Qué módulos tiene GMAO CLOUD

Una lista de módulos dice poco por sí sola, porque todos los sistemas del sector tienen las mismas palabras. Lo que sí tiene sentido explicar es qué resuelve cada parte y cómo se conecta con las demás, porque es en las conexiones donde un GMAO se diferencia de una suma de herramientas.

Este es el recorrido.

El centro: activos y órdenes

Gestión de activos. La ficha de cada equipo con su modelo, número de serie, fecha de instalación, coste, fin de garantía, ubicación, prioridad y los campos propios que necesite con su unidad. Agrupados por sistema, familia y modelo, con código QR y contador cuando aplica.

Órdenes de trabajo. La unidad sobre la que gira todo: tiempos objetivo, estimado y desviación, causa de paro, garantía, material consumido, checklist, fotos y firma.

Todo lo demás cuelga de estas dos.

Cómo entra el trabajo

Incidencias. Con su tipo y subtipo, prioridad, cliente, dirección y equipo afectado. Entran desde el backend, desde el acceso del cliente con foto o desde un buzón de correo que el sistema convierte en avisos. Los estados llevan su tiempo máximo y su correo asociado.

Mantenimiento preventivo. La gama asociada al activo, a su modelo o a su familia, con su periodicidad —varias a la vez si hace falta—. Comprueba festivos y disponibilidad antes de generar. Y admite disparo por contador: al superarse el umbral configurado, la orden se genera sola.

Checklists. Los modelos de parte, con sus campos, sus valores mínimo y máximo y sus anomalías, resueltos en cascada por activo, modelo, subfamilia y familia.

Dónde se ejecuta

App de técnicos. Órdenes del día, orden por ruta con GPS, cronómetro, consumo de material, checklist, fotos y firma. Funciona sin cobertura y sincroniza al recuperar señal.

Acceso de clientes. El cliente abre incidencias, sigue sus órdenes, descarga partes y ve sus próximos preventivos en calendario. No cambia estados —decisión de producto— y no funciona sin conexión.

Calendario. Carga por técnico, trabajo sin asignar distinguible y reprogramación arrastrando.

Lo que se consume y se compra

Almacenes y artículos. Varios almacenes —incluida la furgoneta— cada uno con su método de valoración; artículos con coste, venta, stock mínimo y referencia original; lotes con caducidad; traspasos con solicitud y aprobación; tarifas y precios por proveedor.

Compras. Pedidos con su proveedor, almacén de destino, estado, líneas e importes.

Presupuestos. Nacen de una orden y generan otra al aceptarse, con su plantilla de PDF y de correo.

Lo que sostiene la prueba

Gestor documental. Documentos colgados de casi cualquier entidad, con su visibilidad por rol y su fecha de caducidad avisada. Certificados con número, alcance, emisor y titular.

Mantenimiento legal. Que conviene repetir: no es un módulo. Se consigue con el preventivo, la gama que marca la norma y su periodicidad, y la prueba sale del histórico, los checklists y la documentación.

Las personas y los medios

Gestión de personal. Turnos, jornadas, vacaciones, festivos, equipos con responsable y EPI con caducidad. No es un software de recursos humanos: es lo que hace falta para poder planificar.

Sistema de notificaciones. Avisos push y por correo, correo asociado a cambios de estado, avisos de caducidad documental, y la posibilidad de marcar qué no debe notificar.

Proyectos y obras

Proyectos y obras para el trabajo que no es recurrente. Conviene conocer su alcance real: la obra reparte partes diarios entre dos fechas para que los operarios registren su trabajo, pero no hay partidas, ni mediciones, ni certificaciones parciales. No es un programa de gestión de obra.

Lo que sale de todo

Informes. Más de sesenta con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Y si necesitas cuadros propios, se conecta tu herramienta de BI por API REST o SQL.

Integraciones. Conectores en producción con Business Central y Navision, SAP, Sage X3, Holded, Factura Directa, QuickBooks, STEL Order y sistemas de nicho, más API REST, SOAP, SQL, CSV y FTP. El alcance de cada uno no es el mismo.

Y la inteligencia artificial

Funciones acotadas: asistente sobre tus activos y tu histórico —también en la app—, lectura de documentos, ayuda con los textos de la orden y traducción de tus catálogos. Propone, no ejecuta, y cada función tiene su interruptor con la mayoría apagadas de fábrica. Detallado en la IA en GMAO CLOUD.

Dónde están las conexiones que importan

La lista de arriba se entiende mejor mirando qué se conecta con qué, que es lo que distingue un sistema de una suma de herramientas.

La orden conecta casi todo. Recibe el activo —y alimenta su histórico y su coste—, descuenta del almacén, imputa horas al técnico, se origina en una incidencia o en el preventivo, y viaja cerrada al ERP.

El activo conecta hacia atrás. Su familia determina qué checklist le toca, su contador puede disparar el preventivo, su fin de garantía evita pagar reparaciones cubiertas y su coste acumulado decide si se sustituye.

El documento conecta con el permiso. Su visibilidad por rol es lo que hace que el portal del cliente funcione sin vigilancia.

Cuando alguna de esas conexiones se deja sin usar —órdenes sin activo, documentos sin visibilidad, activos sin familia— el sistema sigue funcionando pero pierde justo lo que lo hacía útil a los dos años.

Tres decisiones de producto que condicionan el resto

Más que la lista de módulos, esto es lo que determina cómo se usa el sistema.

Está en la nube. No hay servidor que mantener ni instalación por puesto, y se entra desde el navegador, el móvil o la tablet con los permisos de cada uno.

No se paga por usuario. Las licencias son ilimitadas en los tres planes. Importa más de lo que parece: cuando cada alta cuesta dinero se comparten cuentas, y en ese momento el histórico deja de valer como prueba y los permisos se vuelven decorativos.

Cada rol entra por su sitio. Backend para quien planifica, app para quien ejecuta, acceso propio para el cliente. No es la misma pantalla con cosas ocultas: son tres interfaces para tres necesidades que no se parecen.

Lo que no hace falta activar el primer día

Casi nada de lo anterior. Se empieza por activos críticos, gamas, periodicidades y registro en campo. Almacén, compras, presupuestos y portal de clientes entran cuando lo primero lleva semanas funcionando solo.

Si quieres ver qué parte encaja en tu caso, puedes solicitar una demo.