Gestionar y planificar una agenda laboral

Ahora que estamos en verano, periodo de vacaciones, es cuando disfrutamos de algo de tiempo para nosotros. Tiempo para descansar, tiempo para disfrutar, tiempo para leer, tiempo para ir al cine, tiempo para pasear, pero sobre todo tiempo para no hacer nada...


 …pero incluso en este periodo vacacional necesitamos gestionar nuestro tiempo, aunque sea para no  hacer nada. Y si es importante hacerlo en vacaciones, imaginar lo importante que es la gestión de tiempo durante el resto del año, ya que de esa gestión depende totalmente la productividad de nuestro negocio.

Tenéis que tener clara una cosa, el tiempo no se puede comprar, repito, NO SE PUEDE COMPRAR. Incluso si en nuestra actividad subcontratamos alguna de las actividades necesarias para su desarrollo, nunca tendremos el tiempo suficiente para hacerlo todo. Por eso no hay nada más importante que saber gestionar nuestras horas laborales.

Después de leer y consultar varias maneras y técnicas de gestión de tiempo, podría decir que la mayoría de ellas la resumen en tres partes o etapas para ser mas exactos:

 Primero.- Plasmar en un papel o en un programa informático destinado a ello, todas las acciones, tareas o proyectos que sean el objetivo o el fin de nuestro sector de trabajo. Parece una tonteria decir esto, pero muchas veces no nos damos cuenta. Pretendemos realizar cosas que no son de nuestra competencia o que no estamos capacitados profesionalmente para su realización.

Segundo.- Procesar y organizar todo lo que anteriormente hemos anotado, es decir, decidir que hacer y como realizar todos los trabajos que nos conciernen. No hay que olvidar desechar y eliminar de nuestra lista todo aquello que no nos compete.

Tercero.- Cerrar el circulo y hacer los trabajos. O sea, empezarlos y terminarlos. ¿Cuántas veces hemos preparado algo totalmente definido y estructurado que luego se ha quedado sin realizar? Seguro que ahora mismo os estaréis sorprendiendo de la cantidad de veces que ha pasado.

He incluido un concepto más. Me parece importante resaltarlo ahora porque afecta a todas y cada una de las etapas anteriormente descritas, y no puede considerarse una acción independiente. Y es catalogar la importancia de cada acción.

Personalmente las catalogo en:

Inmediato: Hay que realizarlo ahora mismo, no dentro de cinco minutos o media hora, si no dejar todo lo que tienes entre manos y ponerte a ello YA.

Urgente: Hay que ponerse a realizarlo en no menos de media hora o una hora desde que se tiene conocimiento del mismo.

Importante: Es una acción que por su complejidad o por el tipo de cliente, hay que empezar a solucionarlo en un plazo no superior a 48 horas y procurar tardar menos de una semana en terminarlo.

Cotidiano: Es cualquier «proyecto tipo» de la empresa, el cual podemos y debemos agendar tranquilamente en los planning de trabajo habituales.

Hay que tener en cuenta que todo lo anteriormente escrito está tratado de forma general, ya que cada empresa y situación tiene su complejidad. Pero como decía Jim Rohn: «No empezar un día, una semana, un mes sin planificarlos».

 

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