Dos fechas y una descripción
La obra se abre con su cliente, su dirección, su fecha de comienzo y su fecha de terminación previstas. Eso es lo que define el periodo en que se generarán partes.
Funcionalidad
Cuando el trabajo dura semanas y hay que registrarlo cada día
Un equipo en una obra no genera una orden: genera veinte, una por jornada. Crearlas a mano cada mañana es el motivo por el que ese trabajo acaba registrándose de memoria al final del mes.
Qué hace exactamente el módulo de obras
Una obra en GMAO CLOUD es un trabajo acotado a un cliente y una dirección, con fecha de inicio y de fin, del que cuelgan uno o varios operarios —propios o de subcontrata—. Mientras dura, el sistema genera automáticamente el parte de cada día para cada operario asignado, de modo que lo único que tienen que hacer es abrirlo e imputar sus horas, sus materiales y sus desplazamientos. Al cerrar, todo ese consumo queda agregado bajo la obra, con su venta y su coste, para saber si salió por lo previsto.
Lo que pasa sin esa separación
El trabajo se hace igual. Lo que se pierde es el control.
- El coste del proyecto está repartido entre cincuenta órdenes y nadie sabe sumarlo.
- El mes en que se ejecuta parece un desastre de costes, pero era el proyecto.
- No se puede decir cuánto llevamos hecho ni cuánto queda.
- La facturación al cliente se reconstruye a mano al final.
- Los trabajos del proyecto compiten con los urgentes y siempre pierden.
Cómo funciona
Se configura una vez, al principio, y el resto ocurre solo.
Los operarios asignados
Cada técnico o subcontrata que va a estar en la obra, con su propio rango de fechas si no coincide con el de la obra entera.
Un parte por día y por operario
El sistema los crea solo mientras la fecha cae dentro del rango. Se puede decidir si se generan también en fin de semana y con cuántos días de antelación aparecen.
El operario imputa lo suyo
Abre el parte del día en la app, mete horas, material, desplazamiento y dieta, y lo cierra. Sin crear nada ni acordarse de nada.
Venta, coste y subcontrata
La obra guarda lo que se vende, lo que cuesta y el presupuesto de lo que ejecuta un tercero, para ver el margen de lo ejecutado.
Dentro de un proyecto, si hace falta
Una obra puede pertenecer a un proyecto cuando interesa agregar varias bajo el mismo paraguas de coste.
Y qué no hace
Conviene decirlo pronto para no hacer perder el tiempo a nadie: esto no es un software de gestión de obra. No hay partidas ni capítulos de presupuesto, no hay mediciones, no hay certificaciones parciales que se liberen conforme avanza la ejecución, ni planificación de tareas con dependencias entre ellas. Si tu obra necesita eso, necesitas una herramienta de presupuestación y control de obra —Presto o equivalente— y esto no la sustituye. Lo que sí resuelve, y es un problema real de las empresas de mantenimiento que además hacen obra, es el registro diario del trabajo del equipo y el coste agregado de lo ejecutado.
Por qué el parte diario importa
En un trabajo de varias semanas, la diferencia entre registrar cada día y registrar al final es toda la diferencia. Lo que se apunta al cierre son horas redondeadas y material recordado; lo que se apunta cada tarde son horas reales y material contado. Como el coste de la obra sale de ahí, el margen que calcules será tan fiable como el momento en que se registró. Generar el parte automáticamente quita la única excusa que queda: que había que crearlo.
El final de la obra es el principio del mantenimiento
Quien ejecuta una reforma suele acabar manteniendo lo que ha instalado, y ese traspaso es donde más información se pierde. El día que se cierra la obra se sabe exactamente qué equipos se han puesto, de qué marca y modelo, quién los instaló, qué garantía tienen y dónde están los manuales. Seis meses después, cuando uno falla, no lo sabe nadie. Dar de alta esos equipos como activos al cerrar —con su fecha de instalación, su garantía y su documentación— convierte el cierre de la obra en el inventario inicial del contrato que viene detrás. Cuesta una tarde y ahorra años de arqueología.
Saber si la obra va por donde debía
La pregunta que se hace a mitad de una instalación —¿vamos bien?— se responde mal casi siempre, porque se responde con impresiones. Y sin embargo la información necesaria existe: cuántos partes se generaron para ese trabajo, cuántos están cerrados, cuántas horas se llevan imputadas y qué material se ha consumido. Comparar eso con lo que se estimó al empezar no da un porcentaje de avance sofisticado, pero da algo mejor: una señal temprana y honesta. Si a la mitad del calendario se lleva el setenta por ciento de las horas previstas, eso se sabe ahora y no al facturar. Y si el desvío se repite obra tras obra en la misma dirección, el problema no está en las obras: está en cómo se estiman.
Preguntas frecuentes
¿Es un programa de gestión de obra?
No. No hay partidas, ni mediciones, ni certificaciones parciales, ni planificación con dependencias entre tareas. Si necesitas eso, necesitas una herramienta de presupuestación y control de obra; esta no la sustituye. Lo que resuelve es el registro diario del trabajo del equipo y el coste de lo ejecutado.
¿Cómo se generan los partes?
Automáticamente, uno por día y por operario asignado, mientras la fecha esté dentro del periodo de la obra. Se puede configurar si se generan también en fin de semana y con cuántos días de antelación aparecen.
¿Sirve para subcontratas?
Sí. Los partes automáticos se pueden asignar a un técnico propio o a un proveedor, y la obra guarda además el presupuesto externo de lo que ejecuta ese tercero.
¿Puedo saber si la obra salió por lo previsto?
La obra agrega las horas, los materiales y los desplazamientos de todos sus partes, y guarda su venta y su coste. Con eso se ve el margen de lo ejecutado, no una certificación por avance.
¿Qué pasa con los equipos que instalo?
Conviene darlos de alta como activos al cerrar la obra, con su fecha de instalación, su garantía y su documentación. Es lo que convierte el cierre en el inventario inicial del mantenimiento posterior.
¿Tienes equipos trabajando por semanas?
En la demo montamos una obra con sus fechas y sus operarios, y vemos cómo quedan los partes diarios.