Ve solo lo suyo
Los trabajos que le asignas y nada más. Ni tus otros clientes, ni tus precios, ni el resto de tu operación.
App de subcontratas
El trabajo lo hace otro. El registro se queda contigo
Cuando parte del mantenimiento lo ejecuta una empresa externa, lo normal es que su parte viva en su sistema y a ti te llegue un PDF. Ese PDF no es histórico: es un documento que alguien tendrá que buscar dentro de dos años.
Para quién es
Para cualquier operación donde una parte del trabajo lo ejecuta un tercero: mantenedores que subcontratan especialidades, cadenas que trabajan con proveedores de zona, ayuntamientos con contratas adjudicatarias, y propietarios de activos con un contrato de operación y mantenimiento. También sirve al revés: si tú eres el subcontratado, es el portal por el que trabajas para tu cliente.
Lo que cuesta trabajar con proveedores fuera del sistema
Nada de esto es culpa del proveedor. Es una consecuencia de dónde vive el dato.
- El trabajo se pide por correo y nadie sabe si se ha aceptado hasta que llaman.
- El parte llega en PDF, con el formato de cada proveedor, y hay que transcribirlo.
- No se sabe qué técnico fue ni si estaba acreditado para esa intervención.
- Se factura por lo que dice el albarán, sin poder contrastarlo con lo planificado.
- Y cuando cambias de proveedor, el histórico de esos equipos se va con él.
Cómo funciona
Un acceso propio, acotado, con circuito de ida y vuelta.
Recibe la orden completa
Con el activo, su histórico, la documentación técnica y las comprobaciones que debe hacer. No un correo con una dirección.
Asigna a su propio técnico
El proveedor indica quién va a ir, y tú lo sabes antes de que llegue. Queda registrado quién intervino.
Devuelve lo ejecutado
Horas, materiales, fotos y comprobaciones dentro de tu sistema, con el mismo formato que el resto de tus partes.
Presupuesta lo que se sale
Lo que excede del alcance se presupuesta antes de ejecutarse, con su aprobación registrada.
Su documentación, al día
Seguros, certificados y acreditaciones colgados del proveedor, con su fecha de caducidad y su aviso.
Tres formas de que te devuelva el trabajo
De más a menos implicación por su parte. Elige la que tu proveedor esté dispuesto a asumir.
Con su usuario, dentro del sistema
El proveedor entra con sus credenciales, ve sus trabajos, asigna a su técnico y registra lo ejecutado. Es la opción completa y la que más información devuelve.
Con un enlace público, sin registrarse
Le mandas un enlace a la orden concreta y la rellena sin crear cuenta ni recordar contraseña. Se puede abrir en modo lectura o escritura, protegerlo con contraseña y ponerle caducidad, y revocarlo cuando quieras.
Que siga mandando su PDF por correo
El documento se lee automáticamente y se propone como orden con su proveedor, su activo, sus horas y sus materiales ya extraídos. Alguien lo revisa y lo confirma. El proveedor no cambia nada de lo que hace hoy.
El proveedor que no quiere aprender otro sistema
Es la objeción real y conviene tomársela en serio: una empresa pequeña que te hace tres trabajos al mes no va a adoptar tu herramienta, y presionarla solo consigue que el parte llegue más tarde. Por eso hay tres niveles y no uno. El enlace público resuelve el caso intermedio —rellena la orden desde el móvil, sin cuenta ni contraseña— y la lectura automática de documentos resuelve el extremo: si va a seguir mandándote un PDF digas lo que digas, al menos que ese PDF entre solo en el sistema en lugar de que alguien lo teclee. En los tres casos el resultado es el mismo y es lo único que importa: el registro acaba en tu histórico.
Cómo funciona la lectura de partes por correo
El documento que llega se procesa para extraer su texto, y de ahí se propone una orden con el proveedor, el activo, las horas por técnico y los materiales identificados. Conviene ser preciso en dos cosas. La primera es que propone, no decide: la orden entra marcada para revisión y una persona la aprueba, la corrige o la rechaza, y existe acción para deshacerla. El comportamiento automático sin revisión está apagado de fábrica, y activarlo es una decisión consciente de cada instalación. La segunda es que la extracción del texto ocurre en infraestructura propia y el documento no se almacena en ese paso. Lo que sí cabe esperar es lo normal en este tipo de lectura: con partes bien estructurados acierta casi siempre, y con un manuscrito torcido, menos.
