GMAO CLOUD en las tiendas GAME

GAME gestiona el mantenimiento de su red de tiendas con GMAO CLOUD, y su caso sirve bien para explicar un problema que no tienen ni la industria ni los servicios a terceros: la persona que detecta la avería no es técnica, no trabaja para mantenimiento y tiene otras cinco cosas que hacer. Es el encargado de tienda, y de la calidad de su aviso depende todo lo demás.

A eso se suma la dispersión. Decenas o cientos de centros con instalaciones parecidas, atendidos casi siempre por proveedores distintos según la zona, y una central que necesita ver el conjunto sin quitarle autonomía a cada tienda.

Estas son las piezas que hacen que funcione.

Que el aviso entre bien desde la propia tienda

El primer punto donde se pierde información es la entrada. Si el encargado llama por teléfono o manda un WhatsApp, el aviso llega sin foto, sin saber qué equipo es y sin quedar registrado en ningún sitio contable.

Lo que cambia el resultado es darle su propio acceso. Desde el portal de clientes —que en una cadena se usa para los propios centros— el encargado abre una incidencia con su descripción, el equipo afectado y una foto, y después puede seguir en qué estado está sin llamar a nadie. Dos consecuencias: el aviso llega interpretable y las llamadas de seguimiento desaparecen.

La incidencia lleva su tipo y subtipo, su prioridad, el centro, la dirección y quién la tramita. Y cada estado puede llevar su tiempo máximo asociado, de forma que lo que se pasa de plazo se ve en una lista en lugar de descubrirse cuando el encargado vuelve a llamar.

Una configuración, muchos centros

La segunda pieza es no repetir trabajo. Las instalaciones de una cadena se parecen mucho entre sí: la misma climatización, las mismas cámaras, las mismas puertas automáticas, los mismos terminales.

En la gestión de activos los equipos se agrupan por modelo y por familia, y el checklist de comprobación se resuelve en cascada: si el activo concreto no tiene el suyo, se busca el de su modelo, después el de su subfamilia y después el de su familia. Eso permite definir una vez la gama de un tipo de equipo y desplegarla sobre todos los centros, afinando solo donde alguno tenga algo particular.

Con esa gama y una periodicidad, el preventivo genera sus órdenes solo para toda la cadena, comprobando antes si el día es festivo y si el técnico o el proveedor asignado está disponible.

Proveedores externos como parte del sistema

En retail buena parte del trabajo lo hace gente que no está en nómina. Si esos proveedores trabajan fuera del sistema, la central pierde la mitad del histórico y todo el control de coste.

Los proveedores se dan de alta con sus almacenes asociados y reciben las órdenes que les tocan, de modo que lo que hacen queda registrado igual que lo propio: tiempos, material y documentación. Como las licencias son ilimitadas en todos los planes, dar de alta a todas las subcontratas no es una decisión económica —en un modelo por usuario sí lo sería, y acabaría con varias personas compartiendo la misma cuenta y con un histórico que no sirve como prueba—.

El precio pactado con cada proveedor, aplicado solo

Este es uno de los usos que GAME hace del sistema y que más trabajo administrativo ahorra, porque afecta a todos los pedidos.

Cada artículo lleva su precio de coste. Sobre él se define un precio por proveedor, con su propio coste, su descuento pactado, su referencia del proveedor y su tarifa, y uno de ellos marcado como el que se aplica por defecto. Al generar el pedido, el porcentaje acordado se aplica sin que nadie tenga que mirar un acuerdo comercial en otro sitio.

La consecuencia práctica es que los albaranes dejan de revisarse a mano línea a línea. Y hay un efecto organizativo que suele valorarse más que el ahorro de tiempo: los cobros y las incidencias relacionadas con ellos van directamente a contabilidad en lugar de pasar por el encargado de tienda, que no debería estar resolviendo eso.

Hay además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD, pensado para cuando la empresa que contrata y la que ejecuta usan las dos el sistema: los trabajos pasan de una a otra sin fichero intermedio y sin conciliar dos listas a mano.

Ver el conjunto, no solo el incidente

Lo que la central necesita y la tienda no es la comparación. Los informes por centro son los que permiten ver qué tiendas concentran las averías —que casi nunca son las que uno supone—, qué equipos fallan más en toda la cadena y cuánto cuesta mantener cada centro.

Esa última cifra es la que cambia las negociaciones. Un modelo de máquina que da problemas en treinta tiendas deja de ser una anécdota local y se convierte en un argumento con el fabricante; un centro con el triple de coste de mantenimiento que otro del mismo tamaño tiene una explicación que merece la pena buscar.

Que el dato llegue al ERP

El último paso es que lo registrado no haya que teclearlo otra vez. Las órdenes de trabajo cerradas con sus horas y su material son exactamente lo que necesita el ERP para el circuito de facturación y de costes.

En el caso de GAME ese salto lo da el conector con Navision, que comunica las dos partes sin intervención manual. GMAO CLOUD tiene además conectores en producción con Business Central —con variantes SOAP, OAuth2 y una modalidad de varios extremos pensada para grupos con más de una entidad—, SAP, Sage X3, Holded, Factura Directa, QuickBooks y STEL Order, además de conexión directa a SQL Server y API REST. El alcance de cada uno no es el mismo y conviene mirarlo: el detalle está en integraciones.

Cada empresa es distinta y usa el sistema a su manera. Si quieres ver cómo encajaría en tu red de centros, escríbenos.

El coste por centro, que es la conversación de verdad

En una cadena, el mantenimiento se discute en dos sitios muy distintos. En la tienda se discute una avería; en la central se discute un presupuesto anual. El sistema tiene que servir para las dos conversaciones, y son datos distintos.

Para la central, lo que importa es poder poner al lado el coste de centros comparables. Los informes de coste por equipo y por centro, horas por proveedor y tiempos de parada permiten ver qué parte del gasto es preventivo y qué parte es correctivo, que suele ser el primer indicador de si el plan está bien dimensionado.

Y permite la pregunta que casi nunca se puede hacer: si hay centros donde se está gastando de más porque la periodicidad sobra, y centros donde se gasta de más porque falta. Las dos cosas ocurren a la vez en casi todas las redes, y sin histórico por centro no se distinguen.

Lo que hay que cuidar

Que el encargado no tenga que aprender un sistema. Su interfaz debe ser abrir un aviso con una foto y ver el estado. Nada más.

Que los proveedores entren de verdad. Si se quedan fuera, el histórico de esos centros no existe.

Empezar por un grupo de tiendas, no por todas. Con diez centros y sus equipos críticos se descubre lo que había que ajustar antes de replicarlo en doscientos.

Si quieres ver cómo se configuraría para tu red de centros, puedes solicitar una demo o escribirnos.