El activo concreto
No el centro ni la instalación: la máquina. Responde a «¿cuántas veces ha fallado esto?», que es la pregunta que da valor al resto.
Guía
Un parte sirve si responde preguntas dentro de dos años
No cuando se firma: entonces todo el mundo se acuerda de lo que pasó. El valor de un parte se cobra mucho después, y por eso se diseña pensando en quién lo va a leer sin contexto.
Qué es un parte de trabajo
Es el documento que recoge una intervención de mantenimiento: qué se pedía, sobre qué equipo, quién fue, qué hizo, cuánto tardó, qué gastó y con qué conformidad se cerró. En España se le llama indistintamente parte, orden de trabajo u OT. Su función no es informar de que algo se hizo —para eso basta un mensaje—: es dejar constancia suficiente para que alguien que no estuvo allí pueda entender qué ocurrió, y para que la suma de todos ellos diga algo sobre el equipo.
Los campos que no pueden faltar
Con la pregunta que responde cada uno.
El problema, como se describió
Lo que se pidió, con las palabras de quien avisó. Sirve para saber después si el aviso era lo que parecía.
Lo comprobado, punto por punto
Con sus valores cuando hay medición. «Revisado y correcto» no acredita alcance ninguno.
La solución y la causa
Qué se hizo y por qué había ocurrido. La causa es el campo que más se salta y el que permite que un correctivo evite el siguiente.
Tiempos reales
Desplazamiento y trabajo, separados. Sin esto no hay coste por intervención ni margen por contrato.
Material consumido
Con su referencia y su cantidad, imputado al almacén. Es la otra mitad del coste.
Evidencia y firma
Fotos del antes y el después y conformidad de quien recibe. Es lo que se enseña cuando alguien discute el trabajo.
Quién intervino
Con nombre, no con «el equipo». Si tres personas comparten usuario, este campo y todo lo que se calcula con él dejan de valer.
Por qué se rellenan mal
Casi nunca por dejadez. Un parte se rellena mal cuando se rellena tarde —al final del día, cuando los detalles ya se difuminaron—, cuando pide campos que no aplican a esa intervención y hay que inventarse algo, o cuando quien lo rellena no ve para qué sirve lo que escribe. Los tres problemas tienen solución de diseño: que se rellene donde ocurre el trabajo, que el modelo de parte dependa del tipo de activo en lugar de ser uno genérico para todo, y que el técnico vea el histórico que él mismo va construyendo, porque entonces empieza a escribir para su yo futuro.
Modelos distintos para trabajos distintos
Un parte genérico que vale para todo obliga a que sobre la mitad en cada intervención, y lo que sobra se ignora hasta que se ignora también lo que importa. Lo que funciona es tener modelos por tipo de trabajo y por familia de activo, cada uno con sus comprobaciones y sus campos: la revisión de un extintor no pide lo mismo que la de una enfriadora, ni una avería eléctrica lo mismo que una fuga. Asociando el modelo a la familia o al modelo de equipo, cada orden llega con el suyo sin que nadie lo elija, que es la única forma de que esto se sostenga con cientos de activos.
La firma, y qué demuestra en realidad
La firma del cliente al pie del parte es una costumbre tan arraigada que rara vez se pregunta qué prueba exactamente. Prueba que alguien de ese centro estuvo presente y dio su conformidad a lo que dice el documento, que no es poco, pero no prueba que lo que dice el documento sea completo. Por eso lo que de verdad sostiene una reclamación no es la firma sino lo que hay encima de ella: la fecha y la hora reales, el equipo concreto, qué se encontró, qué se hizo y con qué material. Una firma sobre un parte que dice «revisado» no aporta nada el día que hay una discusión. Y hay un matiz práctico que conviene resolver antes de que ocurra: cuando el responsable no está en el centro el día de la intervención, la alternativa a firmar en un papel que ya nadie va a buscar es que lo confirme después desde su propio acceso, que es aportar la misma conformidad con mejor rastro.
Cómo se diseña un modelo que la gente rellena
Un modelo de parte se diseña desde el final: qué preguntas vas a querer responder dentro de dos años. Si vas a querer saber cuántas veces falló una pieza concreta, tiene que haber un campo para la pieza y no un texto libre donde cada uno la llame de una forma. Si vas a querer comparar tiempos, la hora de inicio y fin tienen que ser obligatorias. Y si no vas a mirar nunca un campo, ese campo sobra, porque cada casilla que no se usa es una excusa más para no rellenar el parte. El error habitual es el contrario: diseñarlo desde el principio, añadiendo todo lo que se nos ocurre que podría ser interesante, y acabar con un formulario que el técnico rellena a medias y del que solo se aprovechan tres campos.
Preguntas frecuentes
¿Qué campos debe tener un parte de trabajo?
El activo concreto, el problema tal y como se describió, lo comprobado punto por punto, la solución y la causa, los tiempos reales separando desplazamiento, el material consumido, la evidencia con firma y quién intervino con nombre.
¿Tenéis plantillas descargables?
No publicamos plantillas en papel, porque un parte en papel arrastra los problemas que tiene un parte en papel: llega tarde, se transcribe y no se puede analizar. Lo que sí hacemos es montar tu modelo en el sistema a partir del que uses hoy.
¿Por qué se rellenan mal los partes?
Porque se rellenan tarde, porque piden campos que no aplican y porque quien los rellena no ve para qué sirven. Los tres se resuelven con diseño: registro en el sitio, modelos por tipo de activo e histórico visible para el técnico.
¿Hace falta un modelo distinto por tipo de trabajo?
Sí, y es lo que separa un sistema que se usa de uno que se rellena a medias. El modelo se asocia a la familia o al modelo de equipo y cada orden llega con el suyo sin que nadie lo elija.
Trae tu parte actual
En la demo lo pasamos a modelo digital y lo ejecutamos desde el móvil, para ver qué cambia respecto al papel.