Nuevas vistas de listado en GMAO CLOUD

Los listados son la pantalla en la que más tiempo pasa quien gestiona mantenimiento, y la que menos atención recibe al implantar. Se usan como vinieron de fábrica, con las columnas por defecto, y cada consulta acaba siendo un ejercicio de buscar a mano.

Merece la pena dedicarles un rato, porque el retorno es diario.

Qué resuelve un listado bien montado

Un listado no es una tabla: es una pregunta guardada.

«Las órdenes vencidas de este cliente», «los activos sin revisión este trimestre», «lo que está pendiente de material», «las incidencias de prioridad alta abiertas hace más de tres días». Cada una de esas preguntas se hace muchas veces por semana, y la diferencia entre tenerla guardada o reconstruirla cada vez son minutos al día.

Las columnas, elegidas por decisión

El criterio para decidir qué columnas dejar visibles no es qué datos existen, sino qué decisión se toma en esa pantalla.

En un listado de órdenes de trabajo con el que se reparte el trabajo del día, lo que hace falta es el técnico, la fecha, el cliente y el estado. El coste estimado o la referencia del presupuesto sobran ahí, aunque sean datos útiles en otro sitio.

Regla práctica: si una columna no cambia lo que vas a hacer al mirar esa pantalla, quítala. Una tabla con veinte columnas se lee peor que una con seis.

Los filtros que se repiten

Casi todo el trabajo de gestión consiste en volver una y otra vez a los mismos subconjuntos. Merece la pena identificarlos y dejarlos preparados.

Los que aparecen en casi todas las operaciones:

• Lo vencido, que es lo que se ha pasado del tiempo máximo del estado.
• Lo que no tiene dueño, porque es lo que se va a caer.
• Pendiente de material y necesita volver, para que esos trabajos no vivan en una libreta.
• Por cliente o por centro, si gestionas varios.
• Por familia de activo, para revisar un tipo de equipo completo.

El listado como punto de partida, no de llegada

Un uso que se aprovecha poco: desde el listado se llega a la acción, no solo a la consulta.

Ver las órdenes sin asignar y repartirlas. Ver los activos de una familia y lanzarles una revisión. Ver las incidencias de un cliente y convertir en orden las que toque.

Cuando el listado se usa así, la pantalla deja de ser un informe y pasa a ser la herramienta de trabajo.

Exportar sin montar un informe

No todo lo que hay que sacar merece un informe. Una lista filtrada exportada resuelve la mayoría de las peticiones puntuales: lo que hay que enviar a un cliente, lo que se lleva a una reunión, lo que se cruza en una hoja aparte.

Para lo recurrente sí compensa el informe. En informes de GMAO hay más de sesenta con sus filtros, y si necesitas cuadros de mando propios la vía es conectar tu herramienta de BI por API REST o por conexión SQL —está en integraciones—, que además te permite cruzar con datos que el GMAO no tiene.

Buscar, que no es lo mismo que filtrar

Dos operaciones que se confunden y que se usan en momentos distintos.

Filtrar es acotar un subconjunto estable: las órdenes abiertas de este cliente, los activos de esta familia. Es lo que se deja preparado porque se repite.

Buscar es encontrar un registro concreto del que sabes algo: una matrícula, un número de serie, el apellido de un cliente, un código de artículo. Es puntual y no se guarda.

El error habitual es usar el filtro para buscar —ir acotando hasta que quede uno solo— cuando lo que hace falta es escribir el dato que ya conoces. Y el contrario: rehacer la misma búsqueda cada día en lugar de dejar el filtro guardado.

Merece la pena enseñar las dos cosas por separado al formar al equipo, porque de ahí sale buena parte de la sensación de que «el sistema va lento».

Ordenar por lo que decide

Un detalle pequeño con efecto diario: el orden por defecto de un listado debería ser el que sirve para la decisión que se toma ahí.

En trabajo del día, por hora o por ruta. En vencido, por antigüedad. En activos de una familia, por fecha de última revisión —que pone arriba justo lo que se ha quedado atrás—. En pendiente de material, por fecha de la orden, para no dejar envejecer ninguno.

La diferencia entre listado e informe

Conviene tenerla clara porque ahorra discusiones:

El listado es para operar: ver, filtrar y actuar sobre registros concretos, ahora.

El informe es para decidir: agregar, comparar y ver tendencias, cada semana o cada trimestre.

Intentar que el listado haga de informe produce tablas enormes que no se leen. Intentar que el informe haga de listado produce consultas lentas para algo que se resolvía con un filtro.

Los cuatro listados que conviene tener preparados

Si hay que empezar por algún sitio:

Trabajo del día por técnico. Para repartir y ver desequilibrios.

Vencido y sin asignar. Los dos subconjuntos que provocan reclamaciones.

Activos por familia con su última revisión. Para detectar lo que se ha quedado atrás.

Pendiente de material. Para cerrar lo que solo espera una pieza, que suele ser más de lo que parece.

Y en el móvil

El técnico tiene su propio listado en la app: sus órdenes del día, con la ventana de tiempo que decidas, y la posibilidad de ordenarlas por ruta con el GPS o de ver y tomar el trabajo sin asignar.

Funciona sin cobertura, igual que el resto de la app.

Un consejo al configurarlos

Hazlo con quien los usa, no en una sala de reuniones. Las columnas que parecen imprescindibles desde la dirección suelen ser distintas de las que hacen falta para repartir trabajo un lunes por la mañana.

Y revísalos al cabo de unos meses: los listados envejecen igual que todo lo demás, y se acumulan columnas que ya nadie mira.

Y un último apunte: los listados son también la mejor forma de detectar que algo de la configuración no está bien. Si un filtro de «vencido» devuelve siempre cero, probablemente los estados no tienen tiempo máximo asociado; si el de «sin asignar» está siempre lleno, el reparto no está funcionando.

Si quieres ver cómo quedarían con tus datos, puedes solicitar una demo.