GMAO para comercio minorista

En comercio minorista el mantenimiento rara vez tiene departamento propio. Lo lleva el responsable de tienda o alguien de central, con proveedores externos para cada cosa, y compite con veinte tareas más.

Eso condiciona qué tipo de sistema sirve: uno que se pueda usar sin ser técnico y sin dedicarle tiempo todos los días.

Lo que se mantiene, por consecuencia

Conviene ordenarlo por lo que pasa si falla, no por su precio.

Lo que cierra la tienda. Climatización, suministro eléctrico, persianas y puertas automáticas, terminales de cobro.

Lo que se ve. Iluminación, escaparate, rotulación, climatización de sala.

Lo que afecta al producto. Frío, si lo hay.

Lo obligatorio. Instalación eléctrica, protección contra incendios, y cualquier otra revisión que marque una norma.

En la gestión de activos cada equipo lleva su ficha con modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía, ubicación y prioridad, agrupados por familia. Ese fin de garantía es de los datos que antes se rentabilizan: en retail es muy frecuente pagar reparaciones de equipos que seguían cubiertos.

El aviso, desde el mostrador

Quien detecta el problema está atendiendo. Si hay que llamar a central y explicarlo, el aviso llega tarde y sin información.

Una incidencia puede entrar desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en avisos. Con su tipo, su prioridad, la tienda y el equipo afectado, y con tiempo máximo por estado para que lo vencido se vea.

La foto es lo que más cambia: «no enfría el mural» es otra cosa cuando se ve cuál y en qué estado.

Los proveedores son la operación

En comercio minorista casi todo lo hace alguien de fuera, y a menudo uno distinto por especialidad y por zona.

Se dan de alta como proveedores y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, registrando tiempos, material, documentación y firma. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión económica.

Eso permite además lo que casi nadie puede hacer hoy: comprobar que se hace lo que se paga. El informe de plan anual ejecutado contesta cuántas visitas estaban contratadas y cuántas se hicieron, por tienda.

Lo que hay que poder demostrar

Con público dentro, hay obligaciones: instalación eléctrica, protección contra incendios, climatización, y en tiendas con alimentación también el frío.

Conviene saberlo antes de buscarlo en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo. Se hace con el mecanismo de preventivo, asociando la gama que exige la norma y su periodicidad, y la prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados y de la documentación con sus fechas de caducidad, que avisa antes de vencer.

En una red sin nadie dedicado a vigilar vencimientos, ese aviso es probablemente lo que antes se rentabiliza de toda la implantación.

El software registra y demuestra. Quien responde es el titular.

El coste por tienda

La cifra que a una cadena pequeña le falta y que cambia decisiones.

Los informes por tienda dicen cuáles concentran las averías, cuánto cuesta mantener cada una y qué modelo de equipo falla más en toda la red.

Esa comparación entre tiendas es lo más útil del sistema en este sector, porque revela cosas que nadie sospechaba: una tienda con el triple de coste que otra equivalente tiene una explicación, y suele estar en una instalación concreta o en el uso.

Las aperturas y los traspasos

Dos momentos en los que un inventario ordenado se paga solo.

Al abrir una tienda, sus equipos se dan de alta en las familias que ya existen y heredan la gama, la periodicidad y la documentación del modelo: el local nuevo arranca con su plan funcionando desde el primer día.

Al cerrar o traspasar, se sabe exactamente qué equipos hay, en qué estado y con qué garantía, lo que evita las sorpresas habituales en una negociación.

Lo que no conviene montar

En comercio pequeño hay tanto valor en decidir qué no usar como en configurar lo que sí.

El almacén, si no tienes repuestos propios. Si todo lo trae el proveedor con su material, controlar stock es trabajo sin retorno. La marca de artículo sin control de stock existe precisamente para no obligar a contar lo que no compensa contar.

Checklists largos. Si la revisión la hace un proveedor con su propio protocolo, lo que necesitas registrar es que vino, qué encontró y su firma, no replicar su parte punto por punto.

Circuitos de aprobación. En una estructura pequeña añaden pasos sin añadir control.

Empezar por lo mínimo y ampliar cuando haga falta es, en este sector, la diferencia entre un sistema que se usa y uno que se abandona al segundo mes.

Lo mínimo que hace falta

En retail pequeño conviene no montar más de lo necesario. Con esto basta para empezar:

• Los activos que cierran la tienda si fallan, con su familia y su fin de garantía.
• Su gama de comprobación y su periodicidad.
• Los proveedores dados de alta.
• Las fechas que vencen, cargadas con su aviso.
• Y una vía de aviso desde la tienda, con foto.

Almacén, compras y presupuestos pueden esperar, o no hacer falta nunca.

El tiempo de resolución es el indicador

En comercio minorista, la métrica que de verdad importa no es el coste de la reparación: es cuánto tiempo estuvo la tienda vendiendo peor.

Un mural parado, una climatización que no llega en agosto o una persiana que no sube por la mañana tienen consecuencia inmediata en venta, y esa consecuencia casi nunca se imputa al mantenimiento.

Se mide con los tiempos de la incidencia, que se registran, y con los estados que llevan asociado su tiempo máximo. Comparando por tienda y por proveedor aparece información que rara vez está ordenada: quién cumple plazos y en qué tipo de avería.

Con eso se puede tomar la decisión que en retail más dinero ahorra y que suele tomarse a ciegas: si compensa pagar más por un proveedor que responde en el día o menos por uno que tarda tres.

Si la red crece

Cuando se pasa de unas pocas tiendas a decenas, lo que cambia es la escala de la configuración por familia y el valor de la comparación entre centros. Está desarrollado en GMAO en una cadena de tiendas y, si hay alimentación de por medio, en GMAO para supermercados.

Si quieres verlo con tus tiendas, puedes solicitar una demo.