Una sola entrada para todo
Avisos del cliente, incidencias internas y preventivos programados acaban en la misma cola de trabajo, con su prioridad y su responsable.
Empresas de mantenimiento y SAT
Que ningún trabajo se pierda por el camino
Cuando el trabajo entra por teléfono, por correo y por WhatsApp, y lo ejecutan técnicos que están en otro sitio, lo difícil no es hacerlo: es saber qué se hizo, cuándo y con qué, para poder demostrarlo y cobrarlo.
Para quién es
Para empresas que prestan mantenimiento o asistencia técnica a otras empresas: multiservicios, facility services, instaladores y mantenedores, y servicios de asistencia técnica (SAT) con técnicos en ruta. El rasgo común es tener varios clientes, cada uno con sus centros, sus activos y sus condiciones, y un equipo que trabaja fuera de la oficina.
Lo que se rompe cuando creces
Con cinco clientes se sostiene con memoria y una hoja de cálculo. Con cincuenta, no.
- Trabajos que entran por canales distintos y no acaban en la misma lista.
- Un técnico que va a un sitio sin saber qué se hizo allí la última vez.
- Partes en papel o en fotos sueltas que llegan tarde, o no llegan.
- Un cliente que pregunta por el estado de su avería y hay que llamar al técnico para saberlo.
- Trabajo ejecutado que no se factura porque nadie registró las horas ni el material.
Qué resuelve
Lo mismo que haces hoy, pero dejando rastro en cada paso.
Planificación por técnico y por ruta
Quién va, cuándo y con qué carga. Con turnos, festivos y rutas, para que la asignación no dependa de quien lleva la agenda en la cabeza.
El técnico, con contexto
Llega con el histórico del activo, la documentación y las tareas a comprobar. Imputa tiempos y materiales y firma en el momento, también sin cobertura.
Evidencias que se pueden enseñar
Fotos, checklists cumplimentados, tiempos y firma quedan unidos a la orden. Cuando un cliente discute un trabajo, la respuesta está ahí.
Tu cliente se mira solo
Abre incidencias, ve el estado de sus órdenes, consulta presupuestos y documentos desde su propio acceso. Menos llamadas para preguntar cómo va aquello.
Presupuestos y seguimiento
Del trabajo previsto sale el presupuesto, y del aprobado sale la orden. Sin volver a teclear lo mismo.
Subcontratas con su propio acceso
Cuando parte del trabajo lo hace otro, entra por un portal acotado y devuelve lo ejecutado dentro del sistema.
Qué cuesta cada cliente
Horas, materiales y desplazamientos repartidos por cliente, centro y activo. Es lo que permite saber qué contrato es rentable.
GMAO para SAT: servicio de asistencia técnica
Un servicio de asistencia técnica tiene el mismo problema de fondo que cualquier mantenedor —clientes distintos, operarios en la calle y trabajos que hay que justificar—, pero con dos matices propios: la garantía del equipo y el tiempo de respuesta. GMAO CLOUD controla la garantía de cada activo, avisa de las incidencias abiertas entre fechas, deja el estado de cada intervención a la vista del cliente y agrupa los tiempos de desplazamiento y de trabajo para presupuestar y facturar con datos, no con estimaciones.
Del contrato a la factura
El recorrido completo, porque es donde se pierde el dinero.
El contrato define qué entra
Qué centros, qué activos y qué está cubierto. Lo que queda fuera se presupuesta aparte en lugar de ejecutarse y discutirse después.
Lo periódico se genera solo
Las revisiones comprometidas producen sus órdenes sin que nadie las cree. Es la parte del contrato que se incumple cuando se lleva a mano.
El técnico registra donde trabaja
Horas, materiales y desplazamiento en el momento. Lo que no se apunta ahí es margen que desaparece.
Se reparte por cliente y centro
Coste real por contrato, no estimado. Es lo que permite renegociar con datos cuando toca renovar.
Y sale hacia tu ERP
Con conectores en producción para Business Central y Navision, SAP, Holded, Factura Directa, QuickBooks o STEL Order, además de API pública.
También el trabajo que no es técnico
Un multiservicios no solo repara: también limpia, ajardina, vigila, controla accesos y atiende pequeñas obras. Esos servicios se suelen quedar fuera del sistema, con la idea de que el GMAO es para lo técnico, y acaban gestionados en otra hoja de cálculo. No hay motivo: lo que el sistema gestiona es trabajo planificado sobre un centro, con su responsable, su periodicidad y su prueba de ejecución, y eso vale igual para una revisión de climatización que para una ronda de limpieza o un tratamiento de jardinería. Con la especialidad de cada trabajo identificada, además, se puede repartir el coste por servicio dentro del mismo contrato, que es justo lo que hace falta para saber qué línea deja margen.
