Nace donde se detecta
Desde una incidencia o desde la propia orden en la que el técnico vio el trabajo, con su equipo, su descripción y sus fotos ya puestos.
Feature
El presupuesto que se queda dormido no lo pierde el cliente
Lo pierdes tú. Un trabajo detectado que tarda tres semanas en presupuestarse, y otras tres en que alguien pregunte si lo aprobaron, acaba encargado a otro o simplemente olvidado.
¿Por qué presupuestar en el mismo sistema?
Porque el trabajo que se presupuesta casi nunca nace en una reunión comercial: nace en una instalación, cuando un técnico ve algo que no forma parte de lo contratado. Si esa detección viaja a una herramienta distinta —una hoja de cálculo, un programa de facturación, el correo— se pierde por el camino la mitad del contexto: qué equipo era, qué se vio exactamente, qué foto lo demuestra. Y cuando el presupuesto se aprueba, hay que volver a escribir en el GMAO lo que ya estaba escrito fuera. Tenerlo dentro evita las dos pérdidas.
Dónde se atasca
Casi nunca en hacer el presupuesto. En todo lo que lo rodea.
- El técnico detecta un trabajo extra y lo comenta de palabra al volver.
- Presupuestar exige reconstruir qué equipo era y qué se vio, porque no quedó registrado.
- Se manda por correo y nadie sabe si el cliente lo abrió.
- Se aprueba por teléfono y el trabajo se ejecuta sin que conste la aprobación.
- Del presupuesto aprobado hay que crear la orden a mano, copiando lo que ya estaba escrito.
El circuito completo
Cada paso alimenta al siguiente en lugar de repetirlo.
Se valora
Con las líneas de material y mano de obra, la forma de pago y la referencia del cliente para que él lo reconozca.
Sale con tu plantilla
PDF y correo con tus propias plantillas, incluidas las observaciones que quieras que aparezcan en el documento y no en el sistema.
El cliente lo consulta
Desde su acceso ve sus presupuestos y su estado. Deja de haber correos preguntando si llegó.
Con sus estados
Enviado, aceptado, rechazado o lo que uses tú. El estado es lo que permite saber cuánto hay pendiente de decisión.
Aprobado, se convierte en trabajo
El presupuesto aceptado genera su orden, que conserva el vínculo con el presupuesto del que salió. Sin teclear nada dos veces.
De la orden al presupuesto y vuelta
El vínculo se guarda en los dos sentidos: desde el presupuesto se ve de qué orden salió, y desde la orden ejecutada se ve qué presupuesto la originó. Parece un detalle de base de datos y es lo que hace posible responder a preguntas que en la mayoría de las empresas nadie puede contestar: cuánto del trabajo que detectan los técnicos acaba presupuestándose, qué porcentaje de lo presupuestado se aprueba, y cuánto tiempo pasa de media entre que se ve algo y se ejecuta. Ese último número suele ser el que más sorprende cuando se mide por primera vez.
También cuando el presupuesto lo pides tú
No todo el trabajo lo ejecuta tu equipo. Cuando hay que pedir precio a una subcontrata antes de dar el tuyo, el presupuesto puede asociarse al proveedor, de modo que quede registrado a quién se pidió y qué contestó. En una operación con varios mantenedores externos por especialidad, es la diferencia entre poder comparar y tirar del que siempre coge el teléfono.
El presupuesto que se queda dormido
La mayor pérdida en la gestión de presupuestos no está en los que se rechazan, está en los que nunca se responden. Se envía por correo, entra en la bandeja de alguien que en ese momento tiene otra cosa entre manos, y desaparece. Tres semanas después el cliente pregunta por la avería y nadie relaciona su llamada con aquel presupuesto. Lo que rompe ese ciclo no es insistir sino que la propuesta viva junto al trabajo al que pertenece y sea visible para las dos partes: quien tiene que decidir la ve cuando entra a mirar cómo va su avería, y quien la envió ve cuánto tiempo lleva pendiente sin tener que acordarse. Una lista de presupuestos pendientes ordenada por antigüedad es uno de los informes más rentables que existen, precisamente porque casi nadie lo mira.
El presupuesto que sale del trabajo, no de una hoja en blanco
Presupuestar en mantenimiento tiene una ventaja que en otros sectores no existe: casi siempre se ha hecho antes algo parecido. La sustitución de ese componente, la reparación de ese modelo, la revisión extraordinaria de esa instalación. Si el histórico guarda cuántas horas costó de verdad y qué material se consumió, el presupuesto deja de estimarse y pasa a calcularse sobre datos propios. Eso mejora dos cosas a la vez que normalmente se contraponen: se presupuesta más rápido y se acierta más. Y descubre algo incómodo pero útil, que es en qué tipo de trabajos se lleva años presupuestando por debajo del coste real sin que nadie se hubiera dado cuenta, porque el desvío se diluía en el total del mes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber cuántos presupuestos se convierten en trabajo?
Sí, y es un indicador que suele sorprender. Más allá del porcentaje, lo útil es mirar cuánto tardan en responderse y cuántos se quedan sin respuesta ninguna, que no es lo mismo que un rechazo. El presupuesto olvidado es la pérdida más silenciosa que hay, porque no aparece en ninguna estadística de rechazos.
¿Puede un técnico generar un presupuesto desde la instalación?
Sí, desde la propia orden en la que está trabajando, con el equipo y las fotos ya asociados. Es cuando tiene el contexto delante y cuando menos cuesta hacerlo.
¿El presupuesto aprobado crea la orden automáticamente?
Sí, y conserva el vínculo con el presupuesto del que salió, de modo que desde la orden ejecutada se puede ver qué presupuesto la originó y viceversa.
¿Puedo usar mis propias plantillas de PDF y de correo?
Sí. El documento y el mensaje que recibe el cliente salen de tus plantillas, y se pueden añadir observaciones que aparezcan solo en el PDF.
¿El cliente puede aprobarlo desde su acceso?
El cliente consulta sus presupuestos y su estado desde su propio acceso. El circuito de estados lo defines tú, igual que en las órdenes de trabajo.
¿Sirve para pedir precio a una subcontrata?
Sí. El presupuesto puede asociarse a un proveedor, de modo que quede registrado a quién se pidió precio y qué respondió, lo que permite comparar en vez de recurrir siempre al mismo.
Mide cuánto tardas hoy
En la demo recorremos el circuito completo y calculamos cuánto pasa en tu caso entre que se detecta un trabajo y se ejecuta.