos de tu empresa.
