Qué cambia en un año con un GMAO

La mayoría de las expectativas sobre un sistema de mantenimiento fallan en el cuándo, no en el qué. Se esperan a los dos meses cosas que llegan al año, y se da por perdido a los tres meses algo que estaba funcionando.

Este es el recorrido realista de un primer año.

Semanas 1 a 4: configurar

No pasa nada visible, y es normal. Se dan de alta los activos críticos con sus familias, se escriben las gamas de comprobación por familia y se definen las periodicidades.

Lo único que hay que vigilar aquí: que el alcance sea pequeño. Empezar por el inventario completo es el error que más proyectos deja a medias.

Mes 2: las primeras órdenes

El preventivo empieza a generar órdenes de trabajo solo, con responsable y fecha. Es el primer momento en que el sistema hace algo que antes hacía una persona.

Y empiezan las quejas del equipo, que son buena señal si son concretas: un campo que estorba, un aviso que molesta. Significa que lo están usando.

Lo que se nota ya: el técnico deja de llamar a la oficina para preguntar el histórico de un equipo.

Mes 3: el primer dato incómodo

Aquí aparece casi siempre la misma sorpresa: las horas reales no son las que se pensaba. Con el cronómetro dentro de la orden, la desviación entre lo estimado y lo real sale a la luz, y suele haber un tipo de trabajo que se estaba presupuestando por debajo de su coste.

También se ve el primer porcentaje de plan ejecutado. Si está bajo, no es indisciplina: casi siempre es que el plan pide más horas de las que hay.

Lo que hay que hacer: recortar el plan hasta que sea ejecutable. Un plan cumplido al 80 % sobre lo que importa vale más que uno cumplido al 40 % sobre todo.

Meses 4 a 6: el almacén y los vencimientos

Con las órdenes cerrándose con soltura, tiene sentido activar el consumo de material —que pasa a ser consecuencia de cerrar la orden— y el stock mínimo en almacenes y artículos.

Y cargar lo que caduca: certificados, contratos y seguros con su fecha en el gestor documental, que avisa antes de vencer. Es media tarde de trabajo y de lo que antes se rentabiliza.

Lo que se nota: menos segundas visitas por falta de material.

Meses 6 a 9: las anomalías empiezan a decir algo

Con varios ciclos de revisión hechos, el informe de anomalías deja de estar vacío. Y empieza a poder responderse la pregunta útil: si las comprobaciones están mirando donde falla.

Si las averías se concentran en un componente que no está en el checklist, más visitas no van a cambiar nada: hay que cambiar el checklist.

Lo que hay que hacer: la primera revisión trimestral en serio, con los indicadores delante.

Meses 9 a 12: las decisiones

Aquí llega lo que justifica el proyecto. Con un año de histórico:

El coste acumulado por activo permite decidir si un equipo se repara otra vez o se sustituye. Y el aviso por coste de reposición —cuando el gasto acumulado supera el porcentaje configurado— pone la cifra delante cuando toca.

Las periodicidades se pueden corregir en las dos direcciones: subir donde avería entre revisiones y bajar donde llevan varios ciclos sin una sola anomalía.

La rentabilidad por contrato deja de ser una estimación.

Lo que se nota desde la primera semana

Antes de todo lo anterior hay tres efectos inmediatos que no dependen de tener histórico y que conviene destacar, porque son los que mantienen la moral del equipo durante los primeros meses.

El técnico deja de llamar a la oficina. Tiene el histórico del equipo, su documentación y las anomalías abiertas en el móvil, y funciona sin cobertura.

Deja de pasar partes a limpio. El registro ocurre en la instalación: cronómetro, material, checklist, fotos y firma. Al cerrar, ya está.

El cliente deja de llamar para preguntar. Con su acceso propio ve el estado de sus órdenes, descarga sus partes y consulta sus próximos preventivos.

Ninguno de los tres aparece en un informe, y los tres se notan el primer día.

Lo que tarda más de un año

El MTBF con sentido. Necesita varios ciclos de fallo para significar algo.

La proporción de preventivo frente a correctivo. Es el indicador más honesto precisamente porque tarda: no se puede maquillar en un trimestre.

El efecto en la vida útil de los equipos. Se ve en años, no en meses.

Lo que no llega si no se corrige

Tres cosas que, si no se atajan pronto, hacen que el año no dé lo que podría.

Si el registro no ocurre en campo, los datos existen pero no son fieles, y todo lo de los meses 6 a 12 describe una realidad que no pasó.

Si las anomalías no se convierten en trabajo, el técnico deja de registrarlas a la tercera vez, y el informe que más valor tenía se queda vacío.

Si se cierran órdenes que no se hicieron para que el plan aparezca cumplido, el porcentaje dirá 100 % y el correctivo no bajará, sin que nadie entienda por qué.

El segundo año

Conviene mencionarlo porque cambia el tipo de valor que da el sistema.

El primer año se usa sobre todo para ordenar: que el trabajo se genere, se registre y no se pierda. El segundo se usa para decidir, porque ya hay series con las que comparar periodos completos.

Ahí aparecen las conversaciones que valen más: qué equipos han dejado de merecer la pena, qué modelo falla sistemáticamente en toda la red, qué contratas cumplen plazos y cuáles no, y cuánto se está gastando de más por sobremantenimiento.

Por eso importa tanto que el registro sea fiel desde el primer mes: los datos de las primeras semanas son la línea base del segundo año, y no se pueden reconstruir.

Qué mirar cada mes

Solo dos cosas, para no perderse: el porcentaje de plan ejecutado y las órdenes vencidas sin cerrar. Con esas dos se detecta pronto casi todo lo que puede torcerse.

El resto de informes, al trimestre.

Y una advertencia sobre cómo se usan: esos dos indicadores sirven para dimensionar y corregir el plan, no para evaluar al equipo. En cuanto el cumplimiento se convierte en objetivo personal, la vía más corta no es ejecutarlo mejor, es cerrar órdenes que no se hicieron. Y entonces el primer año no habrá servido para nada.

Si quieres ver cómo sería el arranque en vuestro caso, puedes solicitar una demo.