Por qué no hay un GMAO gratuito de verdad

La búsqueda es razonable y la respuesta honesta también: sí existen formas de gestionar el mantenimiento sin pagar licencia. Lo que no existe es una que sea gratis de verdad, porque el coste no desaparece, se desplaza.

Este artículo va de dónde se desplaza en cada caso, para que la cuenta se haga con todo dentro.

El coste que nunca se ve: el trabajo de arranque

Antes de hablar de licencias, conviene poner esto encima de la mesa, porque es la partida más grande de cualquier implantación y es la misma con cualquier herramienta.

Dar de alta los activos con su modelo, su número de serie, su ubicación y su fin de garantía. Definir qué se comprueba en cada familia de equipos y cada cuánto. Cargar la documentación vigente.

Ese trabajo existe con un sistema de pago, con uno libre y con una hoja de cálculo. Y es el que más tarda. Elegir en función de la licencia, cuando la licencia es la parte pequeña, es lo que lleva a decisiones que se lamentan.

Opción 1: la hoja de cálculo

El GMAO gratuito más usado del mundo, y con pocos equipos y una persona puede funcionar años.

Su coste está en tres sitios. No reclama: una revisión que no se hace no protesta, pasa al mes siguiente. No registra en campo: el técnico apunta de memoria al final del día, siempre a la baja. No sirve como prueba: una celda se cambia sin dejar rastro, así que ante una reclamación o una inspección no demuestra nada.

Hay un repaso más completo en ¿existe un GMAO gratis?.

Opción 2: software libre

La licencia es efectivamente gratuita. El coste se desplaza a tres sitios muy concretos.

Infraestructura. Servidor, copias de seguridad, actualizaciones de seguridad y alguien que lo vigile. Es una partida recurrente que no suele estar en la comparación inicial.

Implantación. Nadie va a configurarte las gamas, las periodicidades ni los estados. Ese trabajo lo pones tú o lo contratas.

Soporte. Cuando algo falla un viernes por la tarde, no hay a quién llamar. Es el coste que no se puede presupuestar y el que más duele.

Es una opción legítima si tienes capacidad técnica interna y tiempo. Si no la tienes, la licencia gratuita se paga con horas de alguien que cuesta más que la licencia.

Opción 3: los planes gratuitos con límites

Varios productos comerciales tienen una versión gratuita acotada: por número de usuarios, por número de activos o por funciones —normalmente la app móvil, los informes o las integraciones, que es justo lo que da valor—.

Dos cosas hay que mirar antes de meter datos dentro.

Dónde está el límite exacto, porque el trabajo de dar de alta los activos y configurar las gamas es el mismo tanto si luego puedes usarlo como si no.

Cómo se sacan los datos si decides irte. Si no hay exportación completa ni API, el plan gratuito acaba siendo caro de abandonar: tu histórico se queda dentro.

El límite que más se subestima: el coste por usuario

Aunque no sea gratuito, es el modelo más extendido y el que peor envejece.

Cuando cada alta cuesta dinero, dar de alta a un técnico nuevo, a un eventual de temporada, a una subcontrata o a un cliente es una decisión económica. Y entonces pasa lo previsible: se comparten cuentas. En cuanto dos personas firman con el mismo usuario, los informes por técnico dejan de significar nada y el histórico deja de valer como prueba.

En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes, precisamente por eso. Conviene hacer la cuenta con la plantilla de dentro de tres años y con los clientes dados de alta, no con la de hoy.

Lo que sí es gratis y casi nadie aprovecha

El inventario de activos. Es el trabajo más valioso y no depende de ningún software: saber qué equipos tienes, dónde están, de qué modelo son y cuándo acaba su garantía. Empezarlo hoy no cuesta nada y vale con cualquier herramienta que elijas después.

La demo. Ver el sistema funcionando sobre tus propios datos —dos o tres activos reales con sus gamas y sus periodicidades— no tiene coste, y es lo que mejor responde a si compensa pagar. Puedes solicitar una demo sin más compromiso que dedicarle un rato.

Cuándo deja de compensar lo gratuito

No es cuestión de tamaño, sino de cuatro situaciones. Con dos que se den, el cálculo suele estar hecho.

Cuando hay que demostrar algo. Si tienes equipos sujetos a norma o clientes que reclaman justificantes, hace falta un registro con fecha y autor que no se pueda modificar sin dejar rastro. El mantenimiento legal se sostiene sobre el histórico de órdenes, los checklists cumplimentados y la documentación con sus fechas.

Cuando el trabajo ocurre fuera de la oficina. Una app que funciona sin cobertura no es una comodidad: determina si hay datos fiables o reconstrucciones de memoria.

Cuando el preventivo se cae. Si las revisiones son lo primero que cede ante una urgencia, hace falta algo que genere órdenes preventivas con responsable y fecha.

Cuando no sabes lo que cuesta nada. Si no puedes decir cuánto cuesta mantener un equipo o si un contrato es rentable, estás decidiendo a ciegas. Eso sale de los informes, y los informes salen del registro.

La forma barata de empezar en serio

Si lo que buscas es gastar poco al principio, el camino que funciona no es buscar una licencia gratuita: es reducir el alcance.

Se empieza por los activos críticos —los que paran la producción o el servicio si fallan—, no por el inventario completo. Se definen sus gamas y su periodicidad, y se deja que el preventivo se genere. En días hay órdenes cerrándose con datos reales.

La ventaja es doble: el trabajo de configuración se reparte en el tiempo en vez de convertirse en un proyecto de tres meses, y el equipo ve un resultado antes de cansarse de introducir datos. Eso último es lo que de verdad decide si un sistema se usa o se abandona.

Si quieres hacer números con tu caso, escríbenos y lo miramos sobre tus equipos.