La implementación de los nuevos sistemas de control y gestión que están implantando hoy en día todas las empresas nos permite poder gestionar todos los sistemas de mantenimiento y la optimización de recursos a disposición de los clientes.
Es cada día más importante defender el proceso por el cual una empresa con una gestión del mantenimiento tradicional debe evolucionar hacia a una gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO).
Estos procesos suelen ser algo complejos y en algunos casos llevan años de trabajo continuo y de adaptación de equipos, sistemas, personas, métodos y otros aspectos relativos al mantenimiento.
Antes de este cambio, las empresas necesitarían hacer un estudio del estado actual de la empresa: saber identificar los problemas y beneficios, analizar los problemas y beneficios de la situación actual en la que se encuentra la empresa, a fin de poder identificar la mejor solución.
Poder plantear soluciones: Descripción de las líneas básicas y generales a adoptar, describir los elementos básicos que componen la solución deseada, e implementar la solución, aplicando los pasos necesarios.
Un nuevo sistema informático de gestión de mantenimiento asistido por ordenador debería reunir una serie de especificaciones principalmente enfocadas a la mejora de los procesos que puedan existir en la actualidad.
- Debe reducir notablemente los costes de gestión de mantenimiento.
- Debería notarse la reducción de los trámites de gestión.
- Mantener unas bases de datos fiables y de fácil acceso.
- El sistema no molestará en su instalación, ni en su puesta en marcha, con ninguna de las actividades del departamento de mantenimiento.
- Debe facilitar un buen traspaso de toda la información en formato no digital al sistema nuevo.
- Se debe poder trabajar (y en el futuro solamente será así) con el sistema desde medios digitales inalámbricos (móviles o tabletas).
- Debería ser conectable con otros sistemas de información existentes en la empresa (CRM’s y ERP’s existentes o implantables en el futuro).
Beneficios de instalar un sistema GMAO
¿Qué problemas debe solucionar un sistema GMAO?
- Pérdidas de tiempo: minimizar la pérdida de tiempo por parte de los empleados al no tener que abandonar su puesto de trabajo para crear los partes de incidencia, facilitando la búsqueda de información del departamento de mantenimiento y unificar los criterios de calificación de acciones y piezas.
- Evitar la desorganización: Al centralizar el mantenimiento en una sola herramienta, se consigue que todo el departamento unifique la información en un solo punto, donde solo hay que saber cómo moverse para encontrarla.
- Disminución de costes: se mejora el control del propio departamento, se reducen tiempos muertos y se reduce la contratación de posible personal externo. Se mejora el conocimiento del estado de las instalaciones, se evitan puntos críticos difícilmente detectables donde el mantenimiento es muy costoso, y de esta forma se puede llevar un mantenimiento más fidedigno de las instalaciones.
- Ajustes de personal: El desajuste de personal es un problema que el programa en sí mismo, no puede solucionar, pero ayuda notablemente a mejorar la organización en los trabajos y reducir las pérdidas de tiempo en pos de la mejora de la productividad. El programa asigna módulos para establecer las cargas de trabajo para optimizar las jornadas laborales.
- Ajuste de los niveles de incidencias: La experiencia en la implantación de un GMAO viene demostrando que las incidencias tienden a reducirse debido a que mejora el mantenimiento preventivo y los fallos imprevistos se reducen.
- Automatización de procesos: El nuevo sistema permite realizar menos tareas ya que estas están automatizadas dentro del propio sistema y por tanto permite que las personas implicadas puedan dedicar el tiempo a otras tareas más adecuadas.
- Creación de métodos de trazabilidad: Se crea un sistema que permite una trazabilidad del mantenimiento total, se conoce quien interviene, cómo y cuando en cada aviso. Se pueden prever cuándo y cómo se han hecho los mantenimientos y los materiales utilizados, así como el tiempo empleado para cada actividad.
- Control de stock de piezas: Con el sistema el control se conoce el almacenaje previsto y actualizado. El sistema es capaz de conocer el stock de un elemento en un instante determinado así como la previsión de extracción de una pieza durante un período determinado de tiempo y así conocer necesidades futuras y crear previsiones de compras.
- Creación de programas preventivos: Aportar una herramienta lo potente y útil como para poder generar un programa de mantenimiento preventivo. El sistema da la opción de asignar tareas a cada operario y generar un programa de mantenimiento adecuado a cada instalación.
- Adopción de un programa predictivo: el programa permite conocer tendencias de actuación a partir de las intervenciones que pueden hacer mejorar el mantenimiento preventivo.
- Tener un feedback constante: Aporte de información de las actuaciones realizadas y de las reparaciones similares para tener a su vez un conocimiento acumulativo de incidencias más comunes y sus posibles soluciones. El programa permite reportar múltiples informes que ayudan a la toma de decisiones por parte de la empresa.
- Creación de un histograma fiable: El sistema informático almacena en su base de datos todas las intervenciones realizadas en las instalaciones, por lo que mantiene un control preciso de averías y acciones acometidas sobre las mismas. Medición de tasas de fallos en maquinarias o elementos y toma de medidas ante estos hechos.
- Mejora en la relación entre departamentos: los departamentos pueden conocer exactamente el estado de cada incidencia abierta y como hacer comentarios sobre cada una de ellas.
- Mejora en la priorización de la toma de decisiones: Con el nuevo sistema informático se genera una escala de priorización clara y concisa y que no entra a matizaciones ni criterios divergentes. Así las personas, cuando generan un aviso, le aplican la prioridad con el mismo baremo y se mantiene un criterio común para agilizar las órdenes de trabajo.
- Total control de la documentación: Toda la documentación se encuentra en una misma base de datos y de forma digitalizada, otro beneficio que se obtiene es una limpieza de la base de documentación.
- Conocimiento de la totalidad de las instalaciones: Se puede descomponer cada instalación hasta sus elementos primordiales, de esta forma se obliga a tener un conocimiento de la misma. Y permite un estudio exhaustivo de todos los elementos de la instalación. Manteniendo una mejora en la actualización de repuestos, repercutiendo en la mejora de los stocks.
