Periodicidades que no se olvidan
La que marque la norma —anual, semestral, cada cinco años— generando las órdenes sola y con preaviso. Un mismo activo puede tener varias a la vez.
Funcionalidad
Cumplir es una cosa. Poder demostrarlo, otra
Las revisiones reglamentarias suelen hacerse. El problema aparece en la inspección, cuando hay que enseñar qué se revisó, cuándo, quién y con qué resultado, y esa prueba está repartida entre correos, carpetas y la memoria de alguien.
¿Qué es el mantenimiento legal?
El mantenimiento legal o normativo es el conjunto de revisiones que una instalación está obligada a pasar por reglamento, con una periodicidad y un alcance que no decide la empresa: protección contra incendios, baja y alta tensión, aparatos elevadores, instalaciones térmicas, prevención de legionela, equipos a presión o almacenamiento de productos químicos, entre otros. Se diferencia del preventivo voluntario en dos cosas: la periodicidad la fija la norma y no el criterio técnico, y hay que conservar la prueba documental de que se hizo.
Lo que falla no es la revisión
Es la trazabilidad. Y solo se nota cuando alguien la pide.
- El certificado de la última revisión está en el correo de alguien que ya no trabaja aquí.
- Se sabe que se revisó, pero no con qué alcance ni qué se comprobó exactamente.
- Una periodicidad se pasa de largo y nadie se entera hasta el año siguiente.
- El histórico de un equipo hay que reconstruirlo a mano cada vez que hay una inspección.
- Los certificados caducan y nadie avisa: se descubre cuando ya está vencido.
Cómo se resuelve en GMAO CLOUD
No hay un «módulo de mantenimiento legal» aparte, y es a propósito: una revisión reglamentaria es un preventivo con la periodicidad que marca la norma y una gama de comprobación que refleja lo que hay que revisar. Se asocia el checklist al activo, a su modelo o a su familia, se define el periodo y se da de alta el plan. A partir de ahí el sistema genera las órdenes por su cuenta y cada una, al cerrarse, deja el registro de qué se comprobó, quién lo hizo y con qué resultado. La prueba no se prepara para la inspección: se acumula sola.
Lo que queda registrado
Cada pieza responde a una pregunta que alguien puede hacerte por escrito.
Gamas de comprobación
El alcance de la revisión convertido en puntos concretos: verificaciones, lecturas y observaciones. Es la diferencia entre «se revisó» y «se comprobó esto, esto y esto».
Heredado por familia de activo
La gama se asocia al modelo, a la subfamilia o a la familia. Un extintor nuevo hereda lo que hay que revisarle sin que nadie se lo asigne.
Histórico por equipo
La ficha de cada activo acumula todas sus intervenciones con fecha, técnico y resultado. Es lo que se enseña cuando preguntan por un equipo concreto.
Documentación con caducidad
Certificados, actas y manuales colgados del activo o de la instalación, con fecha de vencimiento y aviso antes de que expiren.
Evidencias de la intervención
Fotos, checklist cumplimentado, tiempos y firma quedan unidos a la orden. La prueba y el trabajo son el mismo registro.
Libro de mantenimiento
Informe por activo con el recuento de intervenciones de cada tipo. Es el documento que se entrega cuando piden el histórico de una instalación.
Quién estaba acreditado
Los certificados de los técnicos se gestionan como documentos con vencimiento, de modo que se puede saber quién estaba habilitado en la fecha de la intervención.
Caso aparte: gases fluorados
Hay una obligación que GMAO CLOUD no cubre con el mecanismo general porque no le vale: el control de fugas de gases fluorados. Tiene módulo propio, y es correctivo —arranca cuando se detecta una fuga—. Calcula la periodicidad legal que corresponde a cada equipo según su carga y su potencial de calentamiento, encadena la orden de verificación posterior dentro del plazo, exige el certificado del manipulador y la calibración del detector antes de dejar cerrar, y mantiene un libro de registro exportable con el asiento sellado en el momento del cierre. Está pensado para la empresa mantenedora, que debe conservar y poder entregar su copia; el registro oficial sigue siendo del titular de la instalación.
Hasta dónde llega el software
GMAO CLOUD no certifica nada ni sustituye la valoración jurídica de qué normativa te aplica y con qué alcance: eso depende de tu instalación, tu actividad y tu comunidad autónoma, y lo determina quien tenga la competencia técnica y legal para hacerlo. Lo que hace el sistema es que las revisiones se planifiquen solas, que se ejecuten con un alcance definido y que quede registro suficiente para demostrarlo. Cumplir sigue siendo cosa de la empresa; poder probarlo deja de ser un problema.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si una revisión obligatoria se pasa de fecha?
El aviso llega antes, que es el punto: la periodicidad se define con la antelación que necesites y el trabajo aparece planificado con margen. Si aun así se pasa, queda registrado como tal, y esa es una información incómoda pero valiosa: un histórico que oculta los incumplimientos no sirve para gestionar ni para responder ante nadie.
¿Hay un módulo específico de mantenimiento legal?
No, y no hace falta. Una revisión reglamentaria se da de alta como un preventivo con la periodicidad que marca la norma y una gama de comprobación que recoge su alcance. La trazabilidad sale del histórico de órdenes, los checklists cumplimentados y la documentación asociada al activo.
¿Me avisa cuando caduca un certificado?
Sí. Los documentos admiten fecha de vencimiento y el sistema revisa periódicamente los que van a caducar para avisar. Lo mismo se aplica a los certificados de los técnicos y a las revisiones de herramientas y equipos de protección.
¿Qué se puede enseñar en una inspección?
El histórico completo de cada activo con sus intervenciones, los checklists cumplimentados de cada revisión, las fotos y firmas de las órdenes, la documentación con sus fechas y el libro de mantenimiento por equipo. Todo se exporta.
¿El sistema garantiza que cumplo la normativa?
No, y desconfía de quien lo prometa. Qué normativa te aplica y con qué alcance lo determina quien tenga la competencia técnica y legal. El software se encarga de que las revisiones se planifiquen, se ejecuten con un alcance definido y dejen prueba suficiente.
¿Y el control de fugas de gases fluorados?
Ese sí tiene módulo propio, porque funciona distinto: es correctivo, calcula la periodicidad legal según la carga y el potencial de calentamiento del equipo, encadena la verificación posterior dentro de plazo y mantiene un libro de registro con el asiento sellado al cerrar la orden.
Móntalo con tus obligaciones
Traes dos o tres de tus revisiones reglamentarias y las damos de alta en la demo para ver qué órdenes y qué registro salen.