Ordena los activos
Qué equipos hay, dónde están y de qué cuelgan. La jerarquía es lo que permite razonar por conjunto y no por pieza suelta.
Guía
Qué es un GMAO
El acrónimo, lo que hay detrás y por qué la mayoría de las organizaciones acaban necesitando uno aunque lleven años funcionando sin él.
GMAO, en una frase
GMAO son las siglas de Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador, y designan el sistema donde una organización registra sus activos y todo lo que se hace sobre ellos: las órdenes de trabajo, las revisiones periódicas, las averías, los materiales consumidos y quién intervino. La palabra clave de la definición es «registra». Un GMAO no ejecuta mantenimiento ni lo decide: lo convierte en un histórico por equipo, y ese histórico es lo que permite después responder preguntas que sin él son opiniones.
GMAO, CMMS, EAM: qué significa cada sigla
GMAO es el término español y CMMS —Computerized Maintenance Management System— el inglés: son lo mismo y se usan indistintamente, también en España. EAM, de Enterprise Asset Management, designa algo más amplio: además del mantenimiento incluye la gestión del activo a lo largo de todo su ciclo de vida, con su valoración, su amortización y las decisiones de inversión asociadas. En la práctica la frontera entre un GMAO completo y un EAM es difusa y cada fabricante la pone donde le conviene. Para decidir, es más útil mirar qué hace el producto que qué sigla se ha puesto.
Cuándo una organización necesita uno
No hay un número de activos a partir del cual haga falta. Hay síntomas.
- Nadie puede decir cuántas veces ha fallado un equipo concreto sin ponerse a buscar.
- El preventivo se hace «cuando se puede» y lo que se salta no deja rastro.
- Hay que demostrar ante un cliente o una inspección algo que se hizo hace ocho meses.
- Dos personas concentran todo el conocimiento de la instalación.
- No se puede justificar con datos si compensa reparar otra vez o sustituir.
- El coste de mantenimiento se conoce en total, pero no por equipo ni por centro.
Qué hace un GMAO
Las funciones que definen la categoría, más allá de cómo las llame cada fabricante.
Registra el trabajo
Cada intervención con sus horas, sus materiales y sus evidencias, imputada al equipo sobre el que se hizo.
Automatiza lo periódico
Las revisiones que tocan se generan solas, con sus comprobaciones. Deja de depender de la memoria de alguien.
Convierte eso en información
Coste por activo, fiabilidad, cumplimiento del plan. No son funciones aparte: son consecuencia de haber registrado bien.
En qué se diferencia de lo que ya tienes
De una hoja de cálculo, en que la hoja no relaciona: puede tener la lista de equipos y la lista de intervenciones, pero no responde «qué se le ha hecho a esta bomba» sin que alguien lo cruce a mano. De un ERP, en que el ERP gestiona la empresa —facturación, contabilidad, compras— y el GMAO gestiona el mantenimiento; son complementarios y lo normal es integrarlos. De un CAFM, en que este último gestiona el espacio: superficie, ocupación y puestos, no equipos e intervenciones. Y de una aplicación de partes, en que esta registra el trabajo pero no lo ancla al activo, con lo que nunca llegas a tener histórico por equipo, que es justo lo que da valor a todo lo demás.
Lo que un GMAO no es
Conviene delimitarlo porque el término se estira mucho en las presentaciones comerciales. Un GMAO no es un ERP: no factura, no lleva la contabilidad ni gestiona las compras de la empresa, aunque se integre con quien lo hace. No es un CAFM: no gestiona metros cuadrados, ocupación ni puestos de trabajo. No es un sistema de control industrial: no lee sensores en tiempo real ni gobierna una planta, aunque pueda recibir lecturas. Y no es una herramienta de gestión de proyectos: agrupa trabajos bajo un proyecto para sumar coste, pero no planifica tareas con dependencias ni emite certificaciones de obra. Cada una de esas cuatro cosas la hace mejor otra categoría de producto, y un GMAO que prometa las cinco suele hacer una bien y cuatro a medias.
El vocabulario que vas a oír
Con la palabra formal y la que se usa de verdad en el día a día.
- Orden de trabajo, OT o parte: el documento de una intervención. Las tres se usan indistintamente.
- Activo, equipo o máquina: lo que se mantiene. «Activo» es el término del sistema; en planta se dice máquina.
- Gama o checklist: la lista de comprobaciones de una revisión. «Gama» es el término tradicional español y el más preciso.
- Correctivo: reparar lo que ya falló. Preventivo: revisar antes de que falle.
- MTBF y MTTR: tiempo medio entre fallos y tiempo medio de reparación. Se usan sin traducir.
- Criticidad: cuánto importa que un equipo concreto se pare. Es lo que ordena las prioridades.
- Tramitador: quien responde de que un aviso avance. No siempre es quien lo ejecuta.
Por qué fracasan algunas implantaciones
Merece la pena saberlo antes de empezar, porque los motivos se repiten. El más común es que registrar cueste más que no registrar: si el técnico tiene que volver a la oficina, abrir un ordenador y rellenar una pantalla de treinta campos, no lo va a hacer, y sin registro el sistema no sirve para nada por muchas funciones que tenga. El segundo es empezar por el inventario completo: un proyecto de ocho meses para tener la planta entera dada de alta se abandona al cuarto. El tercero es digitalizar un proceso que no funcionaba, con lo que se consigue que no funcione más rápido. Y el cuarto, formar a quien gestiona y no a quien ejecuta.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa GMAO?
Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador. Es el término español equivalente al inglés CMMS, Computerized Maintenance Management System.
¿Es lo mismo GMAO que CMMS?
Sí, son el mismo concepto en dos idiomas. En España se usan los dos indistintamente, y verás productos que se presentan como una cosa, como la otra o como ambas.
¿Y un EAM?
Un EAM —Enterprise Asset Management— abarca el ciclo de vida completo del activo, incluida su valoración y las decisiones de inversión, no solo su mantenimiento. La frontera con un GMAO completo es difusa y cada fabricante la coloca donde le conviene.
¿A partir de cuántos equipos hace falta?
No hay un número. Hace falta cuando aparecen los síntomas: no poder demostrar lo que se hizo, no saber qué cuesta cada equipo o depender de la memoria de dos personas. Eso ocurre con cincuenta activos y con cinco mil.
¿Sustituye a mi ERP?
No. El ERP gestiona la empresa y el GMAO el mantenimiento. Lo habitual es integrarlos para que las horas y los materiales de una intervención lleguen a facturación sin teclearse dos veces.
¿Te suena alguno de los síntomas?
En una demo corta vemos tu caso y si un GMAO resuelve lo que te está pasando. Si no lo resuelve, te lo diremos.