Se repite con frecuencia la necesidad de documentar todos los trabajos y reparaciones. No es necesario «burocratizar» los trabajos, sino más bien, recopilar toda información útil, de forma que pueda ser reutilizada. Los obstáculos de falta de tiempo o excesos de trabajo, nos hacen rehuir de documentar un cierto trabajo, quedando esta tarea, casi siempre, en un segundo plano.
Por qué documentar los trabajos
Anotar lo realizado en una intervención debe convertirse en utilidad, por muchos motivos, como pueden ser:
- Información para averías similares en el futuro.
- Tener un exhaustivo control de los materiales que usan las maquinarias, para tener un control de previsión y un plan de futuras compras
- Poder responder a reclamaciones de clientes causadas a partir de averías que inicialmente parecen no resueltas
- Aportar pruebas en posibles conflictos futuros
- Como herramienta de apoyo en la formación para futuros técnicos
- Para categorizar los informes en relación a las intervenciones en la empresa
- Tener documentada, si una reparación procede, como consecuencia de otra anterior (en caso de garantías, este asunto es de suma importancia)
- Elaboración de estadísticas y registros en pos de establecer planes de mejora y reducción de averías
- Poder analizar adecuadamente las causas en las averías
- Argumentación ante posibles defectos de fabricación de una máquina reparada
- Conocer mejor los costes de mantenimiento de cada maquina
La importancia de tomar datos es la posibilidad posterior de explotarlos y mejorar nuestros procesos
La rentabilidad de documentar
En la práctica, se hace difícil dedicar tiempo a documentar cualquier trabajo. En un principio la documentación debería aportar algo a cambio, compensar el esfuerzo dedicado a crearla, mantenerla y almacenarla, por eso a veces el trabajo de documentar es más costoso que la utilidad de la propia información. Cuando esto sucede, podríamos proceder de dos maneras :
- No documentar algunos trabajos cuya información tenga poca importancia.
- Minimizar el tiempo para documentar, buscando soluciones más rápidas, ágiles y económicas
Con la primera opción, se sacrifica una parte de la información para priorizar trabajos más importantes.
Esto puede ser interesante, cuando las averías no son repetitivas, y una vez terminadas no suelen volver a requerir información. A veces sucede que alguna avería que parecía poco importante, finalmente resulta ser repetitiva, y termina teniendo un cierto impacto de importancia. Por esta razón, todo lo que esté documentado, cobra un mayor valor. Por tanto, documentar con agilidad y sin complicaciones, pasa a tener un valor de peso Las aplicaciones tipo GMAO, donde documentar un trabajo, permiten que en pocos segundos, todo esté sincronizado, ayudando a facilitar todas estas tareas. Por eso, un GMAO, presta los medios necesarios para la toma de datos, beneficiándonos en la labor diaria, facilitándosenos una trabajo con agilidad, sencillez y accesibilidad.
