Lectura o escritura
Solo consultar, o también rellenar la orden. Dos casos de uso muy distintos con el mismo mecanismo.
Funcionalidad
Dar acceso a alguien que nunca va a tener usuario
El electricista que te hace dos trabajos al mes no va a registrarse en tu plataforma, ni le va a sonar tu contraseña dentro de seis semanas. Y aun así necesitas que devuelva el parte.
Qué es un enlace público
Es una dirección web que apunta a una orden de trabajo concreta y que se puede abrir sin cuenta ni contraseña de la plataforma. Quien la recibe ve esa orden —y solo esa— y, si lo has permitido, puede rellenarla: horas, materiales, fotos, comprobaciones y firma. No es un acceso al sistema, es una ventana a un trabajo, y se cierra cuando tú quieras. La diferencia con mandar la orden por correo es que lo que esa persona escriba entra directamente en tu histórico, en lugar de volver en un PDF que alguien tendrá que teclear.
Para quién es, en la práctica
Casos reales donde exigir un usuario no funciona.
- El autónomo o el gremio pequeño que hace trabajos puntuales y no va a adoptar tu herramienta.
- El técnico de un fabricante que viene una vez al año a la revisión de garantía.
- El responsable de un centro que tiene que dar conformidad a un trabajo concreto.
- La persona de un cliente que pide ver el parte de una intervención sin más.
- Una subcontrata nueva a la que todavía no has dado de alta y el trabajo es hoy.
Lo que puedes controlar
Abrir una puerta sin dejarla abierta.
Protegido con contraseña
Opcional, para cuando el enlace va a viajar por un canal que no controlas.
Con fecha de caducidad
Se fija en días, con un máximo de noventa. Un enlace que no caduca es un enlace que alguien conservará indefinidamente.
Revocable al instante
Si el trabajo cambia de manos o simplemente te arrepientes, se revoca. Y se puede rehacer con una URL nueva, que invalida la anterior.
Acotado a una orden
No da acceso a tu cliente, ni a tus otros trabajos, ni a tus precios. Solo a esa orden.
Con registro de lo emitido
Existe un informe de los enlaces públicos generados y su estado, que es lo que permite revisar de vez en cuando qué sigue abierto.
Un enlace es una credencial, aunque no lo parezca
La comodidad de un enlace público viene precisamente de lo que hay que vigilar: quien lo tiene, entra. Eso obliga a pensarlo como se piensa una contraseña y no como se piensa una dirección web cualquiera. Lo razonable es que cada enlace esté acotado a un trabajo concreto y no dé acceso a nada más, que caduque, y que quede registro de cuándo se usó. Con esas tres condiciones el riesgo es proporcionado a lo que se comparte, que suele ser un parte concreto con un proveedor concreto. Sin ellas, un enlace reenviado por correo tres veces acaba en una bandeja de entrada cualquiera y sigue funcionando meses después, que es exactamente el tipo de cosa que aparece en una auditoría.
Dónde encaja frente a las otras opciones
Hay tres formas de que alguien de fuera devuelva trabajo a tu sistema, y el enlace es la intermedia. La más completa es el portal de proveedor con usuario propio: da acceso continuo, permite ver la cartera de trabajos y es lo razonable para una subcontrata habitual. La más ligera es que siga mandando su parte por correo y el documento se lea automáticamente para proponer la orden. El enlace está en medio: no exige registro ni memoria de contraseñas, pero el dato entra estructurado y en el momento. Para el gremio que te hace dos trabajos al mes suele ser exactamente el punto correcto.
Un enlace es una credencial, y hay que tratarlo así
Conviene decirlo sin adornos: quien tenga la dirección puede abrirla, igual que quien tenga la llave puede entrar. Por eso el mecanismo trae contraseña opcional, caducidad obligatoria con un tope de noventa días y revocación inmediata, y por eso el sistema avisa cuando una orden cambia de proveedor y el contacto anterior conserva su enlace: es justo el momento en que hay que rehacerlo. La recomendación práctica es la misma que con cualquier credencial compartida: la caducidad más corta que sirva para el caso, contraseña cuando el enlace viaje por un canal que no controlas, y una revisión periódica de qué sigue activo.
Cuándo conviene el enlace y cuándo el usuario
La regla práctica es la frecuencia. Un proveedor que trabaja contigo todas las semanas merece usuario propio: verá su carga, su histórico y sus trabajos pendientes, y la relación gana en las dos direcciones. Un proveedor puntual, el que viene una vez al año a una revisión concreta, no va a registrarse ni va a recordar una contraseña, y pedírselo garantiza que devolverá el parte por correo como siempre. Para ese caso el enlace es lo que hace la diferencia entre recibir la información dentro del sistema o recibir un PDF que alguien tendrá que archivar a mano. No es una elección entre dos formas de hacer lo mismo: es reconocer que hay dos tipos de proveedor distintos.
Preguntas frecuentes
¿Qué ve exactamente quien abre el enlace?
El trabajo concreto para el que se generó y lo que necesite para devolverlo: su descripción, su ubicación y el formulario para registrar lo ejecutado. Nada del resto del sistema, ni otros clientes, ni otros trabajos, ni el histórico del activo más allá de lo que se haya decidido compartir en ese envío.
¿Quien recibe el enlace necesita cuenta?
No. Abre la dirección y ve la orden, sin registrarse ni recordar contraseñas de la plataforma. Es justo el caso para el que existe.
¿Puede modificar la orden?
Solo si generas el enlace en modo escritura. También se puede emitir en modo lectura, para cuando lo único que hace falta es que alguien consulte el trabajo.
¿Cuánto dura un enlace?
Los días que le pongas, con un máximo de noventa. Además se puede revocar en cualquier momento y rehacer con una URL nueva, que invalida la anterior.
¿Es seguro?
Un enlace es una credencial: quien lo tenga puede abrirlo. Por eso admite contraseña, caduca siempre y se revoca al instante, y hay un informe de los enlaces emitidos para revisar qué sigue activo. Usado con esas tres cosas, es razonable; mandado sin caducidad por un grupo de WhatsApp, no.
¿Qué pasa si el trabajo cambia de proveedor?
El sistema avisa de que el contacto anterior conserva la URL, que es el momento de revocarla o rehacerla. Es una de las pocas cosas que se olvidan siempre y por eso el aviso está dentro.
Pruébalo con un gremio tuyo
En la demo generamos un enlace sobre una orden real y lo abrimos desde el móvil, como lo haría él.