Antes de comenzar a definir las necesidades de implementación en una empresa de un sistema GMAO para tratar de solventar los problemas y carencias que tenemos, es conveniente analizar del punto en el que se parte, analizando ventajas e inconvenientes de la situación actual. Así se podrá buscar la solución que se adapte mejor a los requisitos del sistema que se desea implementar con el fin de acertar en las necesidades, las características y los beneficios necesarios.
PÉRDIDA DE TIEMPO:
Los problemas por inversión de horas de trabajo en la gestión y en las operaciones del mantenimiento, son elementos críticos que cuestan dinero. En las empresas la gestión prácticamente se hace a mano, rellenando papeles que provocan mucho trabajo administrativo. Ello conlleva a realizar revisiones poco prácticas y productivas. Toda esta gestión de papeleo provoca que las reparaciones sufran un retraso y el sistema asuma fallos innecesarios. Cuando se tienen que realizar recuentos de documentación sobre actuación de mantenimientos antiguos, al tener que hacerse búsquedas manuales, también se produce una perdida de tiempo importantísima, que se resolvería mediante un buen GMAO optimizando tiempo y recursos.
INCREMENTOS EN LOS COSTES:
No tener la información ordenada y actualizada en cada momento ocasiona costes indeseados superiores a los previstos. Otros aumentos de los costes vienen ocasionados por las tablas de mantenimiento interno en maquinaria propia, al implantar un GMAO obtendrías en todo momento la información ordenada, plasmada con datos fiables y actuales.
ELIMINACIÓN DE PERSONAL / INCREMENTO DE INCIDENCIAS:
Las progresivas pérdidas de personal en las empresas y las faltas de suplencias por jubilaciones, han ido dejando puestos vacantes y haciendo que otras personas fueran haciendo dichos trabajos. Esto puede suponer que la carga de trabajo haya sobrepasado el límite aceptable con lo que en muchas ocasiones no todo el trabajo se puede realizar o no se puede hacer todo lo correcto que se desearía. Asociado a este problema lógicamente hay que acudir a contrataciones de personal externo, con lo que el conocimiento sobre las reparaciones no se queda en el ámbito de la empresa y por tanto cada vez que se tenga que repetir esa intervención no es fácil encontrar los datos para realizarla. La adaptación de nuevo personal y la falta de información producen un sobrecoste, que con la implementación de un GMAO se podría ahorra y simplificar.
SATURACIÓN POR PARTE DE LA DIRECTIVA DE MANTENIMIENTO:
Debido a la falta de personal y al aumento de las tareas, la dirección de la empresa no puede avanzar al ritmo que le gustaría. Llegando al punto de procesar el mantenimiento día a día, esto implica una falta de tiempo que se podría invertir en proyectos troncales, como la remodelación de instalaciones, gestión de proyectos, mejora de las máquinas, etc.
FALTA DE TRAZABILIDAD:
Las dificultades para crear una trazabilidad de los mantenimientos que se efectúan sobre una máquina en concreto y menos sobre los componentes individuales de cada máquina. La gestión que se realiza en papel y que mucha de dicha información se termina tirando, con el fin de no acumular un exceso de documentación, crea este problema. En los mantenimientos la documentación es algo básico y es necesarios conocer el estado de cada máquina y la evolución que tiene con el paso de los años. La trazabilidad, por tanto, es un concepto que va a permitir un mejora en el rendimiento de nuestra empresa.
FALTA DE CONTROL DE STOCK:
En la actualidad muchas empresas, no tienen un conocimiento preciso de lo que se dispone. Sí que se suele tener control de cuáles son los principales repuestos que se dispone, pero raramente se tiene conocimiento de cual son exactamente todos los repuestos disponibles. Esto provoca un grave problema, porque si se necesita algún repuesto específico y de dicho elemento no se dispone, la máquina quedará inoperativa hasta encontrar dicho elemento. Cuando ocurre este problema provoca que los costes aumenten, ya que de algunos elementos se disponen demasiados repuestos, de otros no se disponen ninguno e incluso se disponen algunos de máquinas que ya ni existen en la instalación, sufriendo así una rotura de stock, que podría evitarse en todo momento.
NO TENER UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Crear un correcto programa de mantenimientos preventivos es vital para una empresa, ya que se evitan deterioros excesivos en algunas máquinas. Los deterioros progresivos por falta de personal en estos mantenimientos llegan al punto en que prácticamente el día a día se basa en un mantenimiento correctivo y únicamente se puede realizar algo de preventivo cuando la instalación hace sus paradas de producción. Además en la actualidad solo suelen existir programas genéricos con unos puntos de control que sirven para grupos de máquinas. Este hecho provoca que las máquinas se envejezcan antes de lo previsto y si no se retoma el correcto camino, la instalación en su conjunto deberá rehabilitarse antes de lo previsto inicialmente, aumentando así los costes generales de la empresa.
DISTINTAS HERRAMIENTAS:
Si en una empresa el departamento de mantenimiento tiene su propio presupuesto, organización de compras, balances, etc. y todo esto se organiza mediante distintas herramientas y cada una de ellas está enfocada únicamente a una parte de esta gestión, se producen problemas des-organizativos, búsquedas manuales fallidas. Sufriendo un pequeña fisura en la empresa y pudiendo ser solventado con un GMAO.
PROGRAMAS PREDICTIVOS:
Son muy pocas las empresas que programan un mantenimiento predictivo. Las empresas con cierta maquinaria y envergadura lo deben prever para saber cuando las máquinas van a tener un determinado problema. Además según la forma de gestión en cada empresa se hace difícil realizarlo porque en algunos casos no se tienen medios para cruzar datos sobre los distintos mantenimientos que se produjeron para poder relacionarlos con las máquinas y ver cuáles fueron los problemas que originaron dichas averías o incidencias.
AUSENCIA DE FEEDBACK:
Relacionado con los problemas del mantenimiento preventivo y predictivo suele aparecer otra carencia, no existe un método de “feedback” en la gestión del mantenimiento. No suelen existir procedimientos que indiquen si las reparaciones fueron las adecuadas o si por el contrario siguen apareciendo problemas repetitivos. Este problema se vería solventado con la implementación de un buen GMAO.
Estos son algunos de los problemas comunes que suelen producirse en las empresas que NO usan un sistema GMAO.
