GMAO para restauración y hostelería

En restauración el mantenimiento tiene una consecuencia inmediata que no tiene en otros sectores: si falla, el local no sirve. Una cámara que sube de temperatura es producto perdido; una campana de extracción parada es una cocina que no puede trabajar; un lavavajillas averiado un viernes es el servicio entero.

A eso se le suma que quien detecta el problema es personal de sala o cocina, que no es técnico y está en plena faena.

Los activos que de verdad importan

Conviene ordenarlos por consecuencia, no por precio.

El frío. Cámaras, armarios, abatidores, vitrinas. Es donde está el riesgo sanitario y el producto.

La extracción y la ventilación. Campanas, conductos, filtros y motores. Condiciona que se pueda cocinar y tiene su propia periodicidad de limpieza.

La cocción y el lavado. Hornos, fogones, freidoras, lavavajillas. Uso muy intensivo y muy desigual entre locales.

Las instalaciones. Electricidad, gas, agua caliente sanitaria, climatización de sala, protección contra incendios.

En la gestión de activos todos llevan su ficha con modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía y ubicación. Ese último dato paga solo el esfuerzo: en hostelería es muy frecuente pagar la reparación de un equipo que seguía cubierto porque nadie tenía la fecha a mano.

Y se agrupan por modelo y familia, que es lo que permite definir una vez la comprobación de un tipo de equipo y aplicarla a todos los locales.

Los registros de temperatura, con valores

Es la parte donde más se nota la diferencia entre un checklist de casillas y uno con números.

«Cámara 2: correcto» no vale. «−19,4 °C a las 08:15, por Fulano» sí, porque permite ver una tendencia y porque es lo que se enseña cuando alguien pregunta.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento. Se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—, así que una cadena con treinta locales no configura treinta protocolos.

Esos registros son los que dan soporte al plan de higiene del establecimiento. Dicho con precisión: el sistema registra y demuestra lo que se hizo; quien responde ante una inspección es el titular del local.

Que el encargado avise sin aprender un sistema

De la calidad de su aviso depende todo lo demás, y su interfaz debe ser abrir un aviso con una foto y ver el estado. Nada más.

Una incidencia puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en avisos. Lleva su tipo, su prioridad, el local, el equipo afectado y quién la tramita, y cada estado puede llevar su tiempo máximo.

En una cocina esa diferencia son horas, y las horas son servicio. Que lo vencido aparezca en una lista en vez de descubrirse cuando el encargado vuelve a llamar es, en la práctica, el indicador de calidad del servicio de mantenimiento.

El plan, con tres relojes distintos

La cocina no tiene un plan: tiene varios solapados. La limpieza de campanas y conductos va por su periodicidad; el frío tiene su revisión; los equipos de gas y electricidad, la suya normativa; y hay puestas a punto de temporada.

El mantenimiento preventivo admite varios periodos a la vez sobre el mismo activo, y genera las órdenes de trabajo solo, comprobando antes si el día es festivo y si el técnico está disponible.

Y cuando el desgaste depende del uso más que del calendario —un lavavajillas de un local con cien cubiertos no es uno de trescientos—, el equipo puede llevar un contador de ciclos u horas con un límite y un porcentaje de aviso: al registrarse una lectura que supera el umbral, la orden se genera automáticamente.

Las ventanas de intervención

Un rasgo propio del sector: casi nada se puede hacer en horario de servicio. Las intervenciones van entre servicios, por la mañana temprano o en el día de cierre.

Por eso importa poder ver la carga en el calendario y mover el trabajo arrastrándolo. Si reprogramar cuesta más que ignorar el plan, el plan se ignora.

Los proveedores, que son casi todos

En hostelería prácticamente todo el mantenimiento lo hacen empresas externas, y normalmente una distinta para el frío, otra para la extracción, otra para la cocción y otra para el gas.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes que les corresponden, con sus tiempos, su material, su documentación y su firma, de modo que su trabajo queda en el mismo histórico. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión económica.

Sin eso, el titular tiene facturas pero no expediente, y no puede comprobar si se está haciendo lo que paga.

La documentación que se pide

Certificados de limpieza de conductos, revisiones de instalación de gas y electricidad, contratos de mantenimiento, fichas técnicas, control de plagas.

El gestor documental los cuelga del local, del activo, del proveedor o de la orden, decide quién los ve y les pone fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente.

En un negocio donde una inspección puede llegar sin avisar, ese recordatorio es probablemente lo que antes se rentabiliza de toda la implantación.

Si tienes varios locales

Es donde el sistema cambia más las cosas. Los informes por local permiten ver qué establecimientos concentran las averías —que casi nunca son los que uno supone—, qué modelo de equipo falla más en toda la red y cuánto cuesta mantener cada uno.

Esa última cifra cambia negociaciones: un modelo de abatidor que da problemas en quince locales deja de ser una anécdota y se convierte en un argumento con el fabricante.

Hay más sobre la gestión multisede en GMAO en una cadena de tiendas, y sobre el registro de temperaturas en GMAO para supermercados.

Por dónde empezar

Por el frío y la extracción de un par de locales, con sus checklists de temperatura y su periodicidad, y con sus proveedores dados de alta. En semanas hay registro real y se ve qué ajustar antes de extenderlo a toda la red.

Si quieres verlo con tus locales, puedes solicitar una demo.