El fabricante
Su recomendación está escrita para el caso peor y para que no le reclamen. Es un buen punto de partida y casi siempre conservador.
Guía
La vida útil de un equipo no viene de fábrica: se construye
Dos máquinas idénticas instaladas el mismo día pueden durar el doble una que otra. La diferencia casi nunca está en el equipo, está en lo que se le hizo y en cuándo.
Qué es el mantenimiento periódico de activos
Es el conjunto de intervenciones que se repiten sobre un equipo con una cadencia definida, ya sea por tiempo transcurrido o por uso acumulado, para mantenerlo dentro de sus condiciones de funcionamiento. No es lo mismo que revisarlo cuando alguien se acuerda: lo que lo define es la cadencia, porque es la cadencia lo que convierte un conjunto de intervenciones sueltas en una serie comparable. Y esa serie es lo que después permite ver que algo está cambiando antes de que falle.
Qué le pasa a un equipo que no se mantiene
Rara vez se rompe de golpe. Se degrada, y la degradación tiene fases.
- Primero pierde rendimiento sin que nadie lo note: consume algo más, tarda algo más, enfría algo menos.
- Después empieza a dar avisos: ruidos, vibraciones, temperaturas que suben. Casi siempre hay quien lo comenta.
- Luego aparecen fallos menores que se resuelven en el momento y no quedan registrados.
- Y finalmente falla de forma que para el servicio, normalmente en el peor momento.
- El coste de intervenir se multiplica en cada fase, y la información para haberlo evitado estaba en la segunda.
Cómo se decide la periodicidad
Hay tres fuentes y las tres tienen su sesgo.
La norma
Cuando la hay, no se negocia. Puede ser más exigente o más laxa que lo que técnicamente convendría, y manda igual.
Tu propio histórico
La única fuente que conoce tu instalación, tu uso y tu entorno. Y la única que permite ajustar, que es de lo que se trata.
Ajustar es el trabajo, no montar el plan
Un plan preventivo montado desde el catálogo y no revisado nunca sobra por un lado y falta por otro, y casi nadie lo revisa porque hace falta un dato que casi nadie tiene: dónde se concentran las averías dentro del intervalo. Si los fallos aparecen justo antes de la siguiente revisión, el intervalo es demasiado largo. Si en tres años no ha fallado nada y la revisión no encuentra nada que hacer, probablemente es demasiado corto y estás gastando de más. Ese ajuste, hecho una vez al año sobre los equipos que más importan, es la intervención con mejor retorno de toda la gestión del mantenimiento y no cuesta dinero, cuesta mirar.
Por tiempo o por uso
Para muchos equipos el calendario es un mal indicador. Una cinta de gimnasio con mil quinientos socios y otra en un hotel no se desgastan igual aunque tengan la misma antigüedad; una carretilla que trabaja a tres turnos y otra que se usa los viernes, tampoco. Cuando el desgaste lo marca el trabajo y no el tiempo, anclar el plan a un contador de horas, ciclos o kilómetros evita las dos cosas que se quieren evitar: revisar de más lo que apenas se usa y de menos lo que no para. Registrar la lectura cuando se interviene es todo lo que hace falta para que eso funcione.
Pasarse también cuesta dinero
La conversación sobre mantenimiento periódico casi siempre asume que el riesgo está en hacer de menos, y el exceso tiene un coste igual de real y bastante peor documentado. Está el coste directo de las horas y los materiales que se emplean en intervenciones que no hacían falta. Está la parada de la instalación para revisar algo que estaba bien. Y está un efecto menos evidente que cualquier técnico con años reconoce: cada intervención introduce una posibilidad de error. Un equipo que se abre, se desmonta y se vuelve a montar puede salir peor de lo que entró, con una junta mal asentada o un tornillo que no quedó al par. Por eso el intervalo correcto no es el más corto que se pueda permitir, sino el más largo que siga evitando el fallo, y encontrarlo requiere justamente lo que da el histórico: saber qué se encontró cada vez que se revisó.
Un intervalo sin registro no se puede corregir
Todo lo anterior depende de una condición que suele darse por supuesta y casi nunca se cumple: que cada ejecución del preventivo deje constancia de qué se encontró, no solo de que se hizo. La diferencia parece menor y es la que decide si el plan puede mejorar con el tiempo o se queda congelado para siempre. Si lo único que queda registrado es que la revisión se ejecutó en fecha, dentro de dos años nadie podrá decidir si el intervalo es el adecuado, porque no habrá información sobre la que decidir. Si en cambio cada ejecución guarda las mediciones, el estado de los elementos de desgaste y lo que hubo que corregir, el plan se convierte en un documento vivo: los intervalos que siempre salen limpios se alargan, los que aparecen con desgaste se acortan, y el plan del año siguiente sale de datos en vez de salir del plan del año anterior.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si un intervalo está bien puesto?
Mirando qué se encuentra cada vez. Si varias revisiones seguidas no detectan nada que corregir, probablemente el intervalo sea más corto de lo necesario y se pueda alargar con prudencia. Si aparece desgaste avanzado o alguna vez hubo un fallo entre revisiones, va largo. Es un ajuste continuo y no una decisión inicial, y por eso importa tanto que cada ejecución registre hallazgos y no solo la fecha.
¿Por tiempo o por horas de funcionamiento?
Por lo que de verdad provoque el desgaste. Un equipo que trabaja de forma muy desigual a lo largo del año se mantiene mejor por uso —horas, ciclos o kilómetros—, porque el calendario no describe lo que le ha pasado. Un equipo de funcionamiento regular, o cuyo deterioro depende del ambiente más que del uso, se lleva perfectamente por tiempo y es mucho más sencillo de planificar.
¿Cada cuánto hay que revisar un equipo?
El catálogo del fabricante es el punto de partida y suele ser conservador; la norma manda cuando existe; y tu histórico es lo único que permite ajustar. Sin lo tercero, el plan sobra por un lado y falta por otro.
¿Cómo sé si mi periodicidad es correcta?
Mirando dónde caen las averías dentro del intervalo. Si se concentran justo antes de la revisión, es demasiado largo. Si en años la revisión no encuentra nada, probablemente sea demasiado corto.
¿Mejor por tiempo o por uso?
Por uso cuando el desgaste lo marca el trabajo: horas de funcionamiento, ciclos o kilómetros. Por tiempo cuando lo marca el envejecimiento o cuando lo impone una norma.
¿Alarga el mantenimiento la vida de un equipo?
La vida útil real depende mucho más de cómo se ha usado y mantenido que de lo que diga el catálogo. Dos máquinas idénticas pueden durar muy distinto, y esa diferencia es lo que se está comprando al mantener.
Revisa un intervalo
Trae un equipo que te dé problemas y miramos si su periodicidad es la que debería.