Un circuito de ida y vuelta, no un buzón
La diferencia con un acceso de consulta está en que el proveedor puede mover el trabajo, y su movimiento actualiza el estado en tu sistema. Cuando asigna técnico, cuando finaliza, cuando paraliza porque le falta material, cuando cancela, cuando solicita validación de lo hecho o cuando pide el pago: cada una de esas acciones tiene su propio estado y queda registrada con su fecha. Eso convierte la relación con la subcontrata en algo que se puede seguir sin llamar por teléfono, y da respuesta a la pregunta que más veces se hace en una operación con proveedores externos, que es sencillamente en qué punto está aquello.
Tú decides qué ve y qué puede tocar
Los estados se marcan por separado como visibles para la gestión, para el cliente y para el proveedor, así que puedes tener un circuito interno con el detalle que necesitas y enseñarle al proveedor una versión acotada. También se puede impedir que un estado concreto lo mueva él. Ese control es lo que permite abrir el sistema a terceros sin exponer de más: el proveedor trabaja dentro, con lo suyo delante, pero el gobierno del circuito sigue siendo tuyo.
Por qué esto importa el día que cambias de proveedor
Es el argumento de fondo y conviene decirlo sin adornos. Si cada intervención se registra en el sistema de quien la ejecuta, dependes de él para saber qué tienes y qué te ha costado, y el día que el contrato cambie de manos empiezas de cero: nadie sabrá qué se revisó el año pasado, qué equipos dieron problemas ni dónde están los certificados. Cuando el proveedor trabaja dentro de tu sistema, cambiar de proveedor pasa a ser lo que debería ser —un cambio de proveedor— en lugar de una amnistía de tu histórico. Y la empresa entrante arranca sabiendo lo que hay, que también le conviene a ella.
Preguntas frecuentes
¿Qué ve exactamente una subcontrata?
Solo los trabajos que le asignas, con su activo, su documentación y sus comprobaciones. No ve tus otros clientes, ni tus precios, ni el resto de tu operación.
¿Puede cambiar el estado de la orden?
Puede mover el trabajo dentro del circuito que tú definas: asignar su técnico, finalizar, paralizar, cancelar, solicitar validación o pedir el pago. Cada acción queda registrada, y puedes impedir que toque los estados que decidas.
¿Hay que instalar algo o darles de alta uno a uno?
El proveedor entra por su propio acceso web con sus credenciales. Sus técnicos se dan de alta bajo el proveedor, de modo que quede registrado quién intervino en cada trabajo.
¿Cuesta más dinero abrir el acceso a mis proveedores?
No. Las licencias son ilimitadas en todos los planes, así que dar acceso a tus subcontratas no tiene coste adicional por usuario.
¿Y si el proveedor no quiere usar otra plataforma?
Hay tres niveles. Puede entrar con su usuario, puede rellenar la orden desde un enlace público sin registrarse, o puede seguir mandándote su parte en PDF por correo: el documento se lee automáticamente y se propone como orden para que alguien la revise y la confirme.
¿Qué es el enlace público?
Un enlace a una orden concreta que se manda a quien no tiene usuario. Se puede abrir en modo lectura o escritura, protegerlo con contraseña y ponerle fecha de caducidad, y se puede revocar o rehacer con una URL nueva cuando haga falta.
¿La lectura automática de partes es fiable?
Propone, no decide. La orden entra marcada para revisión y una persona la aprueba, la corrige o la rechaza, con acción para deshacerla. El modo automático sin revisión viene desactivado de fábrica.
¿Y si el proveedor ya tiene su propio sistema?
Es lo habitual y no es un problema: usará el suyo internamente y el tuyo para devolverte lo ejecutado. Lo que se busca no es que cambie de herramienta, es que el registro de lo que hizo en tus instalaciones acabe en tu histórico.
Prueba con un proveedor tuyo
En la demo montamos su acceso con sus trabajos y vemos qué dejaría de llegarte en PDF.