Preguntas frecuentes antes de contratar

Estas son las preguntas que más se repiten antes de contratar un sistema de mantenimiento, con la respuesta que damos nosotros. Algunas son incómodas y por eso conviene contestarlas antes y no en el tercer mes.

Sobre el precio

¿Se paga por usuario? No. Las licencias son ilimitadas en los tres planes. Puedes dar de alta a tu equipo, a tus clientes y a tus subcontratas sin que cambie el precio.

¿Qué diferencia a los planes entonces? El acompañamiento y los recursos, no las funciones del producto. A partir de Advanced hay informe ejecutivo recurrente y reuniones de seguimiento bajo demanda.

¿Publicáis precios? No en la web. Lo que sí publicamos es qué incluye cada plan y qué mueve el precio, que es la mitad de lo que hace falta para decidir. Para la cifra concreta hay que hablar, porque depende del alcance.

¿Hay coste de infraestructura? No. Está en la nube: sin servidor que mantener, sin copias que gestionar y sin instalación por puesto.

Sobre la implantación

¿Cuánto se tarda en arrancar? Depende del alcance, pero el arranque útil son semanas, no meses, si se empieza por los activos críticos y no por el inventario completo. Hay un plan de cuatro semanas en las primeras cuatro semanas con un GMAO.

¿Quién carga los datos? El trabajo de decidir qué es crítico y qué se comprueba en cada equipo es vuestro: nadie de fuera lo puede hacer. Lo demás se acompaña.

¿Hay que migrar el histórico antiguo? Casi nunca merece la pena. Lo que sí conviene traer es el inventario de activos con sus garantías y su documentación vigente.

¿Y si el equipo no lo usa? Es el riesgo real de cualquier implantación. Lo que más lo predice es si un técnico ha visto la app antes de decidir la compra. Llévalo a la demo.

Sobre el trabajo en campo

¿Funciona sin cobertura? Sí, la app de técnicos. Guarda órdenes, activos y documentos en el dispositivo y encola las acciones —cambiar estado, imputar horas, consumir material, cumplimentar checklist, recoger firma— hasta recuperar señal. Si una falla, queda marcada con su motivo en vez de desaparecer.

¿Y la app de clientes? No. Se instala en el dispositivo, pero no trabaja sin conexión. Lo decimos siempre porque es la confusión más repetida.

¿Puede el cliente cerrar o cambiar el estado de una orden? No. Está deshabilitado a propósito: el estado lo marca quien ejecuta.

Sobre los datos

¿Puedo sacar mis datos? Sí: hay API REST pública y conexión SQL directa, que son además las vías que piden las herramientas de BI.

¿Qué pasa si borro algo por error? El borrado es lógico, no físico: se recupera. Y queda registro de quién creó, modificó o eliminó cada cosa.

¿Se puede montar un cuadro de mando a medida dentro del producto? No hay constructor visual. Hay más de sesenta informes con filtros y exportación, y para cuadros propios se conecta tu herramienta de BI por API o SQL, que además permite cruzar con producción o facturación.

Sobre integraciones

¿Os integráis con mi ERP? La respuesta útil no es sí o no: es qué dato viaja y en qué dirección. En integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos. Por ejemplo, Sage X3 importa clientes, direcciones y artículos pero no exporta órdenes de trabajo.

¿Y si mi sistema no está en la lista? Es el caso más frecuente. Existen las vías genéricas: API REST, SOAP, acceso directo a base de datos e intercambio por CSV y FTP.

Sobre normativa

¿Tenéis módulo de mantenimiento legal? No, y es mejor explicarlo que venderlo. El mantenimiento legal se consigue con el mecanismo de preventivo: la gama que exige la norma asociada al activo o a su familia, con su periodicidad. La prueba sale del histórico de órdenes, los checklists cumplimentados y la documentación con sus fechas.

¿El software garantiza que cumplo? No. Ningún software lo hace. Registra y demuestra lo que se hizo; quien cumple la norma es la empresa.

¿Estáis certificados en ISO 27001? No. La auditoría empieza antes de que acabe 2026. Preferimos decirlo a insinuar lo contrario.

Sobre la IA

¿Qué hace exactamente? Un asistente que responde sobre tus activos, tus planes y tu histórico —también dentro de la app—, lectura de documentos para convertir un PDF de proveedor en datos, ayuda con la redacción de los textos de la orden y traducción de tus catálogos.

¿Decide algo? No. Propone y responde; no cierra órdenes ni asigna trabajo. Cada función tiene su interruptor y la mayoría vienen apagadas. Detallado en la IA en GMAO CLOUD.

Sobre el uso diario

¿Hay que configurar cada equipo uno a uno? No. Los checklists se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—, así que doscientos equipos iguales se configuran una vez y se afina solo donde haga falta.

¿El preventivo va solo por calendario? No. También por contador: el activo lleva horas, ciclos o kilómetros con un límite y un porcentaje de aviso, y al superarse el umbral la orden se genera automáticamente. Lo razonable es combinar los dos.

¿Qué pasa si el técnico no cumplimenta el checklist? En las órdenes preventivas, la app no le deja cerrar. En el resto no se obliga a propósito: forzar campos que no aportan es la vía más rápida a que el sistema se rechace.

¿Se puede dar acceso a un cliente sin que vea lo de los demás? Sí. Cada cliente ve sus centros, sus activos, sus órdenes y los documentos marcados como visibles para él. La visibilidad se configura documento a documento, una vez.

¿Qué pasa cuando un técnico deja la empresa? Se le retira el acceso y se conserva el usuario. Si se borrara, todas las órdenes que cerró perderían el autor y con él su valor como prueba.

La pregunta que deberías hacernos

Y a cualquier proveedor: qué pasa cuando necesite algo que hoy no está. Las respuestas posibles son tres —se configura, entra en una versión futura, o es un desarrollo facturable— y las tres son legítimas. Lo que no lo es, es mezclarlas.

Si te queda alguna duda que no esté aquí, puedes escribirnos o solicitar una demo.