Cliente
El primer nivel cuando se presta servicio a terceros. En una empresa que se mantiene a sí misma funciona como unidad organizativa.
Feature
Sin inventario no hay mantenimiento, hay reparaciones
Se puede arreglar una máquina sin tenerla inventariada. Lo que no se puede es saber cuánto lleva costando, cuántas veces ha fallado ni si merece la pena seguir reparándola.
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos en mantenimiento consiste en tener identificado cada equipo e instalación de los que se responde, con su ficha, su ubicación, su documentación y su historial de intervenciones. No es un inventario contable: a contabilidad le interesa el valor y la amortización, y aquí interesa el comportamiento —qué falla, cada cuánto, con qué coste—. Es la pieza que convierte un montón de intervenciones sueltas en información sobre la que decidir, porque cada orden, cada hora y cada repuesto se imputan contra un activo concreto.
El inventario que nadie mantiene
Casi todas las empresas tienen uno. Casi ninguno sirve.
- Una hoja de cálculo que alguien montó hace tres años y que ya no coincide con la realidad.
- Equipos que se sustituyeron y siguen figurando, y otros nuevos que no están.
- Nadie sabe qué garantía tiene esa máquina ni cuándo vence.
- El manual está en un archivador y el esquema eléctrico en el correo de alguien.
- Dos centros llaman de forma distinta al mismo tipo de equipo, así que no se pueden comparar.
Una jerarquía que sirve para razonar
No basta con una lista: hace falta saber qué cuelga de qué.
Centro o dirección
La sede, la tienda, la planta o el edificio, con sus zonas. Es el nivel donde una cadena compara qué pasa en cada sitio.
Instalación o sistema
Climatización, contra incendios, línea de producción. Permite razonar por conjunto y no por pieza suelta.
Activo
La máquina concreta, con su ficha completa. Es la unidad contra la que se imputa el trabajo y sobre la que se calculan los indicadores.
Qué guarda la ficha de un equipo
Lo que hace falta para trabajar con él y para decidir sobre él.
Identificación real
Número de serie, modelo, familia y ubicación, con coordenadas si hace falta localizarlo en una instalación grande.
Compra y garantía
Proveedor, número de compra, fecha, coste de instalación y fecha de fin de garantía. Es lo que permite no pagar una reparación que cubría el fabricante.
Código QR
Cada activo puede llevar su QR. El técnico lo escanea y tiene delante su histórico y sus comprobaciones, sin buscarlo en una lista.
Campos propios
Tus características técnicas, con su tipo y su unidad: potencia, caudal, refrigerante, presión. Cada familia de equipos necesita las suyas.
Documentación colgada del equipo
Manuales, esquemas, certificados y fotos en la propia ficha, no en una carpeta compartida.
Contadores y lecturas
Horas de funcionamiento o unidades producidas, para el mantenimiento que depende del uso y no del calendario.
Histórico completo
Todas sus intervenciones, preventivas y correctivas, con lo que costó cada una. Es la razón de ser de todo lo anterior.
Contrato asociado
Bajo qué contrato se mantiene ese equipo, que es lo que determina qué está cubierto y qué se factura aparte.
Familias y modelos: el trabajo que se hace una vez
Dar de alta doscientos extintores uno a uno, con sus comprobaciones y su periodicidad, es el motivo por el que muchos inventarios se quedan a medias. En GMAO CLOUD las características, las gamas de comprobación y los planes se pueden asociar a la familia o al modelo de equipo, y cada activo nuevo hereda lo que le corresponde. El alta de una máquina pasa a ser elegir su modelo y ponerle su número de serie y su ubicación. Es la diferencia entre un inventario que crece solo y uno que se abandona a los tres meses.
El activo también se da de baja
Un equipo sustituido no se borra: se marca como dado de baja con su fecha. Parece un detalle y no lo es, porque borrarlo se lleva por delante su histórico, y ese histórico es justo lo que explica por qué se sustituyó. Con la baja registrada se puede seguir consultando lo que costó mantenerlo, calcular cuánto duró de verdad frente a lo que prometía el fabricante y usar ese dato en la siguiente compra. El movimiento de activos entre centros también queda registrado, que en operaciones con equipos que rotan es la única forma de saber dónde está cada cosa.
Preguntas frecuentes
¿Qué nivel de detalle tiene que tener la jerarquía de activos?
El que permita imputar el trabajo donde alguien va a querer consultarlo después. Bajar hasta el último componente de cada máquina produce un árbol precioso que nadie mantiene y en el que nadie encuentra nada; quedarse en el edificio impide saber qué equipo concreto está dando problemas. El punto razonable suele ser el elemento que se repara o se sustituye como unidad, porque es exactamente el nivel al que después se hacen las preguntas.
¿Conviene dar de alta absolutamente todo?
No, y es el error más caro de una implantación. Un inventario exhaustivo que nadie mantiene envejece mal y acaba desacreditando al sistema entero. Es mejor empezar por los equipos que paran algo cuando fallan o que tienen obligaciones asociadas, y ampliar cuando el uso lo pida: un inventario pequeño y vivo vale más que uno completo y muerto.
¿Puedo importar el inventario que ya tengo?
Sí. El producto incluye un importador de datos para dar de alta inventarios existentes a partir de ficheros, que es la forma habitual de arrancar sin teclear miles de equipos.
¿Hay que configurar cada máquina una por una?
No. Las características, las gamas de comprobación y los planes preventivos se asocian a la familia o al modelo, y cada activo nuevo hereda lo que le corresponde. Solo se configuran a mano las excepciones.
¿Sirven los códigos QR?
Cada activo puede llevar el suyo. El técnico lo escanea desde la app y accede directamente a su ficha, su histórico y sus comprobaciones, sin buscarlo en un listado.
¿Qué pasa cuando se sustituye un equipo?
Se marca como dado de baja con su fecha, no se borra. Así se conserva el histórico que explica por qué se sustituyó y cuánto costó mantenerlo, que es información útil para la siguiente compra.
¿Puedo guardar características propias de mis equipos?
Sí, con campos propios que defines tú, cada uno con su tipo y su unidad. Es lo que permite que una enfriadora y un grupo electrógeno tengan fichas distintas sin inventar dos sistemas.
Trae tu inventario como esté
Aunque sea una hoja de cálculo a medias. En la demo vemos cómo quedaría estructurado y qué hace falta para importarlo.