Criterios para la selección de un sistema ERP adaptable para su empresa

En el artículo de hoy vamos a ver los criterios más demandados y que el cliente debe tener en cuenta, a la hora de la selección de un sistema ERP adecuado para su empresa:

Funcionalidad del Programa:

Los módulos que debería ofrecer el sistema deben cubrir bien las necesidades de los distintos departamentos de la empresa. Si el ERP elegido, presentara algunas carencias en estas áreas, es muy importante que se pudiera integrar con programas o bases de datos que suplieran adecuadamente dichas carencias, o en su caso, que el desarrollador de la aplicación facilitase la posibilidad de crear módulos a medida.

Los Criterios Técnicos:

principalmente conocer la tecnología de desarrollo del ERP, qué tipos de bases de datos son utilizadas, sobre qué lenguajes de programación se ha construido la aplicación, qué herramientas de desarrollo pueden ir dando incorporaciones sucesivas de mejora, y qué facilidad de comunicación con otros sistemas y aplicaciones futuros para poder adaptarse a cambios inesperados o necesarios, pero sobre todo valorar que se utilicen estándares de las tecnologías de comunicación en Internet (XML, EDI-Web…).

Costes Económicos:

Cuáles son los costes y licencias de uso, tiempos de implantación y coste de los posibles servicios de consultoría asociados, y las sucesivas revisiones y actualizaciones. Es muy importante saber valorar el retorno de la inversión que se va a realizar con el ERP a elegir, sopesar bien los beneficios tangibles, los intangibles, y las curvas de aprendizaje para toda la organización.

Criterios de Organización:

Se debe evaluar el impacto que van a suponer los cambios en los procesos y en la organización, necesarios para la correcta implantación del ERP.

Facilidades de uso

Proporcionadas por parte del proveedor.

Elegir un correcto Proveedor:

Se deben tener referencias fiables del proveedor del ERP y si fuera posible obtener una referencia fiable de algún consultor especializado al respecto. Así mismo, tener un contraste de primera mano, en empresas del mismo sector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica, número de empleados, etc.). Es conveniente valorar fríamente los servicios ofrecidos, para dar soporte a su correcta implantación: la formación, el posible desarrollo de aplicaciones a medida y adaptación a las particularidades de su empresa, posibles integraciones con otros sistemas, cómo se implantan las actualizaciones, etc. En los procesos de selección de la solución ERP, se deben hacer partícipes a las áreas implicadas de la organización, ya que la decisión final de elección e implantación va a tener una repercusión muy apreciable, pues se trata, en muchos casos, de proyectos complejos en lo que se refiere a la implantación, y los resultados tardan en aparecer ya que se orientan como una solución a largo plazo o de futuro.

Debe ser importante evaluar otros requisitos, como por ejemplo, el número de usuarios que accederán al sistema, las posibles ubicaciones de algunos usuarios fuera del centro de trabajo y así definir un esquema de comunicaciones necesario, ya que hoy en día se demandan conexiones vía móviles y Tablets, evaluar las necesidades de migración de datos existentes a la aplicación elegida, etc.

Uno de los aspectos que suele ser muy valorado por tener un peso específico importante en los procesos de selección de una solución ERP para una empresa, es el funcionamiento off-line de esta aplicación, la no inclusión de extras económicos por la ampliación de licencias en equipos adicionales, la creación de módulos a medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP.

Un ERP a medida, ¿puede ser una buena elección?

Los desarrollos a medida suelen conllevar un elemento de riesgo muy importante en cualquier proyecto de implantación o cambio, y su delimitación constituye, por lo tanto, un factor clave a la hora de tomar esta decisión. La instalación de este tipo de soluciones, suele requerir procesos largos, incluso que conlleven varios meses de trabajo, en los que se realizan algunas actividades que son imprescindibles y que se deben conocer:

Delimitación del alcance del proyecto:

se trata de una fase de conocimiento interno en la que la empresa establece las necesidades y las expectativas en los departamentos a los que afectará la implantación del nuevo ERP. Las grandes corporaciones, requieren el apoyo de una empresa externa para crear un buen diagnóstico y establecer la definición de las necesidades.

Identificar las posibles candidaturas y proveedores:

es aquella fase en la que se envía a los proveedores el documento de solicitud de ofertas y en la que se analiza toda la documentación de cada candidatura. Se puede llevar a cabo, parte de este proceso, aprovechando la información que se ofrece a través de las páginas web de éstos.

Toma de contacto y demostración:

Es extraordinariamente importante destacar la importancia de mantener la visión de conjunto de la empresa para aportar una solución al proceso de selección. Una buena solución es implicar al líder de cada departamento, que suele tener una visión completa de su pequeña organización y que debe conocer cómo se va a conectar cada departamento con otro, para poder establecer necesidades, prioridades y con ello, evaluar la mejor solución.