Caso de éxito · Mantenimiento de instalaciones
SEGMAN: del aviso a la intervención, todo en un mismo circuito
Optimizando procesos y centralizando datos. Del aviso a la resolución del problema en un único entorno
- De las incidencias, registradas por la oficina
- 97 %gestión, tramitación y administración
- De las órdenes, asignadas a un proveedor
- 38 %
- De las órdenes, con firma
- 54 %
- De las órdenes, con materiales registrados
- 72 %
Resumen del caso
SEGMAN es una empresa madrileña de instalación y mantenimiento que atiende edificios, redes de oficinas, industrias y comercios. Cuando un cliente avisa de una avería, la oficina central recibe el aviso, presupuesta si hace falta, asigna el trabajo a un técnico propio o a un proveedor y, después, consulta lo realizado sin salir del mismo entorno.
Ese circuito es lo que SEGMAN gestiona en GMAO CLOUD desde febrero de 2019. Para su cliente final, la ventaja es concreta: cada intervención queda en una orden con la firma, las horas y los materiales de lo que se hizo, también cuando la ejecuta un proveedor.
Descripción de SEGMAN según su web oficial (segman.es, consulta del 4 de octubre de 2026). Los porcentajes proceden de GMAO CLOUD hasta el 3 de octubre de 2026 y describen actividad registrada en el sistema, no resultados económicos.
- Cliente
- SEGMAN (Madrid): servicios de instalación y mantenimiento de edificios, redes de oficinas, industrias y comercios; 30 años de experiencia, según su web
- Qué reúne el sistema
- Avisos, órdenes de trabajo, presupuestos, planes preventivos y trabajo de proveedores
- Garantía para su cliente final
- Cada orden recoge lo realizado: firma, horas y materiales
- Proveedores
- El 38 % de las órdenes se asigna a un proveedor, dentro del mismo circuito que los técnicos
- Integraciones
- Su ERP actual, Factura directa
- Actividad
- Registrada en GMAO CLOUD desde febrero de 2019
El reto: no perder el hilo entre aviso, presupuesto e intervención
Una empresa que atiende instalaciones de varios clientes necesita conservar la relación entre el aviso, el presupuesto y la intervención, también cuando el trabajo se asigna a un proveedor. Sin esa relación, la oficina reconstruye cada caso a base de correos y llamadas.
En SEGMAN el trabajo llega por varias vías: avisos de clientes, planes preventivos, órdenes con referencia de otros sistemas y trabajos creados desde la oficina. El objetivo operativo es que todas queden en el mismo circuito y que la oficina pueda consultar su información antes de continuar la tramitación.
Lo que debe quedar unido en cada trabajo
- El aviso que origina el trabajo.
- El presupuesto, cuando la intervención lo requiere.
- A quién se asigna: técnico o proveedor.
- La documentación de lo realizado: firma, horas y materiales.
- El estado de tramitación y su referencia en otros sistemas.
Cómo se puso en marcha
Así fue el ritmo de SEGMAN: un arranque gradual en 2019 y un crecimiento sostenido hasta una actividad estable.
Primer año (febrero a diciembre de 2019)
Unas 50 órdenes al mes de media, con alrededor de 5 técnicos distintos con órdenes asignadas cada mes.
Tercer año (2021)
Unas 150 órdenes al mes de media y cerca de 9 técnicos distintos con órdenes cada mes.
Cuarto año (2022)
Unas 330 órdenes al mes de media y cerca de 27 técnicos distintos con órdenes cada mes.
Quinto año (2023)
Unas 540 órdenes al mes de media y cerca de 43 técnicos distintos con órdenes cada mes.
Desde 2024
Una actividad estable de unas 600 órdenes al mes de media y unos 44 técnicos distintos con órdenes cada mes.
Es lo que ocurrió en este cliente, no un plazo prometido ni atribuible solo al sistema. Medias mensuales de órdenes vivas por año de creación (2019 desde febrero); los técnicos son técnicos distintos con órdenes asignadas en el mes. Datos de GMAO CLOUD hasta el 3 de octubre de 2026.
