Varios almacenes
El central, el de cada delegación y el de la furgoneta de cada técnico. Cada uno con su encargado y su stock propio.
Funcionalidad
El repuesto que falta cuesta más que el que sobra
Una avería que espera una pieza multiplica el coste de la parada. Y un almacén lleno de material que nadie usa es dinero parado. El punto medio solo se encuentra sabiendo qué se consume de verdad.
¿Qué es la gestión de repuestos en mantenimiento?
Es el control del material que se consume al mantener: repuestos, consumibles, herramienta fungible y material de instalación. Se diferencia de un almacén comercial en dos cosas. La primera es que la demanda no la marca la venta sino la avería, así que no se puede planificar con una previsión de ventas: se planifica con el histórico de consumo por equipo. La segunda es que el coste no termina en la compra, porque cada pieza tiene que acabar imputada a la orden y al activo donde se puso; si no, no hay coste real de mantenimiento por máquina.
Cómo se descontrola un almacén de mantenimiento
Rara vez de golpe. Siempre por lo mismo.
- El técnico coge la pieza y no lo apunta, porque tenía prisa y el papel estaba en la oficina.
- El stock del sistema y el de la estantería llevan meses sin parecerse.
- Se compra por si acaso, porque nadie se fía del dato.
- Hay material duplicado con dos códigos distintos, uno por cada persona que lo dio de alta.
- Nadie sabe qué repuesto consume de verdad cada equipo, así que el stock mínimo es una intuición.
Qué controla el sistema
Lo justo para que el dato se mantenga solo, sin convertir el almacén en un trabajo aparte.
Consumo contra la orden
El material se imputa desde la propia orden de trabajo, también desde el móvil. Es el único momento en que el técnico lo va a registrar de verdad.
Lotes con caducidad
Para lo que la tiene: selladores, aceites, productos químicos, gases. Con su fecha de fabricación, su coste y su trazabilidad.
Stock mínimo por artículo
Cada referencia con su umbral, para que la falta se detecte antes de que haga falta y no cuando el técnico ya está en la instalación.
Coste y precio de venta
Precio de coste y precio al cliente por artículo, que es lo que permite valorar una orden y saber el margen del material.
Traspasos con aprobación
El técnico solicita material de otro almacén y el encargado lo autoriza. El movimiento queda registrado, no es una llamada.
Familias y referencias
Artículos agrupados por familia, con marca, modelo y referencia original del fabricante. Es lo que evita el mismo repuesto dado de alta tres veces.
Sincronizado con tu ERP
Los artículos pueden venir del ERP para no mantener dos maestros distintos de lo mismo.
El inventario se mantiene solo o no se mantiene
Todo sistema de almacén funciona el primer mes. Lo que decide si sigue funcionando al sexto es si registrar el consumo forma parte del trabajo o es un trámite añadido. Por eso el material se imputa desde la orden y desde el móvil, en el mismo momento en que el técnico cierra lo que ha hecho: si hay que volver a la oficina y abrir otra pantalla, no se hace. La consecuencia práctica es que el inventario deja de necesitar un recuento general anual para volver a cuadrar, y que el coste de cada intervención incluye el material de verdad y no una estimación.
De lo que falta a lo que se compra
Cuando el consumo está registrado, la compra deja de ser una decisión de estómago. El stock mínimo avisa de lo que hay que reponer, el histórico dice qué se consume de verdad para cada tipo de equipo y el pedido al proveedor sale de ahí en lugar de una lista hecha de memoria. En operaciones con contratos de disponibilidad, además, esto permite lo contrario de lo que suele pasar: en vez de acumular repuesto de todo por si acaso, tener localizado el crítico —el que para la línea— y prescindir del resto.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con el material que sobra de una intervención?
Que vuelve a stock, y ese retorno es el que casi nunca se registra. Es una de las causas más frecuentes de que el inventario teórico y el real dejen de parecerse: se imputan cinco piezas a la orden, se montan tres y las otras dos vuelven a la furgoneta sin que nadie lo apunte. Que devolver sea tan fácil como imputar es lo que mantiene el stock creíble a lo largo del tiempo.
¿Conviene llevar todo el material en el sistema o solo lo importante?
Lo que se imputa a las órdenes, que suele ser menos de lo que parece. Tornillería, consumibles y pequeño material generan un trabajo de control desproporcionado para el valor que tienen, y acaban desanimando al equipo sin aportar nada a cambio. Lo que sí merece la pena controlar es lo que tiene precio relevante, lo que hay que reponer con plazo y lo que no puede faltar cuando hace falta, que es un conjunto bastante más pequeño y bastante más manejable.
¿Qué hago con el material que se consume y nadie apunta?
Es el problema de fondo de casi todos los almacenes de mantenimiento, y no se resuelve con controles sino con fricción baja: si imputar una pieza desde el móvil cuesta dos toques dentro del parte que el técnico ya está rellenando, se imputa. Si obliga a entrar en otra pantalla al volver al taller, no se imputa, por muchas instrucciones que se den.
¿Puede cada técnico tener su propio almacén?
Sí. Se pueden definir tantos almacenes como haga falta —central, delegación, furgoneta— cada uno con su encargado y su stock, y mover material entre ellos con solicitud del técnico y aprobación del responsable.
¿El técnico puede imputar material desde el móvil?
Sí, desde la propia orden de trabajo y también sin cobertura, como el resto de la app de técnicos. Es lo que hace que el consumo se registre de verdad en lugar de aplazarse.
¿Controla caducidades?
Sí, para el material que se gestiona por lotes: cada lote lleva su código, su fecha de fabricación, su caducidad y su coste, con la trazabilidad de en qué órdenes se consumió.
¿Avisa cuando se acaba una referencia?
Cada artículo puede tener su stock mínimo, de modo que la falta se detecta antes de que un técnico se plante en la instalación sin la pieza.
¿Hay que mantener los artículos en dos sitios si ya los tengo en el ERP?
No. Los artículos pueden importarse desde el ERP mediante las integraciones disponibles, para que el maestro siga siendo uno solo.
Trae tu listado de repuestos
En la demo vemos cómo quedaría organizado y qué haría falta para que el stock cuadre sin inventarios generales.