Usa tu ERP con la app móvil de GMAO CLOUD

Hay una escena que se repite en casi todas las empresas que hacen mantenimiento: alguien en oficina, con el parte de papel delante, tecleando en el ERP lo que un técnico ya escribió por la mañana. Las horas, el material, el cliente, la referencia. Es un trabajo que no añade nada, que introduce errores y que retrasa la factura varios días.

El objetivo de conectar la app móvil con el ERP es eliminar esa escena. No es un proyecto tecnológico complicado; lo complicado es lo de antes, que es decidir qué sistema manda en cada dato.

Primero: quién manda en qué

Una integración que se limita a copiar registros de un lado a otro acaba generando más trabajo del que ahorra. Aparecen clientes duplicados, artículos que no casan, y correcciones manuales en los dos sistemas.

La regla que evita casi todos esos problemas es sencilla de enunciar y hay que acordarla antes de escribir una línea de código: el ERP manda en clientes, artículos y tarifas; el GMAO manda en activos, intervenciones y consumos.

Tiene sentido si se piensa en quién crea cada cosa. El alta de un cliente nace en el circuito comercial, no en mantenimiento. Un consumo de repuesto nace cuando un técnico abre la caja, no cuando alguien lo factura. Con esa frontera clara, la integración se vuelve un asunto técnico. Sin ella, es una fuente permanente de discusiones.

Lo que el técnico registra en el móvil

Lo que va a viajar hacia el ERP se genera en campo. En la app de técnicos, sobre la propia orden de trabajo, el técnico arranca y para el cronómetro, consume material del almacén con su lote, cumplimenta el checklist del equipo, adjunta fotos y recoge la firma del cliente en la pantalla.

Dos detalles importan para la integración.

El primero es que esto funciona sin cobertura. Las órdenes, los activos y los documentos se guardan en el propio dispositivo, y cada acción entra en una cola que se vacía cuando vuelve la señal. Si algo falla al sincronizar no se pierde en silencio: queda marcado con el motivo. Esto importa porque el mantenimiento ocurre en sótanos, naves y cuartos de máquinas, y una app que exija conexión no registra nada precisamente donde hay más trabajo.

El segundo es que los tiempos son medidos, no recordados. La diferencia se nota en la factura: las horas apuntadas de memoria al final del día siempre son menos que las reales.

Los conectores que existen

GMAO CLOUD tiene conectores en producción —funcionando en instalaciones reales, no en una lista de intenciones— con varios sistemas:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central y Navision, incluidas las variantes SOAP y con autenticación OAuth2, y una modalidad con varios extremos para grupos con más de una entidad.
• SAP, con exportación de órdenes de trabajo para el circuito de facturación y de costes.
• Sage X3, que importa clientes, direcciones y artículos.
• Holded, Factura Directa y QuickBooks, las opciones habituales cuando la contabilidad está en la nube.
• STEL Order, con conector propio.
• Libra, Golden, Progein y Freematica, sistemas de nicho muy implantados en sectores concretos.
• Microsoft SQL Server, con conexión directa a base de datos en varias modalidades, incluida una preparada para estructuras de grupo.

Conviene mirar el alcance de cada uno y no dar nada por supuesto: no todos hacen lo mismo en las dos direcciones. El caso de Sage X3 es el ejemplo claro, porque importa maestros pero no exporta órdenes de trabajo. El detalle está en la página de integraciones.

Y si tu sistema no está en la lista

Es el caso más frecuente, porque el software de gestión está muy repartido y muchas empresas trabajan con desarrollos hechos a medida hace años.

Para eso existe la API REST pública, que es la vía normal de una integración nueva y permite leer y escribir sobre el GMAO desde tu propio desarrollo. Además hay conexión por SOAP, acceso directo a SQL e intercambio por CSV y FTP, que siguen siendo la forma en que se comunican muchos sistemas veteranos y que resuelven más casos de los que parece.

Hay también un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD, pensado para cuando el cliente y su empresa de mantenimiento usan los dos el sistema: los trabajos pasan de un lado a otro sin salir a un fichero intermedio.

Lo que no hace falta cambiar

La pregunta que suele haber detrás de todo esto es si conectar el GMAO obliga a tocar el ERP. Normalmente no. La idea es justamente la contraria: quedarse con el ERP que ya funciona —con su contabilidad, su facturación y la gente que ya sabe usarlo— y añadir encima la parte que a los ERP les suele faltar, que es el trabajo en campo: el móvil sin conexión, el histórico por equipo, los checklists, la documentación con avisos de caducidad y el acceso para el cliente.

Una migración de ERP es un proyecto caro y con una curva de aprendizaje larga. Conectar dos sistemas que cada uno hace bien su parte, no.

Qué se puede seguir haciendo desde el ERP

Una duda razonable cuando el ERP lleva años funcionando es si el equipo de oficina tendrá que cambiar de herramienta. No necesariamente.

La API permite que la gestión siga ocurriendo donde ya ocurre para quien está acostumbrado a ese sistema —el alta del cliente, la creación del aviso, la consulta del estado— mientras la parte técnica ocurre en el GMAO y en el móvil. Lo que cambia de sitio es el registro del trabajo, no necesariamente el puesto desde el que se administra.

Donde el ERP se queda corto es donde entra el GMAO, y suele ser en las mismas cosas: el código QR pegado al equipo, los repuestos compatibles de cada componente, la documentación con avisos de caducidad, el histórico de intervenciones por activo y el acceso del cliente a sus propios partes. No son funciones que falten en el ERP por descuido: es que no son su materia.

Antes de empezar, tres preguntas

¿Qué dato tiene que viajar, y en qué dirección? Lo habitual es traer clientes y artículos del ERP y mandar hacia allí las órdenes cerradas con sus horas y consumos. Intentar sincronizarlo todo en ambos sentidos es la forma más rápida de complicar el proyecto.

¿Con qué frecuencia? Casi nunca hace falta tiempo real. Que las órdenes cerradas lleguen al ERP cada noche suele ser suficiente, y es mucho más barato de mantener.

¿Quién resuelve los conflictos? Habrá un cliente que exista dos veces y un artículo sin código. Conviene decidir antes quién lo mira y con qué criterio.

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