Comprobaciones
Lo que se verifica y tiene dos respuestas posibles: correcto o no. Es el grueso de cualquier revisión.
Funcionalidad
«Revisado y funcionando» no es un registro
Es la frase que cierra la mitad de los partes de mantenimiento del país. No dice qué se comprobó, ni con qué valores, ni si algo estaba al límite. Y sin eso, el histórico no sirve para nada.
¿Qué es una gama de mantenimiento?
Una gama —o checklist, o protocolo de revisión— es la lista de comprobaciones que hay que hacer sobre un tipo de equipo en una intervención: qué mirar, qué medir y qué anotar. Es lo que convierte «revisar el grupo de presión» en una secuencia concreta que cualquier técnico puede ejecutar igual, y lo que permite que la revisión de marzo sea comparable con la de septiembre. En mantenimiento reglamentario es además la traducción operativa del alcance que exige la norma: sin gama, «se revisó» es una afirmación sin contenido.
Por qué el papel no funciona
No porque el técnico lo haga mal. Porque el papel no puede hacer lo que hace falta.
- La hoja impresa es la misma para todos los equipos, así que sobra la mitad y falta lo específico.
- Un valor fuera de rango se apunta igual que uno correcto: nadie lo detecta hasta que falla.
- Lo que el técnico ve de paso y no forma parte del encargo se queda sin registrar.
- Al mes siguiente nadie puede comparar la lectura de hoy con la anterior.
- Cuando hay auditoría, las hojas están archivadas, pero encontrarlas cuesta días.
Cómo se monta una gama
Campos con un tipo, no un cuadro de texto libre.
Lecturas con rango válido
Presión, temperatura, consumo. Con su valor mínimo y máximo, de modo que una medición fuera de rango se detecta en el momento y no seis meses después.
Escalas y opciones
Cuando la respuesta no es sí o no: estado de un elemento en una escala, o una lista cerrada de opciones que evita que cada técnico escriba lo suyo.
Fotos como parte de la comprobación
Campos que piden imagen, para lo que hay que poder enseñar después. La foto queda unida al punto concreto, no suelta en la orden.
Tiempo objetivo por punto
Cuánto debería llevar cada comprobación y la gama entera. Es lo que permite estimar una revisión antes de presupuestarla.
Anomalías declaradas
Una lista de desviaciones típicas por gama, para que el técnico marque la que corresponde en vez de describirla con sus palabras. Así se pueden contar.
Se asigna una vez, no máquina por máquina
Es lo que decide si el sistema se usa o se abandona. La gama se asocia al modelo de equipo, a su subfamilia o a su familia, y cada activo hereda la que le corresponde: la resolución busca primero si esa máquina concreta tiene una propia, y si no va subiendo por modelo, subfamilia y familia. La consecuencia práctica es que dar de alta el extintor número doscientos no implica configurar nada, y que cambiar un punto de comprobación en la gama de un modelo lo cambia a la vez en todos los equipos de ese tipo. Sin esa herencia, mantener las gamas al día de una instalación mediana es un trabajo a tiempo parcial.
Lo cumplimentado es la prueba
Cuando la gama se rellena en la app, el resultado queda unido a la orden y al activo: qué se comprobó, con qué valores, quién lo hizo y cuándo. Eso sirve para tres cosas distintas que normalmente se resuelven con tres sistemas. Para el cliente, es el informe que demuestra el servicio prestado. Para una inspección, es el registro de que la revisión obligatoria se hizo con el alcance previsto. Y para el propio mantenimiento, es la serie histórica que permite ver que una lectura lleva tres revisiones acercándose al límite, que es justo el aviso que llega antes de la avería.
Preguntas frecuentes
¿Se puede saber si un checklist se rellenó de verdad?
No con certeza, y conviene ser honesto sobre ello: ninguna herramienta puede garantizar que alguien miró lo que dijo mirar. Lo que sí ayuda es diseñarlos para que rellenarlos requiera haber estado delante del equipo, pidiendo valores medidos en lugar de casillas de conforme. Un punto que obliga a anotar una presión o una temperatura no se puede despachar de memoria; una casilla de sí o no, sí.
¿Qué hago con los checklists que ya tengo en papel o en Excel?
Pasarlos tal cual es lo más rápido y casi siempre lo peor. Las gamas heredadas acumulan puntos que se añadieron por un incidente concreto de hace años, comprobaciones que ya no aplican a equipos sustituidos y redacciones ambiguas que cada técnico interpreta a su manera. Migrar es una buena ocasión para depurarlas, y el criterio útil es sencillo: si nadie sabe explicar qué decisión se toma con el resultado de un punto, ese punto sobra.
¿Cuántos puntos debería tener un checklist?
Los menos posibles que sigan sirviendo. Un checklist de cuarenta puntos se rellena en cadena marcando todo correcto, y a partir de ahí no aporta información: aporta la apariencia de ella, que es peor. Diez puntos que alguien mira de verdad detectan más que cuarenta que se despachan en dos minutos.
¿Hay que asignar el checklist a cada máquina?
No. Se asocia al modelo, a la subfamilia o a la familia de activos, y cada equipo hereda el que le corresponde. Solo se asigna a una máquina concreta cuando es una excepción.
¿Se pueden definir valores válidos para una medición?
Sí. Cada campo de lectura admite su valor mínimo y máximo, de modo que una medición fuera de rango se detecta en el momento de registrarla.
¿Qué pasa si el técnico encuentra algo que no estaba previsto?
Cada gama puede llevar su lista de anomalías declaradas, para que se marquen en lugar de describirse en texto libre. Eso es lo que permite después contarlas y ver cuáles se repiten.
¿Se puede obligar a completarlo antes de cerrar la orden?
En las órdenes preventivas la app exige cerrar todos los checklists antes de finalizar, y las gamas pueden marcarse como obligatorias. Un preventivo sin comprobaciones hechas no acredita nada.
¿Sirve para encuestas de satisfacción?
Sí. El mismo mecanismo permite definir modelos de tipo encuesta, con escalas, que se asocian a la orden para recoger la valoración del cliente al cerrar.
Trae una de tus hojas de revisión
La pasamos a gama en la demo y la ejecutamos desde el móvil, para ver qué cambia respecto al papel.