¿Por qué debería pasarme a la digitalización de documentos?
La digitalización de los documentos ha revolucionado la forma en que gestionamos la información en la era digital. Gracias a los avances tecnológicos y a las plataformas en la nube, como GMAO CLOUD, ahora podemos disfrutar de una amplia gama de posibilidades para compartir y acceder a documentos de manera más eficiente y segura, controlado quién puede acceder a ellos. Esta funcionalidad se conoce como gestión documental y es una de las ventajas más provechosas que ofrece la digitalización.
La digitalización ha transformado la forma en que gestionamos la información, y la gestión documental es una de las herramientas más valiosas para aprovechar al máximo todas las posibilidades que ofrece. Descubre todo lo que GMAO CLOUD puede hacer por ti.
Ventajas de contar con tus documentos en la nube.
En el ámbito de los mantenimientos, contar con un gestor documental como el de GMAO CLOUD resulta especialmente beneficioso. Con esta herramienta, es posible subir ficheros de diversas extensiones, que luego estarán disponibles para su acceso desde la aplicación móvil de GMAO CLOUD. Los operarios podrán consultar y acceder a planos, manuales de uso de maquinaria, documentación técnica y otros archivos relevantes para realizar su trabajo de manera eficiente.
Pero la gestión documental no se limita solo al acceso de los operarios. También es posible compartir documentos con clientes y proveedores. Los planos de instalaciones, garantías de maquinarias, contratos y otros archivos pueden ser subidos al gestor documental y estar disponibles para el acceso de las partes interesadas. Esto facilita la comunicación y colaboración entre todas las partes involucradas en los proyectos de mantenimiento.
Una característica adicional que ofrece el gestor documental de GMAO CLOUD es la posibilidad de establecer una fecha de caducidad para los documentos. Esto significa que se puede programar un aviso previo a la fecha de vencimiento para comprobar el documento o solicitar su validación. Esta función resulta especialmente útil en contratos con clientes o proveedores, certificados de gestión de residuos, normativa del mundo industrial y otros documentos que requieren una revisión periódica.
Tú controlas quién accede a la información.
Además, el sistema de control de permisos garantiza la seguridad de la información almacenada en el gestor documental. Mediante la configuración de permisos, es posible definir quién puede acceder y visualizar cada documento. Los gestores de GMAO, los clientes y/o los técnicos pueden tener diferentes niveles de acceso según sus roles y responsabilidades. Esto evita filtraciones de información confidencial y garantiza que cada parte tenga acceso solo a los documentos que le corresponden.
Una vez acabada la relación comercial con operarios, clientes o proveedores, puedes retirarles el acceso borrando el usuario de tu plataforma. La información seguirá disponible para ti, pero ellos ya no podrán acceder. Tienes control total sobre todos los datos que se registren en tu plataforma, incluyendo quién puede registrarlos y visualizarlos. Esto no solo mejora la comunicación entre todas las partes, sino que te permite llevar un control sobre las tareas realizadas y su estado.
Con GMAO CLOUD encontrarás mucho más que un GMAO normal. Nuestro software te ofrece la posibilidad de centralizar y controlar todos los procesos de mantenimiento de tu empresa. Solicita ya una demo gratuita.
