Gestionar equipos de trabajo con un GMAO

Planificar personas es más difícil que planificar máquinas, porque las personas tienen turnos, vacaciones, jornadas distintas y un día malo. Y porque el trabajo de mantenimiento no se reparte de forma uniforme: hay semanas con tres preventivos y semanas con veinte averías.

Lo que un GMAO aporta aquí no es un software de recursos humanos —conviene decirlo pronto, porque es la expectativa equivocada más común— sino la parte de personal que hace falta para poder planificar el trabajo con la realidad delante.

Equipos, y quién responde de cada uno

Lo primero es que la estructura exista en el sistema. Los técnicos se agrupan en equipos con su responsable, y eso permite dos cosas: asignar trabajo a un equipo en lugar de a una persona concreta, y que cada jefe de equipo vea lo suyo sin tener delante el trabajo de toda la empresa.

Es un detalle que se nota mucho cuando la plantilla pasa de diez personas: una lista de trescientas órdenes abiertas no es información, es ruido.

Ver la carga antes de repartir

El patrón que se repite en casi todos los departamentos es el mismo: media plantilla desbordada y la otra media esperando, y nadie se entera hasta que alguien se queja.

El calendario muestra qué hay cada día y de quién es, y la planificación en diagrama permite ver la carga de cada técnico a lo largo de las semanas. Lo más útil de esa pantalla no es lo que está asignado: es lo que no lo está, porque lo que no tiene dueño es lo que se va a caer. Se puede distinguir por color el trabajo sin técnico asignado precisamente para eso.

Cuando hay que mover algo —y siempre hay que mover algo— se arrastra a otro día.

Que el técnico pueda tomar trabajo

Una de las funciones que más descarga a quien planifica y de las que menos se habla: la autoasignación. El técnico puede ver las órdenes que no tienen asignatario y tomarlas él.

Suena menor y cambia bastante el día a día. Quien está sobre el terreno sabe mejor que nadie si le pilla de camino, si tiene el material en la furgoneta y si le cuadra con lo que ya lleva. Y evita el cuello de botella de tener a una persona repartiendo trabajo todo el día.

En la misma línea, desde la app el técnico puede ordenar sus órdenes por ruta usando el GPS, para no cruzar la ciudad dos veces. La partida de coste más grande de casi cualquier operación de mantenimiento es el desplazamiento, y esa es la palanca directa sobre ella.

Turnos, jornadas, vacaciones y festivos

Planificar sin esta información produce planes que no se pueden ejecutar. En GMAO CLOUD existen turnos con sus técnicos asignados, jornadas con sus horas, vacaciones con sus tipos y festivos.

Eso tiene una consecuencia concreta y muy útil: antes de generar una orden preventiva, el sistema comprueba si ese día es festivo y si el técnico está disponible. Programar una revisión para el 15 de agosto o para alguien de vacaciones deja de ser posible.

También hay avisos de horas de jornada, que sirven para detectar desviaciones antes de que se conviertan en un problema de convenio o de coste.

Horas reales, por técnico y por cliente

Sin tiempos medidos no se puede gestionar un equipo, solo supervisarlo. Las horas apuntadas de memoria al final del día siempre salen a la baja, y con ellas el coste de una intervención es una suposición.

El cronómetro dentro de la propia orden resuelve eso. A partir de ahí, los informes de horas por técnico, horas por cliente, imputaciones, jornadas, ausencias y resumen por jefe de equipo permiten ver la realidad: quién está cargado, dónde se va el tiempo, y qué trabajos cuestan el doble de lo que se factura.

Un aviso sobre el uso de esos informes: sirven para dimensionar y para presupuestar, no para vigilar. Un equipo que percibe que el sistema existe para controlarle deja de alimentarlo con precisión, y entonces los informes dejan de valer para nada.

Las licencias, que condicionan todo lo anterior

Hay un detalle de modelo de precio que afecta directamente a la gestión de equipos. Si el software se paga por usuario, dar de alta a un técnico nuevo, a un becario o a una subcontrata es una decisión económica, y aparece la tentación de compartir cuentas.

En cuanto dos personas firman con el mismo usuario, los informes por técnico dejan de significar nada y el histórico deja de valer como prueba. En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes, que es lo que permite que cada trabajo quede a nombre de quien lo hizo.

Los medios, no solo las personas

Un equipo de trabajo necesita herramientas y equipos de protección, y los dos tienen control propio: la asignación por persona, la solicitud, la entrega y la caducidad de los EPI, con su aviso antes de que venzan.

Es la parte de gestión de personal que más se olvida y la que peor sienta cuando falla, porque no es un problema logístico: es un problema de responsabilidad.

Subcontratas: parte del equipo aunque no estén en nómina

En muchas operaciones, la mitad del trabajo lo hace gente que no es de casa. Si esas empresas trabajan fuera del sistema, quien planifica tiene media foto: ve lo propio con detalle y lo externo como una factura a final de mes.

Los proveedores se dan de alta con sus almacenes asociados y reciben las órdenes que les corresponden, de modo que lo que hacen se registra igual que lo propio: tiempos, material, documentación y firma. Existe además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD para cuando la subcontrata también lo usa, en los dos sentidos, de manera que el trabajo pasa de un sistema al otro sin fichero intermedio ni conciliación manual.

La ventaja de fondo no es el ahorro administrativo: es que la carga de trabajo que se ve en el calendario es la carga real, y no solo la parte que ejecuta la plantilla propia.

Por dónde empezar

Con la estructura mínima: equipos, responsables, jornadas y festivos. Con eso ya se puede planificar contra la realidad. Los turnos, las vacaciones y los EPI se añaden después, cuando el reparto de trabajo ya esté funcionando.

Si quieres verlo con vuestra estructura, puedes solicitar una demo.