Los sistemas de gestión de mantenimiento automatizados presentan muchas ventajas, ya que permiten a las organizaciones personalizar los flujos de trabajo que rodean la gestión de documentos y agilizar las operaciones. Con el gestor documental de GMAO CLOUD, se pueden almacenar archivos de diversas maneras. Tanto desde la vista WEB, como desde GMAO MÓVIL APP.
Saltar entre los métodos de almacenamiento puede dificultar la búsqueda rápida de documentos o archivos según los necesite; pero al mismo tiempo, las prácticas históricas, los requisitos operativos específicos y una variedad de otros factores pueden hacer necesario el uso de múltiples métodos. Con esto en mente, el primer paso para aliviar los retos de la gestión de documentos es estandarizar la forma en que se están eligiendo los métodos de almacenamiento en un grado tal que pueda estar seguro de dónde debe buscar distintos tipos de documentos.
Por ejemplo, un documento interno que se utiliza periódicamente, pero es bastante estático, puede funcionar bien para almacenar en un servidor al que accederá ocasionalmente. Por el contrario, un documento normativo que debe ser utilizado por los interesados internos y potencialmente, externos, puede hacerlo mejor en una aplicación de intercambio de archivos. El gestor documental de GMAO CLOUD, al estar disponible desde cualquier ubicación, permite que éste tipo de documentos sea accesible para todos los implicados en el mantenimiento de un activo determinado.
Las plataformas GMAO que permiten almacenar archivos en servidores CLOUD nos facilitan una gran ventaja con respecto a viejos métodos de almacenamiento interno. La estandarización de los métodos de almacenamiento se combina con la capacidad de almacenar documentos desde diversas ubicaciones para agilizar las operaciones.
Adjuntar documentos de trabajo de categorías y activos.
Existe una gran cantidad de documentos que, efectivamente, pertenecen a ciertos activos u órdenes de trabajo. Un documento de seguridad para una pieza específica del equipo necesita ser adjuntado a los técnicos incluyendo ese activo. Es posible que sea necesario adjuntar unas listas de verificación a las órdenes de trabajo que incluyen los varios procesos que se unen. Los gerentes de mantenimiento no tienen que adjuntar manualmente todos estos documentos y archivos a los técnicos según sea necesario. Las soluciones de GMAO pueden vincularse automáticamente a los documentos que se han almacenado en varios lugares, eliminando la necesidad de tener que tratar con documentos por cuenta propia y asegurarse de que nada se desliza a través de las grietas.
La gestión de documentos no tiene por qué ser un dolor de cabeza que ralentice y limite la capacidad del gestor para centrarse en otras tareas más importantes. La flexibilidad para almacenar fácilmente los archivos de la manera más sensata en función de sus necesidades puede combinarse con el hecho de adjuntarlos automáticamente a los activos relacionados para así obtener mayores beneficios en la eficiencia.