La oficina central recibe y organiza los avisos
Quien da de alta el aviso no suele ser quien ejecuta el trabajo. En SEGMAN, la entrada de incidencias se concentra en la oficina.
Quién registra las incidencias
Reparto de las incidencias según el rol de quien las crea.
- Gestión61,3 % de las incidencias
- Tramitación26,5 % de las incidencias
- Administración9,1 % de las incidencias
- Clientes2,1 % de las incidencias
- Técnicos1 % de las incidencias
El modelo reúne la entrada de avisos y las órdenes en el entorno que usa la oficina para coordinar el trabajo. Avisos y órdenes conservan además la referencia con la que se conocen en otros sistemas, de modo que no hay que reconstruir después de dónde viene cada trabajo.
Cómo leer el gráfico: describe quién da de alta el registro en GMAO CLOUD. Una incidencia puede haberse originado en una llamada, un correo o una plataforma de un cliente.
Más sobre cada pieza: gestión de incidencias y órdenes de trabajo.
El presupuesto forma parte del circuito
Cuando un aviso requiere una oferta antes de actuar, el presupuesto queda unido a la incidencia y a las órdenes que genera.
56 %
de los presupuestos, vinculados a una incidencia
38 %
de los presupuestos, con órdenes de trabajo asociadas
La tramitación completa, desde el aviso hasta la orden que ejecuta la oferta aceptada, se consulta en el mismo sistema: la oficina no necesita cruzar hojas de cálculo para saber qué presupuesto corresponde a qué intervención.
Cómo leer las cifras: son presupuestos registrados en GMAO CLOUD y sus vínculos. No miden importes, tasas de aceptación ni plazos de respuesta.
Más sobre el enfoque: gestor de presupuestos.
Presupuestos creados y aceptados o facturados por año
Presupuestos creados cada año y, de ellos, los que están hoy en estado Aceptado, OK Cliente, Pendiente Pedido o Facturado.
- 2024 · creados1.395 presupuestos
- 2024 · aceptados o facturados954 presupuestos
- 2025 · creados1.709 presupuestos
- 2025 · aceptados o facturados1.341 presupuestos
- 2026 · creadoshasta el 3 de octubre1.334 presupuestos
- 2026 · aceptados o facturadoshasta el 3 de octubre1.009 presupuestos
Cómo leer el gráfico: se cuenta el estado actual de cada presupuesto según el año en que se creó; un estado no equivale a una factura emitida ni cobrada. Los presupuestos recientes pueden seguir en trámite, 2026 es un año parcial y las dos columnas de cada año no son comparables con las de otro año como tasas. Desde 2024 los estados distinguen la aceptación y la facturación; los presupuestos de años anteriores (muy pocos) no se muestran.
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El trabajo de los proveedores queda documentado igual que el de los técnicos
SEGMAN asigna una parte importante del trabajo a proveedores. Su actividad se registra en el mismo circuito que la de los técnicos.
38 %
de las órdenes, asignadas a un proveedor
correctivas y preventivas
Para cada intervención se puede consultar a quién se asignó y qué documentación existe de lo realizado. Esa documentación es la que la oficina revisa antes de continuar con la tramitación, y la que respalda ante el cliente final un trabajo que no ha hecho personal propio.
Cómo leer la cifra: son órdenes con un proveedor asignado en GMAO CLOUD. No mide plazos de ejecución ni calidad del trabajo.
Más sobre cada pieza: gestión de subcontratas.
Órdenes asignadas a un proveedor, por año
Órdenes creadas cada año con un proveedor asignado, correctivas y preventivas.
- 2022: 1.246 órdenes
- 2023: 2.167 órdenes
- 2024: 3.255 órdenes
- 2025: 3.338 órdenes
- 2026 (hasta el 3 de octubre): 2.564 órdenes
Ver los datos en una tabla
| Periodo | órdenes |
|---|---|
| 2022 | 1.246 |
| 2023 | 2.167 |
| 2024 | 3.255 |
| 2025 | 3.338 |
| 2026 (hasta el 3 de octubre) | 2.564 |
La serie refleja cuántas órdenes con proveedor se registran cada año, no el volumen real de trabajo subcontratado ni la causa de los cambios. 2026 es un año parcial y no equivale a los anteriores.
