La documentación del vehículo
Permiso de circulación, ficha técnica, póliza del seguro y lo que haga falta. Disponible cuando se necesita, que suele ser en el peor momento.
Guía
La furgoneta también es parte de la operación
Un técnico de campo no solo lleva herramienta: lleva un vehículo con su documentación, sus repostajes, sus kilómetros y sus gastos. Y todo eso, en la mayoría de las empresas, vive en una carpeta de la guantera y en un sobre de tickets.
De qué va esto en realidad
Aquí no hablamos de gestionar una flota de transporte, sino de los vehículos con los que tu equipo llega al trabajo. El planteamiento es el mismo que con el resto del sistema: lo que el técnico necesita tener a mano lo tiene en el móvil, y lo que la empresa necesita registrar se registra en el momento en que ocurre, no en una hoja de cálculo a fin de mes. El vehículo se asigna a una persona, lleva su documentación encima, acumula sus repostajes y sus revisiones, y los kilómetros de cada desplazamiento quedan unidos a la orden de trabajo que los generó.
Dónde se pierde hoy
Nada de esto es grave por separado. Junto, es un agujero de varios miles de euros al año que nadie ve.
- La ITV vence y se descubre en un control, no en una alerta.
- El técnico lleva la póliza en la guantera y, el día del parte de siniestro, no la encuentra.
- Los tickets de gasolina llegan en un sobre a fin de mes, algunos ilegibles y otros perdidos.
- Nadie sabe cuánto ha consumido de verdad cada vehículo ni si alguno se ha disparado.
- Los kilómetros se estiman para las dietas, y una estimación siempre acaba siendo generosa.
- Un vehículo pasa por taller y su factura se archiva por proveedor, no por matrícula.
Lo que el técnico lleva en el móvil
Su vehículo, dentro de la misma aplicación con la que trabaja las órdenes.
La ITV, con aviso
Fecha de la última y fecha hasta la que es válida. El aviso llega antes de que venza, no cuando ya está vencida.
Repostajes con su ticket
Importe, litros, kilómetros y establecimiento, con la foto del ticket. El consumo medio sale solo de ahí, sin que nadie lo calcule.
Kilómetros contra la orden
Kilometraje de salida y de llegada asociados al parte y al tiempo imputado. El desplazamiento deja de estimarse.
Gastos del día
Peajes, parking, dietas y compras menores, con su familia, su importe y su justificante fotografiado en el momento.
Pasos por taller
Entrada, salida, kilometraje y documento de cada revisión o reparación, colgados de la matrícula y no del proveedor.
Los gastos, con la mano que le dejes
El control de gastos es donde más fricción aparece entre la oficina y el equipo, y por eso está pensado con matices. Cada tipo de gasto se configura por separado: puede tener un importe por defecto, puede marcarse para que no se repita el mismo día, y se decide si el técnico ve el importe y si puede modificarlo. Eso permite dos políticas muy distintas con el mismo sistema. Una dieta de comida con importe fijo que el técnico solo confirma, y un peaje del que introduce el importe real con su ticket. Lo importante es que la decisión sea explícita y no dependa de la costumbre de cada delegación, que es como acaban conviviendo tres criterios distintos en la misma empresa.
El consumo, que es el dato que nadie tiene
Con los repostajes registrados —litros, importe y kilómetros— el consumo medio de cada vehículo sale del sistema sin que nadie haga cuentas. Y entonces aparece lo interesante, que no es el número en sí: es la comparación. Dos furgonetas del mismo modelo con consumos muy distintos están diciendo algo, y casi siempre es una de tres cosas: un problema mecánico que todavía no ha dado la cara, una forma de conducir, o repostajes que no corresponden a ese vehículo. Ninguna de las tres se detecta mirando la factura mensual del proveedor de carburante, y las tres se detectan mirando el consumo por matrícula a lo largo de unos meses.
Lo que esto no es
Conviene decirlo pronto porque mucha gente llega aquí buscando otra cosa. GMAO CLOUD no es un software de gestión de flotas: no tiene telemetría ni localización en tiempo real, no optimiza rutas de reparto, no gestiona tiempos de conducción ni tacógrafo, y no planifica cargas. Si tu negocio es el transporte y necesitas eso, necesitas un TMS y esto no lo sustituye. Lo que sí resuelve, y es el problema real de una empresa de mantenimiento con quince furgonetas, es que los vehículos de tu equipo dejen de ser un agujero administrativo: documentación localizable, ITV avisada, gastos con justificante y coste por matrícula. Y si además tienes un sistema de flota, los kilómetros pueden llegar desde él por la API.
Preguntas frecuentes
¿Es GMAO CLOUD un software de gestión de flotas?
No. No hay telemetría, ni localización en tiempo real, ni optimización de rutas, ni tacógrafo. Lo que gestiona son los vehículos de tu equipo técnico: su documentación, su ITV, sus repostajes, sus kilómetros por intervención y sus gastos.
¿Qué puede hacer el técnico desde el móvil?
Consultar la documentación y la póliza de su vehículo, registrar un repostaje con su ticket fotografiado, anotar los kilómetros de salida y llegada de cada desplazamiento e imputar los gastos del día con su justificante.
¿Los kilómetros se asocian a la orden de trabajo?
Sí. El kilometraje de salida y de llegada queda unido al parte y al tiempo imputado, de modo que el desplazamiento se registra con datos reales en lugar de estimarse a fin de mes.
¿Puedo controlar qué gastos toca el técnico?
Sí, y con bastante detalle. Cada tipo de gasto puede llevar importe por defecto, marcarse para no repetirse el mismo día, y configurarse para que el técnico vea o no el importe y pueda o no modificarlo.
¿Avisa de la ITV y del seguro?
Sí. El vehículo guarda la fecha de la última inspección y la de validez, y la documentación admite fecha de vencimiento con aviso antes de que expire.
¿Puedo saber el consumo de cada vehículo?
Sí, sale de los repostajes registrados con sus litros y kilómetros. Lo útil no es el número suelto sino la comparación entre vehículos del mismo modelo, que es donde se detecta un problema mecánico, una forma de conducir o un repostaje mal asignado.
¿Cuántas furgonetas tienes?
En la demo damos de alta una con su documentación y sus gastos, y vemos qué dejaría de vivir en la guantera.