En nuestro artículo anterior en el Blog proponíamos el análisis del punto de partida, para ver los problemas y carencias que soluciona un GMAO, y definir mejor qué necesidades ha de cubrir la aplicación informática que deseamos implantar, para buscar una solución que se adapte mejor a los requisitos de nuestro sistema y acertar en las necesidades, las características y los beneficios necesarios.
PROBLEMAS Y CARENCIAS QUE SOLUCIONA UN GMAO
- Falta de un historial de reparaciones: En muchas empresas se hace imposible conocer cuándo se realizó una actuación concreta sobre una máquina. Este es un problema bastante grave, ya que de las incidencias se extraen los motivos por lo que una máquina ha de tener un determinado mantenimiento, parada o revisión. Al no poder obtener dicha información si se repitiera dicha incidencia, no se podría relacionar con nada ya que no se dispone de esta información.
- Falta de relación entre departamentos: Las empresas carecen de una relación estrecha, respecto a las tareas de mantenimiento, entre los distintos departamentos. Nos hemos encontrado casos en los que un departamento abre una incidencia determinada por un problema que tienen, llevan el parte al departamento de mantenimiento y a partir de ahí esperan que la incidencia se resuelva. Si dicha incidencia en un corto espacio no se ha solventado, se llama para conocer el estado o vuelven a poner una nueva incidencia sobre dicho equipo. Si la empresa decide implantar un GMAO, cuando haya cambios de turnos, se tendrá conocimiento de las incidencias con lo que se evitará una duplicidad de acciones y se evitará la redundancia de tareas y pérdidas de tiempo para el personal de mantenimiento.
- Priorización de las acciones: Suelen existir, en las empresas, una incorrecta priorización de las acciones del departamento de mantenimiento, principalmente debido a la falta de un plan definido por parte de los empleados involucrados, y de qué clase de acciones acometer. Pongamos un ejemplo, para el empleado que genera la incidencia, siempre su problema es más importante que el del resto de empleados, por lo que le aplica una importancia alta. Debido a este problema el departamento de mantenimiento no tiene una forma objetiva de determinar cuál es el problema que requiere una actuación con más urgencia; y por lo tanto se toma la determinación según la experiencia, que no siempre es la actuación más acertada. Otros problemas habituales suelen ser que máquinas importantes para la producción de la empresa, se paren y otras que en ese momento, no son tan importantes, se atiendan a cauda de una mala indicación en las prioridades.
- Falta de control de la documentación: Como hemos comentado en el artículo anterior en un departamento de mantenimiento, la documentación existente, es, prácticamente, lo que le permite trabajar, sin un buen control de dicha documentación es imposible solucionar los problemas y reparar las máquinas de una manera lógica. Hay que considerar que muchas empresas aun tienen máquinas antiguas de las cuales, su documentación, se encuentra en formato papel e incluso, en algunos casos es inexistente. Si en algunos casos el 90% de la documentación técnica del departamento se encuentra en formato no digital, va a implicar que se produzcan retrasos para la operativa del mantenimiento. Si a este añadimos que la documentación no se encuentra cerca del departamento de mantenimiento, sino que está situada en el archivo general de la empresa, que puede que se encuentre lejos físicamente, de la situación del despacho de mantenimiento, va a suponer que cada vez que se deban hacer consultas se necesita ir al otro lado de la empresa para solucionar la duda, luego las pérdidas de tiempo, se incrementan.
- Desconocimiento de la instalación: Si los empleados del departamento, por los problemas de rotación de personal, no conocieran la totalidad de la maquinaria nos encontraríamos con un problema ya que cuando hay un avería sobre un elemento, no se va a tener conocimiento completo de qué repuestos son los necesarios para dicha intervención. Otro de los problemas de este desconocimiento de la instalación, es que hay partes que no se sabe, a veces, ni qué fabricante lo construyó o qué proveedor pueden tener la pieza para dicha maquinaria. Esto supone retrasos y duplicidades innecesarias.
- Operarios de edad avanzada: Si hay empresas con personal de mantenimiento con edades superiores a los 55 años esto puede suponer que, en un espacio muy corto de tiempo, estas personas presumiblemente, se jubilarán y por lo tanto, sus conocimientos desaparecerá del equipo de mantenimiento.
- Dificultades en los traspasos generacionales: Hace algunos años, cuando las empresas, por cada oficial de mantenimiento, tenían un aprendiz del mismo, y como esto ya no se puede mantener provoca que las personas que ingresan nuevas van aprendiendo a base de errores durante el día a día. Esto no ha sido sustituido por planes específicos de formación para nuevos empleados y es un error ya que el conocimiento no se adquiere adecuadamente y aquellos problemas raros que suceden, en muy pocas ocasiones, no se aprenden a resolver y cuando vuelven a suceder los nuevos empleados, no tendrán el conocimiento ni la experiencia para poder solucionarlos.
