Inventario por edificio
Cada centro con sus instalaciones y sus equipos, que es lo que permite saber qué hay y en qué estado, no solo cuánto vale.
Administración pública
El patrimonio es mucho y disperso, y el presupuesto se justifica
Colegios, polideportivos, centros culturales, edificios administrativos, alumbrado y mobiliario urbano. Repartido por todo el término municipal, mantenido en buena parte por contratas, y con la obligación de explicar en qué se ha gastado el dinero.
Para quién es
Para ayuntamientos, diputaciones, organismos autónomos y empresas públicas que gestionan edificios e infraestructuras propias, y para las empresas adjudicatarias de contratos de mantenimiento municipal. Los dos lados del mismo contrato tienen el mismo problema: uno necesita demostrar lo que hizo y el otro comprobarlo.
Lo que complica el mantenimiento municipal
Más el reparto de responsabilidades que la técnica.
- El patrimonio está inventariado a efectos contables, pero no a efectos de mantenimiento.
- Los avisos llegan por registro, por teléfono, por redes sociales y por un concejal.
- Buena parte del trabajo lo ejecutan contratas distintas, cada una con su forma de informar.
- Cuando acaba un contrato, el conocimiento de lo que se hizo se va con la empresa saliente.
- Hay que justificar el gasto por edificio y por partida, y esa información no existe junta.
Qué resuelve
Un inventario útil, un circuito de avisos y control real de las contratas.
Todos los avisos, una cola
Vengan por donde vengan, acaban en la misma lista con su responsable y su plazo. Incluido lo que entra por correo.
Las contratas, dentro
Cada adjudicataria entra por un portal acotado, recibe sus trabajos y registra lo ejecutado. El parte se queda en el ayuntamiento.
Lo obligatorio, planificado
Revisiones reglamentarias de cada edificio con su periodicidad y su prueba, en lugar de depender de que la contrata se acuerde.
Gasto por edificio
Coste imputado a su centro y a su activo, que es como se justifica el presupuesto y como se prepara el del año siguiente.
La documentación se queda
Certificados, actas y manuales colgados del edificio. Cuando cambie la adjudicataria, siguen ahí.
El cambio de contrata es el momento de la verdad
Cada pocos años sale a licitación el contrato de mantenimiento y entra una empresa nueva. Si el histórico vivía en el sistema de la saliente, el ayuntamiento empieza de cero: nadie sabe qué se revisó el año pasado, qué equipos dieron problemas ni dónde están los certificados. Esa pérdida no es inevitable, es una consecuencia de dónde se guardó la información. Cuando la adjudicataria trabaja dentro del sistema del titular, el cambio de contrata deja de ser una amnistía y pasa a ser lo que debería: un cambio de proveedor sobre un patrimonio que sigue documentado. Es además lo que permite que la nueva empresa arranque sabiendo lo que hay.
El aviso del ciudadano también es un aviso
Una farola fundida comunicada por un vecino y una revisión de la caldera de un colegio son cosas muy distintas, pero las dos acaban siendo trabajo que alguien tiene que hacer y justificar. Meterlas en el mismo circuito —con su tipo, su prioridad y su responsable— permite dos cosas que hoy cuestan mucho: responder al ciudadano con algo más que un acuse de recibo, y saber cuánto del esfuerzo del servicio se va en atender lo que llega frente a lo que estaba planificado. Ese reparto suele ser el argumento más sólido a la hora de defender una ampliación de medios.
El histórico sobrevive al contrato
En la administración el mantenimiento suele prestarlo una empresa adjudicataria durante unos años, y después viene otra. Ese ritmo tiene una consecuencia que se descubre siempre tarde: si el sistema donde se registra el trabajo es el de la contrata, el histórico se va con ella. La administración se queda con las facturas y con los informes que le entregaron, y pierde lo único que realmente permite gestionar el patrimonio a largo plazo, que es saber qué se ha hecho en cada edificio y en cada instalación durante los últimos diez años. Cuando el sistema es del titular y la contrata trabaja dentro, el cambio de adjudicatario deja de ser una pérdida de memoria: la empresa entrante encuentra el estado real de las instalaciones el primer día en lugar de reconstruirlo durante seis meses.
Presupuesto anual y mantenimiento no encajan solos
El ciclo presupuestario anual encaja mal con el mantenimiento, que es una actividad continua con necesidades que no respetan el ejercicio. El resultado habitual es conocido: obras y reposiciones concentradas al final del año para no perder crédito, y meses enteros en los que solo se atiende lo urgente. Lo que ayuda no es cambiar el ciclo, que no depende de nadie, sino llegar a la elaboración del presupuesto con datos en lugar de con el importe del año anterior más un porcentaje. Saber qué instalaciones concentraron el gasto, qué equipos están dando síntomas de agotamiento y qué revisiones obligatorias vencen el año que viene convierte una partida heredada en una petición que se puede defender y, sobre todo, justificar.
Preguntas frecuentes
¿Puede convivir con la plataforma de contratación y con el ERP municipal?
Sí, y es lo habitual: cada sistema conserva lo suyo. El expediente y la factura viven donde les corresponde, y el sistema de mantenimiento guarda lo que ninguno de los dos guarda, que es el estado de las instalaciones y el histórico de lo que se ha hecho en ellas. Cuando hace falta que los datos viajen entre ambos, se conectan.
¿Sirve si el mantenimiento lo hacen empresas adjudicatarias?
Sí, y es el caso más habitual. Cada contrata entra por un portal acotado a sus trabajos y registra lo ejecutado dentro del sistema, de modo que el histórico y la documentación se queden en la administración titular.
¿Qué pasa cuando cambia la empresa adjudicataria?
No se pierde nada, que es justo el problema que resuelve. El inventario, el histórico de intervenciones y los certificados siguen en el sistema del titular, y la empresa entrante arranca sabiendo lo que hay.
¿Puedo justificar el gasto por edificio?
Sí. Horas, materiales y desplazamientos se imputan a su centro y a su activo, de modo que el coste por edificio y por periodo salga del sistema en lugar de reconstruirse a mano.
¿Se pueden recoger los avisos de los ciudadanos?
Se pueden incorporar al mismo circuito de incidencias, con su tipo y su prioridad, incluidos los que llegan por correo electrónico. Así se responde con el estado real y se puede medir cuánto esfuerzo consume lo no planificado.
¿Está homologado para la contratación pública?
No hacemos afirmaciones sobre homologaciones ni sobre adecuación a un pliego concreto: eso depende de cada licitación y lo valora el órgano de contratación. Si necesitas documentación técnica para un expediente, te la facilitamos.
Empieza por unos pocos edificios
En la demo damos de alta un par de centros con sus instalaciones y vemos cómo quedaría el control de la contrata.