Pon el móvil en modo avión
Y pide cerrar una orden entera: estado, horas, material, checklist y firma. Es la prueba que más productos suspenden.
Guía
La app es la parte que peor se evalúa y la que más decide
En una demo la enseña alguien que la conoce, con buena cobertura, sin guantes y sin prisa. Es decir, en ninguna de las condiciones en las que se va a usar.
Por qué la app decide el proyecto
Porque es donde ocurre el registro, y el valor de un GMAO es exactamente proporcional a la calidad del registro. Toda la configuración, todos los informes y toda la integración que montes descansan sobre partes que alguien rellena en una instalación, muchas veces con prisa y a menudo sin cobertura. Si esa parte falla, lo demás no existe: tendrás un sistema muy completo alimentado con datos incompletos. Por eso la app merece más atención en la evaluación de la que suele recibir, que normalmente es una pantalla en una presentación.
Qué probar, y cómo
Seis pruebas que se pueden hacer en una demo y que separan bastante.
Cuenta los toques
Cuántos hacen falta desde abrir la app hasta cerrar una orden sencilla. Multiplícalo por las intervenciones de un día.
Busca el histórico del equipo
Cuántos pasos cuesta ver qué se hizo la última vez. Si son más de dos, el técnico no lo va a mirar.
Abre un manual sin conexión
La documentación técnica tiene que estar en el dispositivo, no detrás de una descarga.
Rellena un checklist largo
Con veinte puntos y una foto. Es donde se nota si la pantalla está pensada para trabajar o para enseñar.
Imputa material
Con búsqueda de artículo incluida. Si cuesta, el técnico no lo apuntará y tu coste por orden será ficción.
La pregunta del offline, con precisión
Casi todos los productos dicen que funcionan sin conexión, y significa cosas muy distintas. Hay que preguntar tres cosas concretas. Qué se guarda en el dispositivo: ¿solo la orden abierta, o las órdenes, los activos y los documentos? Qué acciones se pueden hacer sin señal: ¿solo escribir texto, o también cambiar estado, consumir material y firmar? Y qué pasa si algo falla al sincronizar: ¿se pierde, se reintenta, o queda marcado con el motivo para que alguien lo vea? La tercera es la que más distingue, porque es la que revela si el producto ha pensado en el caso malo o solo en el bueno.
Y una prueba que no es técnica
Que la use un técnico tuyo, no tú. Cinco minutos con la aplicación en manos de quien va a trabajar con ella dicen más que una hora de demo bien contada, porque hará justo lo que hace en su día a día: buscar rápido, escribir poco y entender la pantalla sin que nadie se la explique. Si le cuesta, va a costarle a todo el equipo, y ningún argumento de la oficina va a arreglarlo. Es además la forma más barata de conseguir que el proyecto tenga un aliado dentro del equipo desde antes de empezar.
Qué distingue una app de campo de una aplicación de gestión reducida
Muchas de las aplicaciones que se venden como app de mantenimiento son la pantalla de escritorio metida en un móvil, y se nota a los dos minutos: menús anidados, formularios largos, listados que hay que filtrar. Una herramienta pensada para campo se reconoce por cosas concretas. Se abre directamente en el trabajo de hoy, sin que haya que buscarlo. Los botones son grandes porque se usan con guantes y con una mano. Rellena sola todo lo que el sistema ya sabe, de modo que el técnico solo introduce lo que solo él puede saber. Funciona sin cobertura, porque los sitios donde hay que hacer mantenimiento son justamente los sitios sin señal. Y no pide confirmar tres veces nada. Ninguna de esas características aparece en una tabla comparativa de funcionalidades, y todas juntas deciden si la app se usa o se queda en el bolsillo.
El dato que se captura donde ocurre es otro dato
Hay una diferencia de calidad, no solo de comodidad, entre registrar el trabajo en el momento y transcribirlo por la tarde. La hora es la real y no la aproximada. La foto existe, porque hacerla allí cuesta dos segundos y volver a hacerla no es posible. La lectura es la que marcaba el instrumento y no la que se recuerda. El material es el que se consumió y no el que se cree que se consumió. Y sobre todo, aparece el detalle que nadie transcribe: lo que se encontró de paso, lo que conviene revisar la próxima vez, el aviso de que esa pieza está al límite. Ese detalle es exactamente el que convierte un histórico en algo útil dentro de dos años, y es el primero que se pierde cuando el registro ocurre en otro momento y en otro sitio.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta que los técnicos tengan móvil de empresa?
No necesariamente, y conviene decidirlo explícitamente en lugar de dejarlo pasar. El móvil de empresa evita la conversación sobre datos personales y sobre qué ocurre cuando alguien se va; el dispositivo propio abarata el arranque. Lo que no funciona es no decidirlo, porque entonces conviven las dos cosas y nadie sabe qué pasa cuando se pierde un teléfono.
¿Qué hay que probar de una app de mantenimiento?
Cerrar una orden entera en modo avión, contar los toques que cuesta, buscar el histórico del equipo, abrir un manual sin conexión, rellenar un checklist largo e imputar material.
¿Qué significa exactamente «funciona offline»?
Depende del producto, y por eso hay que preguntar tres cosas: qué se guarda en el dispositivo, qué acciones se pueden hacer sin señal y qué pasa si algo falla al sincronizar. La tercera es la que más distingue.
¿Quién debería probar la app?
Un técnico tuyo, no tú. Cinco minutos en manos de quien va a usarla dicen más que una hora de demo, y de paso el proyecto gana un aliado dentro del equipo.
¿Por qué importa tanto?
Porque el valor de un GMAO es proporcional a la calidad del registro, y el registro ocurre en la app. Si esa parte falla, tendrás un sistema muy completo alimentado con datos incompletos.
Pruébala en modo avión
En la demo ponemos el móvil sin cobertura y cerramos una orden entera. Es la prueba que te recomendamos hacer con todos los proveedores.