Gestión de activos: qué guardar de cada equipo

El inventario de activos es el trabajo que más tarda en cualquier implantación y el que más condiciona el resultado. También es donde más se improvisa: se vuelcan los equipos con su nombre y su ubicación, y se descubre a los seis meses que falta justo el dato que hacía falta.

Esto es qué guardar, cómo organizarlo y por qué.

Lo mínimo de cada equipo

Dónde está. Ubicación dentro del centro, y su posición geográfica si los activos están dispersos.

Qué es. Modelo y fabricante. Sin esto no se puede agrupar nada.

Cuál es. Número de serie. Es lo que distingue esta unidad de las otras cuarenta iguales, y la clave de su histórico.

Desde cuándo. Fecha de instalación.

Cuánto costó. Coste de instalación, que después permite comparar con lo que lleva costando mantenerlo.

Hasta cuándo está cubierto. Fin de garantía. Este dato paga solo el esfuerzo del inventario: es muy frecuente pagar reparaciones de equipos que seguían en garantía porque nadie tenía la fecha a mano al abrir la orden.

Cuánto importa. La prioridad o criticidad, que es lo que después decide el orden de atención y qué estrategia de mantenimiento le toca.

Los campos propios

Los datos que describen una caldera no son los que describen un ascensor, una cinta de correr o una furgoneta. Meterlos todos en «observaciones» produce un texto libre que no se puede filtrar ni comparar.

En la gestión de activos se definen campos propios con su tipo y su unidad: potencia, caudal, número de paradas, carga útil, superficie de filtro, velocidad. Cada familia con lo suyo.

La prueba de si un campo merece existir: ¿alguien va a filtrar o comparar por él? Si no, sobra.

La clasificación, que lo condiciona todo

Aquí está la decisión que más ahorra o más cuesta a lo largo del tiempo. Los activos se agrupan por sistema, familia y modelo.

No es una clasificación decorativa: es lo que permite que casi todo lo demás se configure una vez para muchos equipos.

Los checklists se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—, así que la gama de comprobación de un tipo de equipo se define una sola vez. Con doscientos equipos iguales, la diferencia entre tener familias bien hechas y no tenerlas son semanas de trabajo.

Y después permite responder por sistema o por familia cuando alguien pregunta qué falla más, que es como se pide la información.

El contador

Si el desgaste del equipo depende del uso y no del tiempo, necesita contador: horas de funcionamiento, kilómetros, ciclos, unidades producidas.

Cada lectura queda registrada con quién la tomó y cuándo. Y sobre el contador se define un límite y un porcentaje de aviso: cuando una lectura hace superar ese porcentaje, el sistema genera la orden preventiva automáticamente, con su activo y el checklist que corresponda.

Es lo que permite que el preventivo siga al uso real en lugar de a un calendario que trata igual a dos máquinas que no trabajan igual.

El código QR

Pegado al equipo. El técnico escanea y está en la ficha correcta, con el histórico y la documentación delante, sin depender de una numeración interna que cada uno interpreta a su manera.

Parece menor y resuelve un problema cotidiano: identificar cuál de las cinco climatizadoras iguales es esta, sobre todo cuando quien va no es quien la montó.

Lo que cuelga del activo

Una vez existe la ficha, todo lo demás se apoya en ella:

Su histórico: qué se le ha hecho, cuándo, quién, cuánto tiempo, qué material y qué se encontró.

Su documentación: manuales, esquemas, certificados, en el gestor documental, con su visibilidad y su fecha de caducidad cuando la tiene.

Sus anomalías abiertas, que el técnico ve antes de empezar.

Su coste acumulado, que es lo que decide si se repara otra vez o se sustituye.

El aviso por coste de reposición

Sobre un activo se puede registrar su coste de reposición y un porcentaje de aviso. El sistema compara el gasto acumulado en repararlo contra ese importe y notifica cuando lo supera.

No genera una orden —sustituir un equipo es una decisión de negocio, no una tarea—, pero pone la cifra delante justo cuando toca mirarla, en lugar de dentro de un informe que nadie abrió.

Qué se puede responder después

Los informes de inventario, movimientos de activos, coste por equipo, tiempos de intervención y contadores contestan lo que sin inventario no tiene respuesta: cuánto cuesta mantener cada equipo, cuáles concentran las averías, qué modelo falla más en toda la instalación y cuáles están sobremantenidos.

El cruce entre anomalías y modelo suele ser el más revelador: cuando un fallo se repite en todas las unidades de un modelo, deja de ser mala suerte y pasa a ser un argumento con el fabricante o para la próxima compra.

Cómo levantarlo sin que sea un proyecto eterno

El error más repetido es empezar por el inventario completo. Seis meses cargando datos antes de ver un resultado agotan a cualquier equipo.

Lo que funciona: los activos críticos primero —los que paran la producción o el servicio si fallan, y los que tienen obligación normativa—, con sus familias bien definidas. Y el resto se incorpora según aparece: la primera vez que alguien abre una orden de trabajo sobre un equipo que no está dado de alta, se da de alta en ese momento, con su foto y su QR.

Al cabo de unos meses el inventario está hecho, y está hecho de lo que de verdad se usa.

Los activos que no son máquinas

Una ampliación que suele pasarse por alto al diseñar el inventario: no todo lo que hay que controlar es un equipo instalado.

Vehículos, con su matrícula y su contador de kilómetros. Herramienta, que también se presta, se pierde y se calibra. Equipos de protección individual, con su asignación por persona y su caducidad avisada. Y los componentes dentro de una máquina, que es lo que permite saber qué pieza concreta se sustituyó y cuándo.

Todos admiten el mismo tratamiento: ficha, familia, documentación asociada, histórico y —cuando procede— contador. Merece la pena decidir desde el principio cuáles entran, porque incorporarlos después obliga a revisar la clasificación entera.

Lo que no hay que olvidar

Dar de baja lo que ya no existe. Un inventario con equipos retirados ensucia todos los informes. La ficha contempla la baja con su fecha.

Mantener las familias. Si cada equipo nuevo se da de alta sin familia, la cascada deja de funcionar y hay que configurar uno a uno.

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