Qué distingue a GMAO CLOUD de otros sistemas

Todas las fichas de producto del sector dicen lo mismo: órdenes de trabajo, preventivo, activos, informes, app móvil. Esa lista no discrimina, así que este artículo va de otra cosa: las decisiones de producto que sí diferencian, con sus consecuencias y sus límites.

1. Las licencias son ilimitadas

En los tres planes. No hay coste por usuario.

La consecuencia no es solo económica. Cuando cada alta cuesta dinero, aparece la tentación de compartir cuentas, y en cuanto dos personas firman con el mismo usuario pasan tres cosas: los informes por técnico dejan de significar nada, el histórico deja de valer como prueba y el sistema de permisos se vuelve decorativo.

Aquí puedes dar de alta a todo tu equipo, a tus clientes y a tus subcontratas sin hacer cuentas antes de cada alta. La diferencia entre planes está en el acompañamiento y los recursos, no en las funciones del producto.

Un apunte honesto: no somos los únicos del mercado con este modelo. Lo que sí es cierto es que el coste por usuario es el modelo más extendido, y conviene hacer la cuenta con la plantilla de dentro de tres años.

2. El modo sin conexión es real

No es cachear pantallas. La app de técnicos guarda órdenes, activos y documentos en el propio dispositivo, y cada acción hecha sin cobertura —cambiar estado, imputar horas con cronómetro, consumir material, cumplimentar un checklist, recoger una firma— entra en una cola que se vacía al recuperar señal.

Y si una acción falla al sincronizar, no desaparece: queda marcada con su motivo y a la vista.

Casi todos los fabricantes anuncian offline, así que la palabra no distingue nada. Lo que distingue es el detalle, y conviene preguntarlo así en cualquier demo: ¿se puede crear sin cobertura o solo consultar? ¿Qué pasa con una acción que falla? ¿Están los documentos del equipo disponibles sin red?

Y el límite, que decimos siempre: el modo sin conexión completo es el de la app de técnicos. El acceso de clientes se instala en el dispositivo pero no funciona sin conexión.

3. Se configura por familia, no equipo por equipo

Los checklists se resuelven en cascada: si el activo concreto no tiene el suyo, se busca el de su modelo, después el de su subfamilia y después el de su familia.

Con doscientos equipos iguales, la diferencia entre eso y configurar uno a uno son semanas de trabajo. Es la pregunta que más separa unos sistemas de otros en una demo y la que casi nadie hace.

4. El preventivo tiene dos disparadores

Por tiempo —con varios periodos simultáneos sobre el mismo activo, cada uno con su recuento— y por contador: el activo lleva horas, ciclos o kilómetros con un límite y un porcentaje de aviso, y al registrarse una lectura que supera el umbral la orden preventiva se genera automáticamente.

Antes de generar, comprueba si el día es festivo y si el técnico está disponible.

5. Cada rol entra por su sitio

Tres interfaces distintas, no la misma con permisos: backend web para quien planifica, app para quien ejecuta, acceso propio para el cliente. Un técnico no necesita una versión reducida del panel de administración.

6. Tus datos salen

API REST pública y conexión SQL directa, que son además las dos vías que piden las herramientas de inteligencia de negocio. Están en el catálogo de integraciones junto con los conectores con Business Central y Navision, SAP, Sage X3, Holded, Factura Directa, QuickBooks, STEL Order y sistemas de nicho.

El alcance de cada conector no es el mismo, y lo publicamos: Sage X3 importa clientes, direcciones y artículos pero no exporta órdenes de trabajo.

Lo que no hacemos

Decirlo evita la conversación incómoda del tercer mes.

No hay constructor visual de informes. Hay un catálogo de más de sesenta informes con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Para cuadros propios, se conecta tu herramienta de BI.

No hay módulo de mantenimiento legal. El mantenimiento legal se consigue con el mecanismo de preventivo, la gama que marca la norma y su periodicidad. Es más flexible que un vertical cerrado, pero hay que saberlo.

No afirmamos cumplimiento normativo. El software registra y demuestra; quien cumple es la empresa. Y no estamos certificados en ISO 27001.

El módulo de obras no es un programa de gestión de obra. Reparte partes diarios entre dos fechas; no hay partidas, mediciones ni certificaciones parciales.

El cliente no puede cambiar el estado de una orden. Está deshabilitado a propósito.

7. El conector entre instalaciones

Uno que casi nadie tiene y que resuelve un problema muy concreto: cuando la empresa que contrata el mantenimiento y la que lo ejecuta usan las dos el sistema.

Lo habitual en ese caso es intercambiar ficheros —uno exporta, el otro importa, alguien concilia— y funciona hasta que falla, momento en que nadie sabe de qué lado se perdió el dato.

Existe un conector directo entre instalaciones de GMAO CLOUD, en los dos sentidos: de cliente a subcontratista y al revés. El trabajo pasa de un sistema al otro sin fichero intermedio, y lo importante es que la orden de trabajo conserva su trazabilidad al cruzar la frontera entre las dos empresas, en lugar de convertirse en una línea de albarán.

En facility management y en cadenas con contratas, donde la cadena suele tener tres eslabones, es de las cosas que más trabajo administrativo quitan.

Y la inteligencia artificial

Funciones acotadas, cada una con su interruptor y la mayoría apagadas de fábrica: asistente sobre tus activos y tu histórico —también en la app—, lectura de documentos, ayuda con los textos de la orden y traducción de tus catálogos.

Propone, no ejecuta. No cierra órdenes ni asigna trabajo. Detallado en la IA en GMAO CLOUD.

El contexto

GMAO CLOUD se desarrolla desde 2016. Hoy lo usan más de 60 empresas, con más de 2,8 millones de activos bajo gestión y más de 370.000 órdenes de trabajo registradas durante 2025.

Si quieres comprobar cualquiera de los puntos de este artículo sobre tus propios equipos, puedes solicitar una demo.