No es sólo nuestro tiempo lo que tenemos que aprender a gestionar, sino sobre todo a nosotros mismos para aprovechar ese tiempo. Un plan es el primer gran paso para aprovechar nuestro día a día, pero hay muchas cosas que tener en cuenta en el desarrollo de ese plan que nos ayudará a tener éxito, pero sobre todo a mantenerlo.
Para empezar, debemos repasar las tareas que hemos planificado para el día, la semana o el mes. Ahora comprobar si el tiempo que hemos destinado en el gráfico a ellas es realista.
Por ejemplo: la revisión de los preventivos de la semana pasada nos llevó veinte minutos, y de la semana anterior treinta. Lo ideal es planificar cada actividad teniendo en cuenta que no siempre nos llevará el mismo tiempo hacerla. Por eso muchas veces al poner en nuestro plan el tiempo mínimo posible de realización, hará que se cree una acumulación de cinco o diez minutos extra por lo que en el acumulado diario nos llevará a que muchas tareas que teníamos planificadas no se puedan realizar por falta de tiempo.
Con un buen programa, el retraso es algo planificable.
En segundo lugar, hemos planificado el tiempo que vamos a dedicar a las tareas, pero debes planificar también el tiempo que dedicarás a los descansos. Gestionar los descansos entre tareas es fundamental para mantener la concentración y disminuir el cansancio. Descansar cinco minutos cada hora u hora y media es lo ideal para mantenerse fresco.
Ya tenemos delante el programa con las tareas y los descansos. Ahora, fijémonos bien ¿sabemos que tenemos que realizar en cada momento? Cuando planificamos nuestro itinerario, las actividades a realizar deben de ser específicas y divididas en tareas concretas a ser posible. Por ejemplo de la siguiente manera:
- 11:00 – 12:00 Comprobar trabajos del día siguiente
- Comprobar dirección y contacto del cliente.
- Comprobar que técnicos están destinados en cada trabajo y no haya concordancias de agenda.
- Comprobar que los pedidos de materiales para esos trabajos están disponibles.
- Comprobar los horarios de comienzo y duración prevista de los trabajos.
Esta tarea que parece tan sencilla evitará que nos pasemos la mitad del tiempo en blanco, tratando de recordar que teníamos que hacer y dejándonos cosas en el camino.
Por último, debemos de hacer especial hincapié en que nada de esto funciona si no somos constantes. Planificar nuestras tareas en corto (días), medio (semanas) y largo (meses) plazo nos ayudará a priorizar, a no agobiarnos, a dar prioridad a las tareas adecuadas y a mirar con perspectiva los horarios.
Recordar: «No tenemos tiempo para tener prisa»
