Sacar informes de mantenimiento sin trabajo

«Informes en un clic» es una promesa que se hace en todas las fichas de producto, y es cierta solo a medias. El clic es la parte fácil. Lo que determina si el informe sirve es lo que pasó tres meses antes, cuando alguien registró —o no— lo que hizo.

Este artículo va de las dos cosas: qué hace falta para que los informes salgan solos, y cuáles merece la pena mirar.

De dónde salen los datos

Un informe no crea información, la ordena. Si las horas se apuntan de memoria al final del día, el informe de horas será una reconstrucción; si el material se anota el viernes, el coste por equipo estará incompleto.

Lo que hace que los informes sean fieles es que el registro ocurra donde ocurre el trabajo: cronómetro dentro de la propia orden de trabajo, material consumido contra el almacén y checklist cumplimentado, desde la app, que funciona sin cobertura.

Hecho eso, el informe sí es un clic. Sin eso, ningún software lo arregla.

Qué hay

En GMAO CLOUD hay más de sesenta informes con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Agrupados por lo que contestan:

Coste. Coste por equipo, coste de equipos, materiales usados en partes, horas por cliente e imputaciones.

Fiabilidad. MTBF y MTTR, tiempos de parada, tiempos de intervención por activo, anomalías.

Plan. Plan anual de preventivo, registro de órdenes, órdenes por meses.

Personal. Horas por técnico, horas no efectivas, jornadas, ausencias, resumen de jornada y por jefe de equipo.

Activos. Inventario, movimientos, contadores, trazabilidad y registro de acciones.

Calidad. Informes de calidad, diagnóstico y reparación, incidencias por centro y partes por cliente.

Los cuatro que hay que mirar

Con sesenta informes es fácil no mirar ninguno. Si hay que elegir, estos cuatro y ninguno más:

Proporción de horas de preventivo frente a correctivo. El que mejor describe si la operación es proactiva o reactiva. Tarda meses en moverse, y por eso es el más honesto: no se puede maquillar en un trimestre.

Coste acumulado por activo. El que decide si una máquina se repara otra vez o se sustituye.

Desviación entre tiempo estimado y real. El que más sorprende la primera vez, porque casi siempre revela un tipo de trabajo que se está presupuestando por debajo de lo que cuesta.

Plan anual ejecutado. La comprobación honesta de si el plan se cumple o solo se dibuja. Y el que se enseña cuando hay obligación normativa, junto con los checklists y la documentación con sus fechas.

Cada cuánto mirarlos

Casi nunca hace falta un informe diario. Lo que funciona es una hora al trimestre, con esos cuatro delante, de la que salgan decisiones concretas: qué periodicidades subir o bajar, qué equipos concentran anomalías, qué activos han acumulado un coste que ya no justifica repararlos y qué contratos hay que renegociar.

Es lo primero que desaparece de la agenda cuando el día se llena de urgencias. Darla de alta en el calendario con su periodicidad, como cualquier otra tarea, es un truco tonto que funciona.

Preguntar en lenguaje normal

Hay una vía adicional que conviene mencionar sin exagerarla. Entre las funciones de inteligencia artificial de GMAO CLOUD está la de preguntar por tus cifras en lenguaje corriente: órdenes, horas y costes agregados por el periodo que pidas, respondidos en una frase en lugar de en una tabla.

Dos precisiones que importan más que la función: propone, no ejecuta —responde y sugiere, no modifica nada—, y cada función de IA tiene su interruptor, con la mayoría apagadas de fábrica. Está detallado en la IA en GMAO CLOUD.

Y lo de siempre: una pregunta sobre un histórico vacío no tiene respuesta.

Si quieres tu propio cuadro de mando

Dentro del producto hay un catálogo de informes con filtros y exportación, y un cuadro de mando. Lo que no hay es un constructor visual para componerte vistas nuevas arrastrando campos.

A cambio hay algo que en la práctica resuelve mejor ese caso: conectar tu herramienta de BI. Si ya trabajas con Power BI, Looker Studio, Tableau o Qlik, hay API REST pública y conexión SQL directa, ambas en el catálogo de integraciones.

La ventaja de plantearlo así es que tu cuadro de mando puede cruzar los datos del GMAO con los de producción, los del ERP o los de facturación, que es justo lo que un constructor encerrado dentro del producto nunca podría hacer.

Cómo leerlos sin sacar conclusiones falsas

Tres reglas que evitan la mayoría de los errores de interpretación.

Mira la familia, no el global. Si has cambiado la periodicidad de un tipo de equipo, compara ese tipo. El total de la instalación tiene demasiado ruido para atribuir nada a un cambio concreto.

Dale uno o dos ciclos. Un cambio de periodicidad tarda en verse. Medir a las tres semanas y concluir que no sirvió es el error más repetido.

Apunta la fecha del cambio. Parece obvio y casi nunca se hace. Sin ella, el antes y el después no se pueden separar, y cualquier lectura del informe es una hipótesis.

Y una cuarta, sobre el propio dato: comprueba qué método de valoración tiene cada almacén —coste medio, coste real, FIFO o LIFO—, porque determina qué significa exactamente la cifra de coste por activo que estás mirando.

El error que hace inútil un cuadro de mando

Meter treinta cifras. No se mira.

La utilidad de un informe no está en cuántos datos muestra, sino en la decisión concreta que permite tomar: reparar o sustituir, subir o bajar una periodicidad, renegociar o mantener un contrato. Si una cifra no cambia ninguna decisión, sobra.

Y un aviso sobre el uso

Los informes de personal sirven para dimensionar equipos, presupuestar y repartir carga. No para vigilar a nadie. Un equipo que percibe que el sistema existe para controlarle deja de alimentarlo con precisión, y en ese momento todos los informes —incluidos los de coste— dejan de valer.

Por dónde empezar si acabas de implantar

La objeción razonable: todo lo anterior supone histórico, y si llevas un mes no lo tienes.

Se empieza por lo único que no depende de él: el porcentaje de plan ejecutado. Desde el primer mes se sabe cuántas de las órdenes preventivas generadas se cerraron a tiempo, y esa cifra sola ya provoca decisiones. Si está muy por debajo, el problema no es la periodicidad: es que el plan es más grande de lo que el equipo puede ejecutar.

A los tres meses aparecen las primeras anomalías agregadas. Al año hay MTBF con sentido. Y a los dos años se pueden comparar periodos completos.

Mientras tanto, lo importante es que el registro sea fiel desde el principio: los datos de los primeros meses son los que después sirven de línea base, y no se pueden reconstruir.

Si quieres ver qué saldría con datos parecidos a los tuyos, puedes solicitar una demo.