Push al móvil del técnico
Trabajo asignado, cambios en lo que ya tiene y urgencias. Es el canal que de verdad se mira en campo.
Funcionalidad
Avisar de todo es no avisar de nada
El problema de las notificaciones no es que falten: es que sobran. En cuanto un sistema manda cuarenta correos al día, la gente crea una regla para archivarlos y ya no se entera de ninguno.
¿Para qué sirve un sistema de avisos?
Para que la información llegue sin que alguien tenga que ir a buscarla ni que otro tenga que acordarse de comunicarla. En mantenimiento hay tres momentos en que eso importa de verdad: cuando se asigna trabajo a alguien, cuando cambia el estado de algo que otra persona está esperando, y cuando se acerca una fecha que nadie tiene en la cabeza. Todo lo demás —y es mucho— es ruido que acaba entrenando al usuario a ignorar el sistema.
Lo que pasa cuando no hay avisos
Y también lo que pasa cuando hay demasiados.
- El técnico no sabe que le han asignado una urgencia hasta que alguien le llama.
- El cliente pregunta por tercera vez cómo va su avería porque nadie le ha dicho nada.
- Un certificado caduca y se descubre cuando ya está vencido.
- El responsable se entera de que un trabajo lleva parado dos semanas al mirar un informe.
- O al contrario: llegan tantos correos del sistema que nadie abre ninguno.
Qué avisa y por dónde
Dos canales y una regla: cada aviso tiene que tener un destinatario que pueda hacer algo con él.
Correo, incluso a quien no tiene usuario
Avisos por email a usuarios del sistema y también a direcciones externas, para el contacto del cliente que no va a entrar nunca al portal.
Ligados a los estados
Cada estado de una orden o de una incidencia puede llevar su correo asociado, o marcarse expresamente para no notificar. El circuito y los avisos se definen a la vez.
Con el parte adjunto
Hay un comportamiento que envía directamente el PDF de la orden al alcanzar un estado. El cliente recibe el informe sin que nadie lo mande a mano.
Caducidades
Documentos y certificados que vencen, y equipos de protección individual que llegan al final de su vida útil. Avisa antes, no después.
Lo que viene la semana próxima
Un aviso del trabajo previsto para los días siguientes, que es cuando todavía se puede organizar algo al respecto.
La parte importante es poder apagarlos
Un sistema de notificaciones se juzga por lo que deja de mandar. Por eso los avisos se configuran por estado y no de forma global: se decide qué transiciones merecen un correo y cuáles no, y un estado puede marcarse expresamente para no notificar aunque todo lo demás sí lo haga. La consecuencia es que el circuito de cada empresa determina sus avisos, en lugar de recibir un paquete cerrado que hay que soportar. Si un aviso no provoca que alguien haga algo distinto de lo que iba a hacer, sobra, y lo razonable es quitarlo.
Queda registro de lo enviado
Cada notificación se guarda con su destinatario, su contenido y si salió por correo, por push o por los dos, además de si se ha visto. Sirve para dos cosas muy prácticas: resolver el clásico «a mí nadie me avisó», que con registro deja de ser una discusión; y revisar de vez en cuando qué se está mandando de verdad, que es la única forma de detectar que un aviso configurado hace dos años lleva mil correos enviados y nadie lo lee.
El aviso que nadie lee ya no es un aviso
El fallo más común al configurar notificaciones no es quedarse corto, es pasarse. Un sistema que avisa de cada cambio de estado de cada orden genera en dos semanas tal volumen de correo que la gente crea una regla para archivarlo, y a partir de ese momento el canal está muerto: ya no sirve ni para lo importante. La regla práctica es dura pero funciona: solo debe avisar aquello ante lo que alguien tiene que hacer algo distinto de lo que iba a hacer. Un preventivo que vence la semana que viene no es un aviso, es una planificación y se mira en el calendario. Un certificado que caduca en un mes sí lo es, porque obliga a mover ficha. Y todo lo demás —el seguimiento, el estado, el progreso— pertenece a una pantalla que se consulta cuando hace falta, no a una notificación que interrumpe.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si alguien no lee un aviso importante?
Por eso conviene que los avisos críticos no dependan solo de que alguien mire: lo que no se atiende en un plazo tiene que ser visible en una lista que alguien revisa, no quedarse esperando en una bandeja. Una notificación es un empujón, no un mecanismo de control, y confundir las dos cosas es lo que hace que algo se pierda justo el día que importaba.
¿Puedo decidir qué recibe cada persona?
Sí, y hay que hacerlo, porque un mismo aviso no significa lo mismo para todos. El responsable de zona necesita saber que una orden lleva dos semanas abierta; al técnico esa misma información le sobra. Configurarlo por perfil y no por persona es lo que hace que siga teniendo sentido cuando cambie la plantilla.
¿Se puede avisar también al cliente?
Sí, y conviene ser prudente con el volumen. Un cliente que recibe una notificación por cada cambio de estado deja de leerlas en una semana y además percibe que le escribe un robot. Lo que se agradece es el aviso de los dos o tres momentos que le importan: que su aviso se ha recogido y que el trabajo está hecho.
¿Qué canales hay?
Notificación push al móvil y correo electrónico. El correo puede ir también a direcciones externas, para avisar a contactos del cliente que no son usuarios del sistema.
¿Puedo elegir de qué se avisa?
Sí, y es lo importante. Los avisos se configuran por estado: cada estado de una orden o de una incidencia puede llevar su correo asociado o marcarse para no notificar. Así el circuito de tu empresa define sus propios avisos.
¿Se puede enviar el parte al cliente automáticamente?
Sí. Existe un comportamiento de estado que envía el PDF de la orden por correo al alcanzarlo, de modo que el informe llega sin que nadie tenga que mandarlo.
¿Avisa de caducidades?
Sí. Hay revisiones periódicas de documentos y certificados próximos a vencer, y de equipos de protección individual que llegan al final de su vida útil.
¿Queda constancia de lo que se ha enviado?
Sí. Cada notificación guarda destinatario, contenido, canal y si se ha visto, lo que resuelve las discusiones sobre si alguien fue avisado o no.
Decide qué merece un aviso
En la demo repasamos tu circuito de estados y marcamos cuáles justifican notificar y cuáles no.