Pedido con sus líneas
Artículos, cantidades y precios, con netos, impuestos y total calculados. El documento que se manda al proveedor sale de aquí.
Funcionalidad
Lo que se pide y lo que se necesita, en el mismo sitio
La compra de mantenimiento no la hace el departamento de compras: la desencadena una avería, un stock bajo o un técnico que llama desde una instalación. Y casi siempre se gestiona fuera del sistema.
¿Qué tiene de particular comprar para mantenimiento?
Que la demanda es irregular y casi nunca se planifica con antelación. En una compra de producción se sabe lo que se va a necesitar porque se sabe lo que se va a fabricar; en mantenimiento, la mitad de lo que se compra responde a algo que acaba de romperse. Eso tiene dos consecuencias prácticas: el pedido urgente es la norma y no la excepción, y buena parte del gasto se hace sin comparar precio porque corre prisa. Tener las compras dentro del sistema no elimina la urgencia, pero sí permite saber después en qué se fue el dinero y cuánto de ese gasto era evitable.
Dónde se va el control
Rara vez en el pedido grande. Casi siempre en el goteo.
- Un técnico compra en la ferretería de al lado y entrega el ticket dos semanas después.
- Nadie sabe si ese material ya estaba pedido, así que se pide otra vez.
- El pedido se hizo por correo y el proveedor dice que no le llegó.
- Llega el albarán y no hay forma de saber a qué avería correspondía.
- A final de mes el gasto en material no cuadra con lo consumido y nadie sabe explicar la diferencia.
Cómo funciona
Un pedido es un documento con estado, líneas y destino. Nada más, y nada menos.
Proveedor y destino
A quién se compra y a dónde va: el almacén que lo recibe o directamente la dirección donde se está trabajando.
Estados propios
Tu circuito: solicitado, aprobado, enviado, recibido parcialmente, cerrado. Los defines tú, como el resto del producto.
Entra en el almacén
Lo recibido alimenta el stock del almacén de destino, así que el inventario no se mantiene aparte.
Quién lo pidió
El usuario y el técnico que originaron la petición quedan en el pedido. Es lo que permite reconstruir por qué se compró aquello.
Albaranes y facturas adjuntos
La imagen del albarán en el propio pedido, no en una carpeta ni en el correo de alguien.
Recogida o envío
Marcar si el material se recoge en el proveedor cambia la logística del día, y conviene que sea un dato y no un mensaje.
Códigos del proveedor y tuyos
Referencia interna y externa en el mismo pedido, que es lo que hace posible cruzar con la factura sin adivinar.
La cadena que hay que cerrar
El valor de tener compras dentro no está en el pedido en sí, está en que la cadena quede completa: la avería genera la orden, la orden necesita un repuesto que no hay, el stock bajo genera el pedido, el pedido llega al almacén y el material sale del almacén hacia esa misma orden. Cuando ese recorrido está en un solo sistema, se puede responder a preguntas que normalmente nadie puede contestar: cuánto material se compró por urgencia frente a reposición planificada, qué proveedor entrega tarde de verdad y cuánto del gasto de mantenimiento del año se fue en piezas de equipos que ya convenía sustituir.
Lo que esto no pretende ser
Esto no es un módulo de aprovisionamiento de una empresa industrial ni sustituye al departamento de compras: no gestiona negociación de tarifas por volumen, ni homologación de proveedores, ni aprobación por niveles de importe según el organigrama. Si tu compra tiene esa complejidad, vive en el ERP y aquí solo llega lo que se consume. Lo que sí cubre, y cubre bien, es la compra que nace del mantenimiento: la que hoy se gestiona por correo y por WhatsApp y acaba apareciendo en la contabilidad sin que nadie pueda decir a qué avería correspondía.
Preguntas frecuentes
¿Merece la pena registrar el plazo de entrega de cada proveedor?
Sí, y es de los datos que más rápido se rentabilizan. El plazo real —no el prometido— es lo que determina qué hay que tener en stock y qué se puede pedir cuando haga falta. Con unos meses de histórico se ve enseguida qué referencias tardan de verdad, y esa lista suele ser la mitad de larga y bastante distinta de la que se tenía en la cabeza.
¿Cómo evito comprar dos veces lo mismo?
Haciendo que la necesidad nazca donde se detecta y quede visible para quien compra. Buena parte de las compras duplicadas en mantenimiento no salen de un descontrol de almacén sino de la falta de un sitio común: dos técnicos piden la misma pieza para la misma avería con dos días de diferencia porque ninguno sabía del otro. Cuando la petición va unida a la orden de trabajo, la duplicidad se ve antes de pedir.
¿Merece la pena pedir precio a varios proveedores en cada compra?
En mantenimiento correctivo urgente, casi nunca: el coste de la parada supera la diferencia. Donde sí se paga es en el material recurrente, el que se consume todos los meses y se compra por costumbre siempre al mismo sitio. Saber cuánto se gasta al año en cada referencia es lo que convierte esa conversación en algo concreto.
¿Sustituye al módulo de compras de mi ERP?
No, y no debería. Aquí se gestiona la compra que nace del mantenimiento: el repuesto que hace falta para una orden o la reposición de un stock bajo. La negociación de tarifas, la homologación de proveedores y la aprobación por niveles siguen en el ERP, con el que existen integraciones.
¿El material recibido entra solo en el almacén?
Sí. Lo recibido alimenta el stock del almacén de destino, de modo que no hay que mantener el inventario por separado ni cuadrarlo después a mano.
¿Puedo saber a qué avería correspondía una compra?
El pedido guarda quién lo originó y a qué almacén o dirección iba, y el material consumido se imputa a la orden concreta. Esa cadena es lo que permite reconstruir el gasto por avería y por activo.
¿Puedo adjuntar el albarán o la factura?
Sí, al propio pedido. Es la diferencia entre encontrar el documento en dos segundos y buscarlo en el correo de quien hizo la compra.
¿Se pueden definir estados de aprobación?
Sí. Los estados del pedido los defines tú, igual que los de las órdenes de trabajo, de modo que el circuito refleje cómo aprobáis las compras en vuestra empresa.
Cuéntanos cómo compráis hoy
En la demo recorremos una compra real, desde el técnico que la pide hasta el albarán, y vemos qué se estaría perdiendo.