Existe una regla llamada “la regla de los 2 minutos”, conocida muy extensamente, que explica, en pocas palabras, que si hay que hacer una tarea que requiera menos de 2 minutos, se debería hacer de inmediato en lugar de postergarla.
Esto evita perder más tiempo ya que no la posponemos y la hacemos de inmediato.
Para nuestro interés, cuando pasamos a documentar cualquier reparación o trabajo de mantenimiento, esta regla es totalmente aplicable.
Usar GMAO en nuestro entorno profesional nos facilita esta tarea de documentación, por lo que podremos hacerlo siempre, sin mayor complicación y apoyando, de esta manera, una puesta al día de cada tarea y actividad.
De esta manera es la tecnología un medio que facilita el hábito, y toda reparación pasa a documentarse como norma.
El GMAO es un amigo
Un GMAO que cumpla unos mínimos requerimientos, debe crear una ficha en la que se puedan anotar los datos de «referencia» sobre los que poder trabajar, como, por ejemplo, la fecha, cliente, máquina, horas de inicio y finalización.
También los trabajos realizados y los materiales, a modo de apuntes.
Así todo queda documentado, en cualquier caso sin ocupar, al menos, esos 2 minutos antes comentados.
Esta acción llevará poco tiempo, porque el programa guarda toda la información, solamente hay que teclearla, y tenerla adecuadamente conectada, accesible, visible y documentada, como creación de una gran base de datos.
Necesitas realizar pruebas con varios sistemas, pedir que te hagan demostraciones prácticas de cómo trabaja cada aplicación, pensando esencialmente, que aplicación es la más eficaz para ti.
La documentación digital, ya lo ocupa todo, por lo que documentar en papel más de lo necesario, nos conduce a perdidas de datos innecesarios.
Si un programa de gestión, tipo GMAO, nos permite, también, el escaneo de todos los documentos necesarios (por si acaso) de una sola vez, será un punto muy importante a valorar, ya que facilita ahorros de tiempo y ayuda a recolectar información útil.
En GMAO CLOUD, al ponernos manos a la obra en crear un excelente GMAO, fuimos, básicamente, defensores de lo digital y defendemos muy poco eso de documentar en papel más de lo necesario, pero no olvidamos que aun el papel, se usa mucho, para recoger los datos, con mayor facilidad y rapidez, pero queremos resaltar que gracias a que la aplicación puede trabajar en forma APP desde cualquier dispositivo móvil, el trabajo de campo ya no hace imprescindible un papel y un bolígrafo, sino teclear y documentar de inmediato, permitiendo el acceso a las ordenes de trabajo, incluso sin conectividad.
La geolocalización de los técnicos facilita el trabajo de logística y organización de plantillas, permitiendo gestionar múltiple documentación que en algunos casos puede ser importante, desde el propio activo a revisar, facilitando la creación de partes conductivos.
Un buen GMAO, dentro de sus posibilidades, nos debe permitir el poder disponer de la posibilidad de adjuntar fotografías desde el dispositivo de trabajo, para poder certificar, con material gráfico, cualquier trabajo realizado, permitiendo así, tomar una instantánea del estado del activo en un momento determinado.
Así mismo, entre otras de las características que nos hagan facilitarnos, el ahorro de tiempo, es que el programa permita recoger la firma del cliente, validando así la conformidad de la actuación realizada.
Nos interesa mucho tu opinión, a si que puedes contarnos, cómo organizas tú tu trabajo, si lo documentas todo, o sigues algún criterio que te haya dado buenos resultados ¿Qué sistemas GMAO has tenido oportunidad de probar? Déjanos tus comentarios comparte nuestra información con todos los lectores, para que sirva a toda la comunidad.
