Antes de comenzar a definir las necesidades de implementación en una empresa de un sistema GMAO, para tratar de solventar los problemas y carencias que tenemos, es conveniente analizar del punto en el que se parte, analizando ventajas e inconvenientes de la situación actual. Así se podrá buscar la solución que se adapte mejor a los requisitos de nuestro sistema que se desea implementar con el fin acertar lo más adecuadamente en las necesidades las características y los beneficios necesarios.
PROBLEMAS Y CARENCIAS QUE SUELEN APARECER EN LAS EMPRESAS Y QUE DEBE RESOLVER UN GMAO:
- PÉRDIDA DE TIEMPO
- DESORGANIZACIÓN
- INCREMENTOS EN LOS COSTES
- ELIMINACIÓN DE PERSONAL
- INCREMENTO DE INCIDENCIAS
- SATURACIÓN POR PARTE DE LA DIRECTIVA DE MANTENIMIENTO
- FALTA DE TRAZABILIDAD
- FALTA DE CONTROL DE STOCK
- NO TENER UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
- FALTAS DE PROGRAMAS PREDICTIVOS
- AUSENCIA DE FEEDBACK
- PÉRDIDA DE TIEMPO:
Los problemas por pérdidas de horas de trabajo en la gestión y en las en la operación del mantenimiento, son elementos críticos que valen dinero a las empresas. En las empresas que no utilizan un correcto GMAO, la gestión, prácticamente, se hace a mano, se rellenan formularios que provocan mucho trabajo administrativo, y se realizan visados y revisiones un tanto inútiles y sin consecuencias prácticas. Con toda esta gestión de papeles se provoca que las reparaciones se atrasen y el sistema asuma retrasos innecesarios. Cuando se tienen que realizar recuentos de documentación sobre actuación de mantenimientos antiguos, al tener que hacerse búsquedas manuales, también se producen retrasos.
- DESORGANIZACIÓN:
Si en una empresa, el departamento de mantenimiento tiene su propio presupuesto, organización de compras, balances, etc. y todo esto se organiza mediante distintas herramientas y cada una de ellas está enfocada únicamente a una parte de esta gestión, se producen problemas des-organizativos, búsquedas manuales, y desorden de personas encargadas de archivos.
- INCREMENTOS EN LOS COSTES:
Utilizar recursos externos, ocasiona costes indeseados superiores a los previstos. Otros aumentos de los costes vienen ocasionados por las inadecuadas tablas de mantenimientos internos en maquinaria propia apareciendo nuevos fallos y el aumento de fallos en algunas maquinarias obsoletas por falta de control. La adaptación de nuevo personal y la falta de formación producen sobrecostes no bien valorados dada la inexperiencia de empleados con alto nivel de rotación.
- ELIMINACIÓN DE PERSONAL:
Las progresivas pérdidas de personal en las empresas, a lo largo de los últimos años por la crisis en la que se encuentra el continente europeo, y las faltas de suplencias por jubilaciones, han ido dejando puestos vacantes y haciendo que otras personas fueran haciendo dichos trabajos. Esto puede suponer que la carga de trabajo haya sobrepasado el límite aceptable con lo que en muchas ocasiones no todo el trabajo se puede realizar o no se puede hacer todo lo correcto que se desearía. Asociado a este problema lógicamente hay que acudir a contrataciones de personal externo, con lo que el conocimiento sobre las reparaciones no se queda en el ámbito de la empresa y por tanto cada vez que se tenga que repetir esa intervención no existen los datos para realizarla.
- INCREMENTO DE INCIDENCIAS:
El propio desarrollo de las empresas, la falta de reposición de personal y las no reposiciones por jubilaciones provoca que el mantenimiento no se realice como se debería y que las nuevas incorporaciones no adquieran los conocimientos necesarios para entender los problemas de las instalaciones. Esto produce que solo se puedan resolver incidencias sin entender por qué suceden y cuáles deben ser los programas de prevención.
- SATURACIÓN POR PARTE DE LA DIRECTIVA DE MANTENIMIENTO:
Debido a las carencias de personal y al aumento de las tareas, la dirección de la empresa no puede ver más lejos que el mantenimiento día a día, y falta una visión de proyectos troncales, como la remodelación de instalaciones, gestión de proyectos, mejora de las máquinas, etc.
- FALTA DE TRAZABILIDAD:
Las dificultades para crear una trazabilidad de los mantenimientos que se efectúan sobre una máquina en concreto y menos sobre los componentes individuales de cada máquina. La gestión que se realiza en papel y que mucha de dicha información se tira pasado un cierto tiempo, con el fin de no acumular un exceso de documentación, crea este problema. En los mantenimientos la documentación es algo básico y si no se conoce el estado de cada máquina y la evolución que tiene con el paso de los años, la trazabilidad, por tanto, no es un concepto que vaya a permitir un mejor rendimiento.
- FALTA DE CONTROL DE STOCK:
las empresas en la actualidad, no tienen un conocimiento preciso de lo que se dispone. Sí que se suele tener control de cuáles son los principales repuestos que se dispone, pero raramente se tiene conocimiento de cual son exactamente todos los repuestos disponibles. Esto provoca un grave problema, porque si se necesita algún repuesto específico y de dicho elemento no se dispone, la máquina quedará inoperativa hasta encontrar dicho elemento. El no control provoca que los costes aumentan, ya que de algunos elementos se disponen demasiados repuestos, de otros no se disponen ninguno e incluso se disponen algunos de máquinas que ya ni existen en la instalación.
- NO TENER UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Crear un correcto programa de mantenimientos preventivos es vital para una empresa ya que se evitan deterioros excesivos en algunas máquinas. Los deterioros progresivos por falta de personal en estos mantenimientos llegan al punto en que, prácticamente, el día a día se basa en un mantenimiento correctivo y únicamente se puede realizar algo de preventivo cuando la instalación hace sus paradas de producción. Además en la actualidad solo suelen existir programas genéricos con unos puntos de control que sirven para grupos de máquinas. Este hecho provoca que las máquinas se envejezcan antes de lo previsto y si no se retoma el correcto camino la instalación en su conjunto deberá rehabilitarse antes de lo previsto inicialmente, aumentando los costes generales de la empresa.
- FALTAS DE PROGRAMAS PREDICTIVOS:
Hoy en día, apenas, las empresas, programan mantenimientos predictivos. Las empresas con cierto nivel de maquinaria y envergadura estos lo deben prever para saber cuándo las máquinas van a tener un determinado problema. Además según la forma de gestión en cada empresa se hace difícil realizarlo porque en algunos casos no se tienen medios fiables para cruzar datos sobre los distintos mantenimientos y relacionarlos con las máquinas y ver cuáles fueron los problemas que originaron dichas averías o incidencias.
- AUSENCIA DE FEEDBACK:
Relacionado con los problemas del mantenimiento preventivo y predictivo suele aparecer otro problema grave, no existe un método de “feedback” en la gestión del mantenimiento. No suelen existir procedimientos que indiquen si las reparaciones fueron las adecuadas o si por el contrario siguen apareciendo problemas repetitivos. Tampoco se suelen canalizar retornos de información precisos por parte de los operarios una vez que han terminado el mantenimiento. Únicamente se suelen hacer pequeñas anotaciones donde se informa que la incidencia ha sido resuelta y qué pieza se cambió o que operación se llevó a cabo para resolverla.
Hasta aquí algunos de los problemas comunes que suelen producirse en las empresas que NO usan un sistema GMAO. La próxima semana analizaremos las posibles soluciones que pueden ser adoptadas a la hora de implementar un sistema GMAO, no lo perdáis.
