Informes de mantenimiento: cuáles existen

La parte de informes es la que más se promete y la que peor se concreta al comparar software de mantenimiento. Casi todos dicen «informes personalizables» y cuesta averiguar qué significa eso exactamente.

Así que vamos a lo concreto: qué informes existen en GMAO CLOUD, para qué sirve cada grupo y —lo que más condiciona el resultado— qué hay que estar registrando para que no salgan vacíos.

Antes que nada: de dónde salen los datos

Un informe no crea información, la ordena. Si las horas se apuntan de memoria al final del día, el informe de horas será una reconstrucción; si el material se anota el viernes, el coste por equipo estará incompleto.

Por eso lo que determina la calidad de la analítica no es el módulo de informes: es que la orden de trabajo se cierre en campo, con el cronómetro dentro de la propia orden, el material consumido contra el almacén y el checklist cumplimentado. La app de técnicos funciona sin cobertura precisamente para que eso se pueda cumplir en un sótano.

Coste y rentabilidad

El grupo que más se mira desde dirección.

Coste por equipo y coste de equipos: cuánto lleva costando mantener cada activo, sumando horas y material. Es la cifra que permite decidir si una máquina se repara otra vez o se sustituye, con el acumulado delante en vez de por intuición.

Costes generales y materiales usados en partes: dónde se va el gasto, y qué referencias se mueven de verdad frente a las que llevan dos años quietas ocupando dinero en la estantería.

Horas por cliente e imputaciones: la base para saber qué contrato es rentable. Suele haber sorpresas.

Fiabilidad y disponibilidad

MTBF y MTTR: tiempo medio entre fallos y tiempo medio de reparación. El primero mide fiabilidad, el segundo capacidad de respuesta. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas: se puede reparar muy rápido algo que falla demasiado.

Tiempos de parada y tiempos de intervención por activo: traducen lo anterior a producción o servicio perdido, que es el lenguaje en que se justifica una inversión.

Anomalías: lo detectado durante las revisiones. Es el informe que dice si el plan preventivo está mirando donde falla o donde no falla.

Plan y cumplimiento

Plan anual de preventivo: qué estaba previsto y qué se ha ejecutado de verdad. En sectores con obligaciones es el informe que se enseña, y el que sostiene el mantenimiento legal junto con los checklists cumplimentados y la documentación con sus fechas.

Registro de órdenes y órdenes por meses: el volumen y su estacionalidad, que es lo que permite dimensionar el equipo para el año siguiente.

Personal y jornada

Horas por técnico, horas no efectivas, jornadas, ausencias, resumen de jornada y resumen por jefe de equipo.

Un aviso sobre el uso de estos: sirven para dimensionar, presupuestar y repartir carga. No para vigilar a nadie. Un equipo que percibe que el sistema existe para controlarle deja de alimentarlo con precisión, y en ese momento todos los demás informes dejan de valer.

Activos e inventario

Inventario, movimientos de activos, contadores y QR de sistemas: qué hay, dónde está, cómo se ha movido y con qué lecturas.

Trazabilidad y registro de acciones: quién hizo qué y cuándo. Es lo que convierte el histórico en prueba y no en relato.

Calidad y diagnóstico

Informe de calidad, de diagnóstico y de reparación: el detalle de cómo se resolvió, útil cuando hay que justificar una intervención o analizar por qué algo se repite.

Incidencias por tienda y partes por cliente: la vista por centro, que en una red multisede es la que permite ver qué tiendas concentran las averías, que casi nunca son las que uno supone.

Qué significa «personalizado» aquí

Conviene ser honesto, porque es donde más se exagera en el sector.

Dentro de GMAO CLOUD hay un catálogo de más de sesenta informes con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Se filtran por periodo, cliente, centro, activo, técnico o estado según el informe, y se exportan.

Lo que no hay es un constructor visual de cuadros de mando dentro del propio producto, para arrastrar campos y componerte una vista nueva. Y a cambio hay algo que en la práctica resuelve mejor ese caso.

Conectar tu propia herramienta de BI

Si ya trabajas con Power BI, Looker Studio, Tableau, Qlik o cualquier otra, no hace falta reproducir tu analítica dentro del GMAO: se conecta directamente a los datos.

Hay dos vías, y las dos están pensadas para esto:

API REST pública. La vía normal de una integración nueva. Permite leer sobre el GMAO desde tu propio desarrollo o desde el conector web de tu herramienta.

Acceso SQL. Conexión directa a base de datos, que es lo que suelen querer las herramientas de BI para trabajar con volumen y refrescar por su cuenta.

Ambas están en el catálogo de integraciones junto con SOAP, CSV y FTP para el resto de casos.

La ventaja de plantearlo así es que tu cuadro de mando de mantenimiento puede cruzar los datos del GMAO con los de producción, los del ERP o los de facturación, que es justo lo que un constructor de informes encerrado dentro del producto nunca podría hacer. Y la analítica vive donde ya sabe manejarla tu equipo.

Preguntas en lenguaje normal

Hay una vía adicional que conviene mencionar sin exagerarla. Entre las funciones de inteligencia artificial de GMAO CLOUD está la de preguntar por tus cifras en lenguaje corriente: órdenes, horas y costes agregados por el periodo que pidas, respondidos en una frase en lugar de en una tabla que hay que interpretar.

Dos precisiones que importan más que la función. La primera es que propone, no ejecuta: responde y sugiere, no cierra órdenes ni modifica nada. La segunda es que cada función de IA tiene su interruptor y la mayoría vienen apagadas de fábrica, así que es una decisión tuya activarla. Está detallado en la IA en GMAO CLOUD.

Y lo de siempre: una pregunta sobre un histórico vacío no tiene respuesta. Esto no sustituye al registro, se apoya en él.

Los cuatro que miraría yo

Con sesenta informes es fácil no mirar ninguno. Si hay que elegir:

Proporción de horas de preventivo frente a correctivo. Describe mejor que ningún otro si la operación es proactiva o reactiva. Tarda meses en moverse, y por eso es honesto.

Coste acumulado por activo. El que cambia decisiones de inversión.

Desviación entre tiempo estimado y real. Casi siempre revela un tipo de trabajo que se presupuesta por debajo de lo que cuesta.

Plan anual ejecutado. La comprobación de si el plan se cumple o solo se dibuja.

Con qué frecuencia mirarlos

Casi nunca hace falta un informe diario. Lo que funciona es una revisión trimestral de una hora, con los cuatro anteriores delante, de la que salgan decisiones concretas: qué periodicidades subir o bajar, qué activos han acumulado un coste que ya no justifica seguir reparándolos, qué equipos concentran las anomalías y qué contratos hay que renegociar.

Es lo primero que desaparece de la agenda cuando el día se llena de urgencias. Ponerla en el calendario como una tarea más, con su periodicidad, es un truco tonto que funciona.

Y una advertencia

Un cuadro de mando con treinta cifras no se mira. Cuatro sí. La utilidad de un informe no está en la cantidad de datos que muestra, sino en la decisión concreta que permite tomar: reparar o sustituir, subir o bajar una periodicidad, renegociar o mantener un contrato.

Si quieres ver los informes con datos parecidos a los tuyos, puedes solicitar una demo.