Que se hizo cuando tocaba
El registro de cada revisión con su fecha, comparado con la periodicidad exigida. Los saltos también cuentan, y conviene que consten.
Guía
Qué es el mantenimiento legal
El que no eliges tú. Lo impone un reglamento, con su periodicidad y su alcance, y en una inspección lo que se mira no es si se hizo: es si puedes demostrarlo.
La definición
El mantenimiento legal —también llamado obligatorio, reglamentario o normativo— es el conjunto de revisiones que una instalación está obligada a pasar por imperativo legal, con una periodicidad y un alcance que no decide el titular ni su criterio técnico. Se diferencia del mantenimiento preventivo voluntario en dos cosas: la fecha la fija la norma y no la conveniencia, y existe la obligación de conservar la prueba documental de que se realizó. Esa segunda parte es la que más problemas causa, porque el trabajo suele hacerse y el registro, no siempre.
Qué instalaciones suelen estar afectadas
Depende del uso del edificio, de su tamaño y de la comunidad autónoma. Estas son las que aparecen casi siempre.
- Protección contra incendios: extintores, bocas, detección, alumbrado de emergencia y sectorización.
- Instalaciones térmicas: climatización, calderas y sus revisiones y mantenimientos periódicos.
- Instalaciones eléctricas de baja tensión, con sus inspecciones según el tipo de local.
- Aparatos elevadores: ascensores y montacargas, con contrato de mantenimiento e inspección periódica.
- Prevención y control de legionela en torres de refrigeración, agua caliente y otros circuitos.
- Equipos a presión, almacenamiento de productos químicos y gases fluorados, según la instalación.
Quién responde
Con carácter general, el titular de la instalación, aunque el trabajo lo ejecute una empresa mantenedora contratada. Esa distinción es más importante de lo que parece y explica una de las situaciones más incómodas que se dan en la práctica: una empresa que contrata el mantenimiento de su edificio da por hecho que la responsabilidad se ha trasladado con el contrato, y en una inspección descubre que no. El mantenedor responde de ejecutar lo contratado; el titular responde de que la instalación esté en regla. Por eso conviene que el calendario y los certificados estén del lado del titular y no solo en el sistema del proveedor.
Lo que hay que poder enseñar
La pregunta de una inspección nunca es «¿lo hacéis?». Es «enséñamelo».
Con qué alcance
Qué se comprobó exactamente, punto por punto. «Revisado y correcto» no acredita alcance ninguno.
Quién lo hizo y con qué habilitación
La empresa mantenedora y, cuando la norma lo exige, la acreditación del técnico vigente en la fecha de la intervención.
Los certificados y actas
Los documentos que emite la revisión o el organismo de control, vigentes y localizables sin reconstruir nada.
El histórico del equipo
Qué se ha hecho sobre esa instalación a lo largo del tiempo. Es lo que se pide cuando la pregunta va sobre un equipo concreto.
Dónde falla en la práctica
Casi nunca en la ejecución. Las revisiones se hacen, porque suelen estar contratadas y el mantenedor las ejecuta. Falla en tres sitios distintos y siempre los mismos: el certificado que se queda en el correo de quien lo recibió, la periodicidad que se pasa de largo sin que nadie se entere hasta el año siguiente, y el histórico que hay que reconstruir a mano cada vez que alguien pregunta. Los tres tienen la misma causa: la prueba vive en sitios distintos del trabajo. Cuando el registro de la revisión y su documentación cuelgan del mismo activo, la inspección deja de ser un proyecto de una semana.
Hasta dónde llega esta página
Esto es una explicación general y no vale como asesoramiento. Qué normativa te aplica, con qué alcance y con qué periodicidad depende de tu instalación, de su uso, de su potencia o capacidad y de la comunidad autónoma, y lo determina quien tenga la competencia técnica y legal para hacerlo. Las periodicidades cambian, además, con las revisiones de los reglamentos. Si necesitas saber qué te toca, la respuesta buena la da un técnico competente o el organismo correspondiente, no una página web —ni esta ni ninguna otra—.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe custodiar las actas y los certificados?
El titular de la instalación, con independencia de quién haya hecho la revisión. Es una distinción que se descuida cuando el mantenimiento está externalizado y se descubre tarde: el día que hay una inspección, o simplemente el día que cambia el mantenedor, la documentación tiene que estar del lado de quien responde de la instalación y no en el archivo de una empresa con la que ya no se trabaja.
¿Cada cuánto hay que revisar cada instalación?
Depende de la instalación, de su potencia o capacidad, de su ubicación y de la normativa que le aplique, y por eso no existe un calendario universal que valga para todos. Lo que sí es común a todos los casos es el mecanismo: alguien con competencia técnica determina qué revisiones tocan y con qué frecuencia, y a partir de ahí se convierten en periodicidades planificadas con antelación suficiente.
¿Sirve el registro del GMAO como prueba ante una inspección?
Sirve para tenerlo todo localizado y demostrar qué se hizo, cuándo y quién lo hizo, que es lo que normalmente se pide. Lo que un sistema no puede hacer es sustituir a los certificados y actas que emite quien tiene la competencia para emitirlos: los guarda, los relaciona con su instalación y avisa antes de que caduquen, pero no los genera.
¿Qué es el mantenimiento legal?
El conjunto de revisiones que una instalación está obligada a pasar por reglamento, con una periodicidad y un alcance que no decide el titular. Además de hacerlas, hay obligación de conservar la prueba documental.
¿Quién es responsable si no se hace, el titular o el mantenedor?
Con carácter general responde el titular de la instalación, aunque el trabajo lo ejecute una empresa contratada. El mantenedor responde de ejecutar lo contratado. Por eso conviene que el calendario y los certificados estén del lado del titular.
¿Qué instalaciones están afectadas?
Depende del uso y el tamaño del edificio, pero casi siempre aparecen protección contra incendios, instalaciones térmicas, baja tensión, aparatos elevadores y prevención de legionela. Qué te aplica exactamente lo determina un técnico competente.
¿Qué hay que conservar?
El registro de cada revisión con su fecha y su alcance, los certificados y actas emitidos, quién la ejecutó y, cuando la norma lo exige, su acreditación vigente en esa fecha. Y el histórico por instalación, que es lo que se pide cuando la pregunta va sobre un equipo concreto.
¿Un software me garantiza cumplir?
No, y desconfía de quien lo prometa. Cumplir es de la empresa. Lo que hace un sistema es que las revisiones se planifiquen solas, se ejecuten con un alcance definido y dejen registro suficiente para poder demostrarlo.
¿Podrías demostrarlo mañana?
En la demo damos de alta un par de tus revisiones obligatorias y vemos qué saldría si alguien te lo pidiera hoy.