Lo realizado queda en la orden: la garantía para su cliente final
Firma, horas y materiales se registran dentro de la orden y permiten al cliente final consultar la intervención.
54,2 % de las órdenes llevan firma
43,5 % de las órdenes tienen horas registradas
72,3 % de las órdenes incluyen materiales
Los porcentajes están calculados sobre todas las órdenes, incluidas las que pueden no requerir cada registro. Acreditan que existen registros en la orden, no su exactitud ni su completitud.
El preventivo convive con los avisos
Además de atender incidencias, SEGMAN programa revisiones recurrentes mediante planes que generan sus propias órdenes.
43 %
de las órdenes, generadas por un plan preventivo
Las órdenes generadas por los planes entran en el mismo circuito que el resto de las intervenciones: pueden asignarse a técnicos o a proveedores y registrar la información de lo realizado.
Cómo leer la cifra: son órdenes generadas por planes (algunas con fecha futura, creadas por adelantado), no una medida de cumplimiento de las revisiones.
Más sobre el enfoque: mantenimiento preventivo.
Integración con su ERP, Factura directa
SEGMAN también está integrada con su ERP actual, Factura directa, desde el que factura directamente. Las órdenes conservan su referencia de ERP y su estado de tramitación («Enviado ERP», «Facturado»).
Así, el registro de la intervención, su estado de tramitación y su referencia en otros sistemas quedan disponibles en el mismo entorno de gestión.
Cómo leerlo: un estado en GMAO CLOUD no equivale a una factura emitida o cobrada.
Más sobre conexiones con otros sistemas: integraciones.
Qué aporta este modelo a una empresa mantenedora
Garantía para el cliente final
Cada orden recoge firma, horas y materiales, y puede consultarse después.
Unir aviso, presupuesto e intervención
El presupuesto queda vinculado a la incidencia y a las órdenes que genera, sin reconstruirlo después.
Coordinar a terceros con la misma documentación
Las órdenes asignadas a proveedores se registran en el mismo circuito que las de los técnicos.
Conectar con facturación y clientes
La integración con el ERP se refleja en el estado de cada orden.
Para una empresa mantenedora, el caso de SEGMAN muestra un circuito en el que conviven la coordinación de terceros, el presupuesto y la documentación de la intervención, de modo que las piezas de cada trabajo se consultan juntas.
Preguntas frecuentes
¿Sirve GMAO CLOUD para una empresa que mantiene instalaciones de varios clientes?
Sí. SEGMAN lo utiliza para reunir avisos, órdenes, presupuestos, planes preventivos y trabajo de proveedores de sus clientes en un mismo circuito.
¿Se puede trabajar con proveedores y subcontratas?
Sí. En SEGMAN, el 38 % de las órdenes se asigna a un proveedor y queda registrado en el mismo circuito que el trabajo de los técnicos.
¿Se pueden gestionar presupuestos dentro del mismo sistema?
Sí. En SEGMAN, más de la mitad de los presupuestos están vinculados a una incidencia y buena parte tiene órdenes de trabajo asociadas.
¿Se puede integrar con un ERP o con la plataforma de un cliente?
SEGMAN está integrada con su ERP actual, Factura directa, desde el que factura directamente. En GMAO CLOUD se refleja en los estados y referencias de las órdenes, que no equivalen a una factura emitida o cobrada.
¿Qué ocurre con el mantenimiento preventivo?
SEGMAN programa planes preventivos que generan órdenes dentro del mismo circuito que los avisos. Son órdenes generadas, no una medida de cumplimiento.
¿Cómo reunirías avisos, presupuestos y subcontratas en un mismo circuito?
En una demo recorremos tu operativa: cómo recibes los avisos, cuándo presupuestas, cómo asignas trabajos a terceros y qué información debe revisar la oficina antes de continuar la tramitación.