Ocho tipos de orden
Correctivo, preventivo, conductivo, obra, lectura, cuota fija, garantía y fuga. Cada tipo tiene su propia pestaña y se activa según lo que use cada empresa.
Funcionalidad
Todo lo que pasó en un trabajo, en un solo sitio
Quién lo pidió, quién fue, qué hizo, cuánto tardó, qué material gastó y con qué se quedó conforme el cliente. No en cinco herramientas: en la orden.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo —o parte de trabajo— es el documento que recoge una intervención de mantenimiento: qué hay que hacer, sobre qué activo, quién lo ejecuta y qué resultó de ello. Es la unidad básica de la gestión del mantenimiento, porque es donde se registran las horas, los materiales y las evidencias. Todo lo demás —el coste por activo, la fiabilidad de una máquina, lo que cuesta un cliente— se calcula a partir de las órdenes: si no se registran bien, no hay informe que lo arregle después.
Dónde se pierde la información
No en el trabajo, que se hace. En el registro de lo que se hizo.
- Partes en papel que llegan a la oficina días después, o no llegan.
- Horas y materiales que se apuntan de memoria al final de la semana.
- Fotos en el móvil del técnico que nunca acaban en ninguna parte.
- Un cliente que discute un trabajo y no hay con qué responderle.
- Trabajo ejecutado que no se factura porque no quedó registrado.
Qué guarda una orden
Cada bloque se rellena donde ocurre, no al volver a la oficina.
Tus estados, no los nuestros
El ciclo de vida lo defines tú: creas los estados que usa tu empresa y les asignas comportamientos —cuál asigna técnico, cuál cierra, cuál envía el PDF por correo, cuál bloquea la edición—.
Tiempos reales
Horas imputadas por técnico, con cronómetro en la app. Tiempo objetivo, estimado y desviación en la misma ficha, que es lo que permite saber si presupuestas bien.
Materiales con su lote
El consumo se imputa contra el almacén y queda en la orden. De ahí sale el coste real de la intervención y el consumo que justifica el stock.
Comprobaciones por activo
La orden lleva sus checklists, uno por equipo si hace falta, con registro de anomalías. No es una casilla al final: es lo que prueba qué se revisó.
Firma y evidencias
Firma del cliente y, si lo configuras, del propio técnico, con geolocalización opcional. Fotos, vídeos y documentos quedan unidos a la orden.
Enlace público con caducidad
Comparte una orden con quien no tiene usuario, en modo lectura o escritura, con contraseña y fecha de caducidad. Se puede revocar o rehacer con una URL nueva.
Listado que se exporta tal cual
Más de cincuenta columnas y filtros por cliente, activo, estado, técnico, fechas, coste o ingreso. Lo que ves es lo que sale en Excel, CSV, JSON o XML.
Los estados son tuyos
La mayoría de los sistemas imponen un ciclo de vida cerrado y luego cada empresa pelea para encajar el suyo. GMAO CLOUD hace lo contrario: tú creas los estados con los nombres que usa tu equipo y les marcas comportamientos. Uno asigna al técnico, otro se activa al firmar, otro envía automáticamente el PDF de la orden por correo, otro la bloquea para que no se edite, otro dispara el envío al ERP. El resultado es que el sistema habla como tu operación en lugar de obligarte a traducir. Cada cambio de estado queda en el historial, con su fecha y su autor.
En campo, sin depender de la cobertura
La app de técnicos guarda el trabajo en el propio dispositivo y lo sincroniza cuando vuelve la conexión: un sótano, una nave o un ascensor sin señal no impiden cerrar una orden. El técnico ve sus órdenes del periodo, puede ordenarlas por ruta con el GPS, imputar tiempos con cronómetro, consumir material, cumplimentar checklists, adjuntar fotos, recoger la firma y descargar el PDF. También puede coger órdenes sin asignar. La app de clientes, en cambio, no trabaja sin conexión: está pensada para consultar y solicitar, que es otra cosa.
Qué puede hacer tu cliente
Desde su propio acceso, un cliente consulta sus órdenes y su detalle, descarga el PDF del parte, sube documentos e imágenes, abre incidencias y solicita nuevos trabajos. Puede firmar el parte si le das ese permiso. Lo que no puede es cambiar el estado de una orden: el ciclo de vida lo gobierna quien presta el servicio, y eso es deliberado.
Preguntas frecuentes
¿Conviene que el técnico pueda crear órdenes él mismo?
En la mayoría de las operaciones sí, y suele mejorar mucho la calidad del histórico. El trabajo que un técnico resuelve sobre la marcha mientras está en el centro por otra cosa es real y tiene coste, y si no hay forma sencilla de registrarlo desaparece del sistema. Otra cosa es que esas órdenes deban distinguirse de las planificadas, para que el reparto entre lo previsto y lo imprevisto siga siendo legible.
¿Qué pasa con las órdenes que se quedan abiertas meses?
Que son la primera señal de que el circuito no está bien cerrado, y conviene mirarlas. Normalmente no son trabajos pendientes de verdad: son órdenes que se ejecutaron y nadie cerró, o que dependen de un repuesto que no llegó y quedaron en el limbo. Un listado de órdenes abiertas ordenado por antigüedad es uno de los informes más útiles y menos consultados.
¿Puedo usar mis propios estados?
Sí, y es el planteamiento del producto. Creas los estados que usa tu empresa y les asignas comportamientos: cuál asigna técnico, cuál se activa al firmar, cuál envía el PDF por correo, cuál bloquea la edición o dispara el envío al ERP.
¿El técnico puede cerrar una orden sin cobertura?
Sí. La app de técnicos guarda el trabajo en el dispositivo y lo sincroniza al recuperar la conexión. La app de clientes no funciona sin conexión.
¿Se puede enseñar una orden a alguien que no tiene usuario?
Sí, con un enlace público. Se puede abrir en modo lectura o escritura, protegerlo con contraseña y ponerle fecha de caducidad, además de revocarlo o rehacerlo con una URL nueva.
¿Las horas y los materiales llegan a facturación?
Quedan imputados a la orden y se pueden llevar al ERP mediante las integraciones disponibles, entre ellas Business Central, Navision, Holded, SAP, Factura Directa, QuickBooks o STEL Order.
¿Se avisa a alguien cuando una orden cambia de estado?
Sí. Los estados pueden llevar un correo asociado, y existe un comportamiento que envía directamente el PDF de la orden por email cuando se alcanza ese estado.
Hagamos la prueba con una orden tuya
En la demo recorremos una intervención real de tu operación, de la solicitud al informe.