Productividad: qué gana el equipo con un GMAO

Cuando se habla de productividad en mantenimiento se suele pensar en que la gente trabaje más rápido. Casi nunca es ahí donde está el problema. El tiempo se pierde entre trabajos: en desplazamientos mal encadenados, en visitas que hay que repetir, en buscar información que existe pero no está a mano y en pasar a limpio lo que ya se había escrito.

Este artículo recorre esos cuatro sumideros y qué los reduce, sin prometer porcentajes que nadie ha medido.

1. Los desplazamientos

Es la partida de coste más grande de casi cualquier operación de mantenimiento con técnicos en campo, y la que menos aparece en los análisis.

Dos cosas la reducen. La primera es que el técnico pueda ordenar sus órdenes por ruta usando el GPS desde la app, en lugar de atenderlas en el orden en que se las asignaron: cruzar la ciudad dos veces en un día es un coste que no se ve en ningún informe.

La segunda es la autoasignación. El técnico puede ver las órdenes de trabajo sin asignar y tomarlas él, porque sabe mejor que nadie si le pilla de camino y si lleva el material. Eso, además, quita de en medio el cuello de botella de tener a una persona repartiendo trabajo todo el día.

2. Las segundas visitas

Volver a una instalación porque faltaba la pieza, porque no se sabía qué modelo era el equipo o porque nadie tenía la llave del cuarto es tiempo que se paga dos veces: el desplazamiento y la hora del técnico.

El material. Una revisión que no se puede hacer porque falta el repuesto es una revisión no hecha. Los artículos llevan su stock mínimo, que avisa antes de quedarse sin ellos, y la furgoneta de cada técnico se puede dar de alta como almacén propio, que es donde de verdad está el material.

La información del equipo. En la app, el técnico tiene delante el histórico del activo, su documentación y las anomalías que quedaron abiertas la última vez, sin llamar a la oficina. Y como esos documentos se guardan en el dispositivo, siguen estando disponibles en un sótano sin cobertura.

Lo que quedó pendiente. La orden puede marcarse como pendiente de material y como que necesita volver. Sin esos estados, esos trabajos viven en una libreta y se olvidan con una frecuencia notable: el cliente se acuerda antes que nosotros.

3. La búsqueda de información

Es el sumidero más difícil de ver porque se pierde en trozos de cinco minutos. Un técnico que llama para preguntar el modelo de una bomba. Alguien que busca en tres carpetas el plano del local. El parte del año pasado que un cliente reclama.

Lo que lo resuelve no es tener más carpetas: es que el documento cuelgue de la cosa a la que pertenece. En el gestor documental los documentos se asocian al activo, al cliente, a la dirección, a la orden, a la incidencia, al modelo de máquina o a la familia, entre otras entidades. Cuando alguien abre ese equipo, el manual está ahí.

Cada documento lleva además su visibilidad —quién lo ve: cliente, técnico, proveedor—, lo que convierte una decisión repetida en una configuración.

4. El trabajo administrativo

Aquí hay tres tareas que desaparecen enteras, no que se hacen más rápido.

Pasar el parte a limpio. Si el técnico registra en la propia instalación —cronómetro dentro de la orden, material consumido contra el almacén, checklist, fotos y firma del cliente en pantalla—, no hay nada que teclear después. El tiempo imputado es medido, no recordado, que además hace que lo que se factura se parezca a lo que costó.

Contar por dónde va cada cosa. Los estados de una incidencia pueden llevar su correo asociado, de forma que el cambio de estado avise solo al interesado. Y con su acceso propio, el cliente consulta el estado de sus órdenes, se descarga sus partes y ve sus próximos preventivos sin llamar. Buena parte de las llamadas que recibe una empresa de mantenimiento no piden nada: preguntan cómo va aquello.

Teclear lo mismo dos veces para facturar. Las órdenes cerradas con sus horas y su material son lo que necesita el ERP. En el catálogo de integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos y conviene comprobarlo antes.

5. El preventivo, que es productividad diferida

Lo anterior son minutos. Esto son horas, y se notan más tarde.

Una avería cuesta bastante más que la revisión que la habría evitado: el desplazamiento urgente, la parada, el repuesto sin plazo de entrega y el trabajo hecho con prisa. El mantenimiento preventivo generado automáticamente a partir de la periodicidad —con su técnico, su fecha y comprobando antes si es festivo o si esa persona está disponible— es lo que convierte un plan en algo que ocurre.

Y su efecto se puede vigilar: la proporción de horas de preventivo frente a correctivo es el indicador que mejor describe si una operación es proactiva o reactiva.

6. Lo que se gana al planificar con la carga a la vista

Hay una pérdida de productividad que no es de nadie en concreto y que aparece en casi todos los departamentos: media plantilla desbordada y la otra media esperando. Nadie se entera hasta que alguien se queja o hasta que un trabajo llega tarde.

Con una lista de órdenes ordenada por fecha eso no se ve, porque la lista no tiene eje de personas. En el calendario y en la planificación en diagrama sí: se ve quién tiene la semana llena, quién tiene huecos y —lo más útil— qué trabajo no tiene dueño todavía, que es exactamente lo que se va a caer.

Y cuando hay que mover algo, que es todos los días, se arrastra a otro día. El criterio importa más de lo que parece: si actualizar el plan cuesta más que ignorarlo, se ignora, y entonces el sistema deja de reflejar la realidad.

Cómo saber si está mejorando

Sin cifras inventadas: las que salgan de tus propios datos. Los informes de horas por técnico y por cliente, imputaciones, tiempos de parada, desviación entre tiempo estimado y real y coste por equipo son los que dicen si algo ha cambiado.

El más útil al principio suele ser el de desviación entre estimado y real, porque casi siempre revela que hay un tipo de trabajo que se está presupuestando por debajo de lo que cuesta, y lleva años así porque nadie tenía el dato.

Una advertencia sobre el uso de estos datos

Sirven para dimensionar equipos, presupuestar mejor y repartir carga. No para vigilar a nadie. Un equipo que percibe que el sistema existe para controlarle deja de alimentarlo con precisión, y en cuanto eso pasa los informes dejan de valer para nada y la productividad que se quería medir se vuelve inmedible.

Si quieres ver esto sobre tu propia operación, puedes solicitar una demo.