En las empresas, actualmente existen muchas formas en las que se viene archivando la información con respecto a los mantenimientos, tanto de maquinaria propia, como cuando se realizan gestiones externas de mantenimiento.
¿Cuál es la situación de partida?
En un departamento de mantenimiento, habitualmente, no se suele llevar una documentación específica, acerca de los mantenimientos, con el consiguiente problema de valoraciones y evaluaciones de los costes de todas estas acciones a acometer. Se puede decir, que la documentación, en lo que mantenimiento corresponde, se debería dividir en dos grandes grupos.
Por una parte tendríamos lo que se denominaría documentación técnica y por otro lado la documentación de gestión.
La documentación técnica serían todos aquellos documentos que corresponden a las instalaciones, máquinas, servicios y sistemas que existen dentro de una empresa. Serían todos aquellos documentos que facilitan información acerca de cómo son los elementos/maquinaria que debemos mantener y cual debe de ser su frecuencia correcta de mantenimiento. Respecto a esta documentación, cualquier departamento de mantenimiento, no suelen poseer un control adecuado. El conocimiento de cómo hacer las distintas tareas de mantenimiento pasa de operario en operario pero no se suele plasmar nada por escrito. Es cierto que sí se suele guardar por los departamentos de administración documentación técnica de la empresa, ésta está en papel y se suele almacenar en el archivo general de la propia empresa. Además, la mayor parte de dicha documentación se no se ordena bajo un régimen adecuado y en algunos casos, se almacena documentación obsoleta y de maquinaria ya inexistente. Otro problema respecto a la documentación de las máquinas, es que la mayor parte de veces es incorrecta. En algunas empresas, lo que se hace es comprar máquinas de empresas que cierran y se adaptan a los requisitos de la empresa compradora. La mayor parte de las veces al hacer dichas adquisiciones no se suele entregar una documentación técnica correcta, lo que acaba ocasionando pérdidas de información técnica de la instalación en su conjunto.
La documentación de gestión. Respecto a dicha documentación se pueden hacer dos sub-categorías; por una parte la documentación de gestión del mantenimiento y por otra documentación económica del mantenimiento.
- Documentación de gestión del mantenimiento: Esta sería toda aquella documentación relativa a los partes de trabajo, inventarios, control de incidencias y similares. Por lo general estos almacenamientos no se hacen adecuadamente, se rellenan, se entregan y pasado un cierto número de días se archiva de manera definitiva. El principal problema de este tipo de seguimiento es que no se mantiene un control de averías ni problemas que puedan ir surgiendo. Como consecuencia se hace imposible realizar un mantenimiento más allá de lo meramente preventivo, ya que no se dispone de un historial de datos fiables para proceder a acometer medidas más eficaces. Otro problema era que a pesar que pueda existir algún responsable del almacén, muchas veces no se notifican cuando salen repuestos y piezas del mismo, con la consiguiente desregularización de stock. Esto provoca que algunas intervenciones no se puedan realizar por falta de material y que el coste se eleve al tener que solicitar el material con urgencia.
- Documentación económica del mantenimiento: Sería toda aquella documentación relativa a todo el dinero que se gasta en mantenimientos. Dicha parte suele ser la única que siempre se lleva completamente documentada y que incluso se “informatiza” pudiendo acceder siempre que sea necesario. Como es normal y dada esta circunstancia, el departamento de mantenimiento se suele ver como un gasto para el resto de la empresa y es por ello que su documentación económica siempre se lleva con un gran control.
Identificar estas situaciones y tomar conciencia de la importancia de la documentación mediante un instrumento que aglutine información, ordene documentos, acometa una eficiencia de consumo y conozca en cada momento con que stock se cuenta y su adecuación a las necesidades, facilitará que una programa, como un buen GMAO, se adecué con rapidez y facilidad y solvente las carencias antes descritas.
Ayudas para acometer una correcta trazabilidad
Este es uno de los mayores problemas que existen dentro de los departamentos de mantenimiento. Es prácticamente imposible hacer una trazabilidad de los mantenimientos que se han realizado sobre una máquina, en concreto, y mucho menos, sobre los componentes individuales de cada máquina. Esto suele ser debido a que, toda la gestión se realiza en papel y que mucha de dicha información se “archiva” pasado un cierto tiempo, a fin de no acumular un exceso de documentación en papel. Esta situación que muchas empresas la manejan de manera errónea, debe ser acometida como asunto primordial, ya que sin ella, es imposible conocer el estado de cualquier máquina y la evolución que ha tenido esta con el paso de los años.
Un buen GMAO nos ayuda a la correcta trazabilidad del tratamiento de la información de toda la maquinaria.
La falta de control documental no permite mejorar los costes
Como ya se ha comentado, la gestión documental, en un departamento de mantenimiento, es prácticamente, lo que le permite trabajar. Sin un buen control de dicha documentación, es imposible solucionar los problemas y reparar las máquinas adecuadamente. Hay que tener en cuenta que las empresas disponen de máquinas, en algunos casos, muy antiguas, las cuales toda su documentación, se suele encontrar en formato de papel e incluso, en algunos casos puede llegar a ser inexistente. Se podría decir que en muchos casos, el 90% de la documentación técnica del departamento se suele encontrar en formato no digital, lo que supone, ya de hecho, en un gran atraso para la operativa del mantenimiento.
Otro de los problemas que suele existir, es que la documentación no se encuentra controlada por el propio departamento de mantenimiento, sino que está en el archivo general de la empresa y en muchos casos, no se encuentra en el mismo centro de trabajo. Esto supone que cada vez que se deban hacer consultas, se necesita desplazarse físicamente a otra localización de la empresa, para solucionar dudas; esto supone una pérdida de tiempo enorme.
Con un programa GMAO la gestión documental facilita el archivo y el orden de estas.
MIGRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Desde el punto de vista de la implementación de un sistema GMAO, este posiblemente, es el punto que conlleva una mayor carga de trabajo, en la implantación del sistema en las empresas, sobre todo, si éstas, tienen una antigüedad elevada y sobre todo si se ha seguido una filosofía de mantenimiento, que no ha sufrido modificaciones, a lo largo de la historia.
La migración de datos, como parte esencial en la implantación de un sistema GMAO, es una parte esencial como punto de partida, para adaptar con eficacia, un sistema asistido por ordenador.
Con la implantación de un GMAO, toda la documentación, pasa a encontrarse en una misma base de datos y de forma totalmente digitalizada. Este aspecto va a permitir, que todo el personal del departamento, pueda acceder a la información de consulta, de una forma sencilla y sin necesidad de desplazarse a un archivo físico permitiéndonos acceder desde cualquier dispositivo conectado, móvil, tablet o portátil. El otro beneficio que se obtiene es la limpieza de la base de documentación, ya que gran parte de ella, ya no es en muchos casos, necesario, mantener, debido a que la instalación ya no dispone de bastantes elementos.