El histórico es tu argumento de renovación
Cuando un cliente se plantea cambiar de mantenedor, lo que más pesa no suele ser el precio: es lo que perdería. Si llevas cinco años registrando cada intervención sobre sus activos, eres tú quien puede enseñarle qué se ha hecho en su instalación, qué equipos le están costando dinero y qué conviene sustituir el año que viene. Ese conocimiento vale más que un descuento, y no se improvisa en la reunión de renovación: se acumula solo si se ha registrado bien desde el principio. La otra cara es igual de práctica: cuando el histórico vive en tu sistema y no en la cabeza de un encargado, un cambio de personal deja de ser una crisis.
GMAO, CAFM, FM: qué es cada cosa
Los tres términos se usan como si fueran sinónimos y no lo son. Un GMAO —CMMS en inglés— gestiona el mantenimiento: activos, órdenes de trabajo, preventivos, repuestos e histórico. Un CAFM gestiona el espacio: metros cuadrados, ocupación, puestos, mudanzas. Y «software de facility management» es un paraguas comercial que según quien lo diga significa una cosa, la otra o las dos. Si tu negocio es mantener instalaciones o equipos de terceros, lo que necesitas es un GMAO; si además gestionas el uso del espacio de un edificio, necesitas las dos cosas o una herramienta que las cubra. GMAO CLOUD es un GMAO, y lo decimos con esa precisión a propósito: no vendemos gestión de espacios.
Cuánto tarda ponerlo en marcha
Depende mucho menos del software que del estado de tus datos, así que la respuesta honesta tiene dos partes. Si tienes un listado razonable de clientes, centros y equipos, se importa y en unas semanas hay técnicos trabajando con la app y órdenes cerrándose en el sistema. Si el inventario hay que levantarlo, lo sensato es empezar por los contratos más grandes y no por todos a la vez: en cuanto el primero funciona, replicar la configuración al resto es rápido. Lo que sí conviene decidir antes de empezar es el circuito de estados, porque cambiarlo con seiscientas órdenes dentro cuesta bastante más que pensarlo una tarde al principio.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para una empresa de SAT?
Sí. Es uno de los usos habituales: varios clientes, técnicos desplazados, control de garantías y necesidad de justificar cada intervención. La diferencia con un mantenedor de instalaciones está en el matiz del servicio, no en el sistema.
¿Puede cada cliente ver solo lo suyo?
Sí. Los clientes entran por su propio acceso y su alcance está acotado a sus centros, sus activos y sus órdenes. Lo mismo ocurre con las subcontratas, que solo ven los trabajos que se les asignan.
¿Qué pasa si el técnico no tiene cobertura?
La app de técnicos guarda el trabajo en el dispositivo y lo sincroniza cuando vuelve la conexión. Se puede cerrar una orden en un sótano, en una nave o en un ascensor sin señal.
¿Qué diferencia hay entre un GMAO y un software de facility management?
Un GMAO gestiona el mantenimiento —activos, órdenes, preventivos, repuestos e histórico—; un CAFM gestiona el espacio, la ocupación y los puestos; y «software de facility management» es un paraguas que según quien lo use significa una cosa o la otra. GMAO CLOUD es un GMAO: si tu negocio es mantener instalaciones de terceros, es lo que necesitas.
¿Sirve también para limpieza, jardinería o seguridad?
Sí. Lo que se gestiona es trabajo planificado sobre un centro, con responsable, periodicidad y prueba de ejecución, y eso vale igual para una revisión técnica que para una ronda de limpieza. Con la especialidad identificada se puede además repartir el coste por servicio dentro del mismo contrato.
¿Cuánto tarda la implantación?
Depende más del estado de tus datos que del software. Con un listado razonable de clientes, centros y equipos se importa y en unas semanas hay técnicos trabajando con la app. Si hay que levantar el inventario, conviene empezar por los contratos grandes y replicar. Lo que sí merece decidirse antes es el circuito de estados.
¿Los datos llegan a facturación?
Las horas y los materiales quedan imputados a la orden y se pueden llevar al ERP mediante las integraciones disponibles, entre ellas Business Central, Navision, Holded, SAP, Sage X3, QuickBooks o Factura Directa.
Enséñanos cómo trabajáis
En la demo montamos tu caso: tus clientes, tus centros y tus contratos, para ver dónde se está perdiendo el trabajo hoy.