Activos
Qué hay que mantener, dónde está y qué histórico acumula. Todo lo demás se apoya aquí.
Guía
La lista de funcionalidades no es la pregunta
Todos los GMAO tienen una lista larga y parecida. La pregunta útil es cuáles vas a usar tú, porque encender módulos que nadie toca no es gratis: complica la pantalla de quien sí trabaja.
Núcleo, según el caso y prescindible
Las funcionalidades de un GMAO se pueden ordenar en tres grupos y esa clasificación ahorra bastantes discusiones. Hay un núcleo que necesita cualquier operación, porque sin él no hay sistema: activos, órdenes de trabajo y una forma de que el técnico registre en campo. Hay un segundo grupo que depende de tu caso: almacén, presupuestos, portal de clientes, gestión de personal. Y hay un tercero que solo tiene sentido en operaciones concretas y que, encendido sin necesidad, solo añade ruido. La decisión no es qué ofrece el producto: es qué enciendes tú.
El núcleo, para cualquier operación
Si falta alguno de estos cuatro, no hay sistema que valga.
Órdenes de trabajo
La unidad donde se registran horas, materiales y evidencias. Es el sistema, en realidad.
App de campo
Porque el trabajo ocurre en la instalación. Si el registro exige volver a un ordenador, no se hace.
Preventivo
En cuanto hay algo que se repite, y siempre lo hay. Sin él, el sistema solo documenta incendios.
Según tu operación
Cuatro preguntas que deciden qué más necesitas.
¿Trabajas para terceros?
Entonces necesitas portal de clientes, presupuestos y coste por contrato. Si te mantienes a ti mismo, poco.
¿Consumes repuesto propio?
Si el material lo pone el cliente o lo compras por intervención, el almacén sobra. Si tienes stock, es imprescindible.
¿Tienes obligaciones normativas?
Entonces gamas de comprobación y documentación con caducidad dejan de ser opcionales.
¿Subcontratas parte del trabajo?
El portal de proveedores cambia por completo la trazabilidad de esa parte de tu operación.
Lo que conviene dejar apagado al principio
Casi todo lo demás. Una implantación que enciende quince módulos el primer día produce una herramienta que nadie entiende y un proyecto que nadie termina. Lo que funciona es arrancar con el núcleo, dejar que el equipo se acostumbre, y encender lo siguiente cuando alguien lo pida por una necesidad real. Proyectos, obras, recursos humanos, notificaciones avanzadas o integraciones son cosas que se incorporan mucho mejor a los tres meses, con el sistema ya en uso, que en la configuración inicial. La ventaja de que los módulos sean activables es justamente esa: poder no usarlos todavía.
Sobre la app, que es la que decide
Merece un párrafo propio porque es la funcionalidad que más determina si el proyecto sale bien y la que peor se evalúa en una demo. Lo que hay que mirar no es cuántas cosas hace, es qué hace sin cobertura, cuántos toques cuesta cerrar una orden y si el técnico puede usarla con una mano. Una app que exige conexión convierte en excepción el sesenta por ciento de las intervenciones —sótanos, naves, cuartos de máquinas— y las excepciones se gestionan en papel. Si solo puedes evaluar una cosa a fondo, que sea esta.
En qué orden hacen falta
Un catálogo de funcionalidades da la impresión de que todas pesan lo mismo, y no es así: hay un orden en el que se necesitan y saltárselo es la causa más frecuente de tener que rehacer el trabajo. Primero hacen falta los activos, porque sin ellos no hay nada a lo que colgar el trabajo ni sobre lo que acumular histórico. Después la orden de trabajo y el registro del correctivo, que es lo que ya está pasando y no hay que inventar. Cuando eso funciona solo, entra el preventivo, y entra con la ventaja de que ya hay meses de datos para decidir qué merece plan y con qué frecuencia. Almacén, compras y presupuestos llegan cuando el volumen los justifica. Y los informes van al final, no porque sean menos importantes sino porque necesitan que todo lo anterior lleve tiempo funcionando: un cuadro de mando sobre tres semanas de datos no informa, entretiene.
Las que parecen imprescindibles y casi nunca lo son
Hay funcionalidades que aparecen en todas las comparativas, impresionan en una demostración y luego no se usan. El mantenimiento predictivo con sensores es la más clara: tiene sentido en un puñado de equipos muy críticos y muy caros, y en la mayoría de las operaciones la inversión rinde mucho menos que hacer bien el preventivo básico. Los cuadros de mando configurables al detalle suelen acabar en dos gráficos que nadie cambió desde el primer mes. Los flujos de aprobación con varios niveles funcionan donde ya existían en papel y se abandonan donde se inventaron con el sistema. La regla útil al evaluar no es si la funcionalidad existe, sino si hoy hacéis eso de alguna manera, aunque sea mal. Lo que ya se hace de alguna manera se puede trasladar; lo que no se hace en absoluto rara vez empieza a hacerse porque haya una pantalla para ello.
Preguntas frecuentes
¿Necesito todos los módulos desde el principio?
Casi nunca, y activarlos todos el primer día es contraproducente: multiplica las decisiones de configuración que hay que tomar sin experiencia de uso y llena la interfaz de opciones que nadie va a tocar. Lo razonable es empezar por lo que se va a usar desde la primera semana y activar el resto cuando el volumen lo pida.
¿Qué funcionalidades necesita un GMAO como mínimo?
Cuatro: inventario de activos, órdenes de trabajo, aplicación de campo para el técnico y mantenimiento preventivo. Sin alguna de ellas no hay sistema que sostenga el resto.
¿Hay que encender todos los módulos?
No, y encenderlos todos el primer día es un error común. Lo que funciona es arrancar con el núcleo y añadir lo siguiente cuando alguien lo pida por una necesidad real.
¿Cuál es la funcionalidad más importante?
La aplicación de campo, porque es la que decide si el registro ocurre. Y dentro de ella, lo que hace sin cobertura: si exige conexión, el sesenta por ciento de las intervenciones se gestionan en papel.
¿Cómo sé qué necesito?
Con cuatro preguntas: si trabajas para terceros, si consumes repuesto propio, si tienes obligaciones normativas y si subcontratas parte del trabajo. Las respuestas determinan casi todo lo demás.
Te decimos qué no necesitas
En la demo miramos tu operación y marcamos qué módulos tienen sentido y cuáles puedes dejar para más adelante.