Preventivo con hoja de cálculo frente a GMAO

Casi todos los planes de mantenimiento preventivo empiezan en una hoja de cálculo, y muchos funcionan ahí durante años. Conviene reconocerlo antes de comparar nada, porque la pregunta útil no es si la hoja sirve —sirve— sino dónde está su techo.

Este artículo va de eso: qué puede hacer una hoja, qué no, y qué cambia exactamente al pasar a un sistema.

Lo que una hoja hace bien

Guardar el listado de equipos con sus datos básicos.

Anotar qué se le hace a cada uno y cada cuánto.

Llevar un calendario de revisiones con sus fechas previstas.

Marcar lo hecho, con una columna o un color.

Con pocos equipos, un emplazamiento y una persona que lo lleva todo, eso es suficiente. Y es gratis.

Los cinco límites exactos

No son opiniones: son cosas concretas que una hoja no puede hacer.

1. No reclama. Es el límite más importante. Una fecha en una celda no protesta cuando pasa: la revisión de marzo se queda sin hacer, la celda sigue ahí, y nadie se entera hasta que hay una avería.

2. No registra en campo. El técnico no va a abrir una hoja en el móvil en un cuarto de calderas, así que apunta en papel y alguien lo pasa después. Con eso las horas salen siempre a la baja y los valores redondeados.

3. No vale como prueba. Una celda se cambia sin dejar rastro. Ante una reclamación, un siniestro o una inspección, no demuestra nada.

4. No escala por familias. Si tienes doscientos equipos iguales y cambias la gama de comprobación, hay que tocar doscientas filas. En la práctica, no se toca.

5. No relaciona. No puede decirte cuánto ha costado mantener un equipo, porque el coste está en otra hoja, ni si la avería de ayer venía avisando, porque los valores medidos no están en ninguna parte.

Qué cambia con un sistema

Punto por punto, contra los cinco límites anteriores.

El plan reclama. La gama se asocia al activo, a su modelo o a una familia, se define la periodicidad y el preventivo genera órdenes de trabajo con responsable y fecha. Y comprueba antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

El registro ocurre donde ocurre el trabajo. Cronómetro dentro de la propia orden, material consumido, checklist cumplimentado, fotos y firma, desde la app y sin cobertura.

Queda la prueba. Con fecha, autor y valores, y sin posibilidad de modificarla sin rastro. El mantenimiento legal se sostiene exactamente sobre eso.

Se configura por familia. Los checklists se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—: doscientos equipos iguales, una configuración.

Todo está relacionado. La orden cuelga del activo, el consumo del almacén, las horas del técnico. De ahí salen los informes.

Y dos cosas que una hoja no puede plantear

Periodicidad por uso. Un activo puede llevar un contador —horas, ciclos, kilómetros— con un límite y un porcentaje de aviso, de modo que al registrarse una lectura que supera el umbral la orden se genere automáticamente. En una hoja eso exige que alguien vigile los contadores a mano, y no ocurre.

Detectar tendencias. Si los campos del checklist tienen valor mínimo y máximo, una lectura fuera de rango queda registrada como anomalía y una serie de lecturas permite ver que un equipo venía empeorando. Es predictivo real sin sensores, y es imposible de mantener en una hoja.

El caso intermedio: varias hojas

Antes de que la hoja se agote del todo suele aparecer una fase intermedia que conviene reconocer, porque es la que más tiempo consume sin que nadie la cuente: una hoja por cosa.

Una para el calendario de revisiones, otra para el inventario, otra para el stock de repuestos, otra para las horas y un documento aparte para los certificados que caducan.

Cada una funciona. El problema es que nada está relacionado: para saber cuánto ha costado un equipo hay que cruzar tres, y para saber si su certificado sigue vigente, abrir un cuarto. Y en cuanto hay dos personas manteniéndolas, aparecen versiones distintas.

Esa fase es, en la práctica, la señal más fiable de que se ha llegado al techo.

Cuándo la hoja se ha quedado corta

Las señales son concretas. Si reconoces tres o más:

• Se ha pasado alguna revisión sin que nadie lo notara.
• Alguien pregunta cuándo se revisó un equipo y hay que llamar a una persona.
• Las horas se apuntan de memoria al final del día.
• Un cliente reclamó un parte y costó encontrarlo, o no apareció.
• Hay dos versiones de la hoja circulando.
• Nadie sabe cuánto cuesta mantener un equipo concreto.

Lo que también cambia fuera del preventivo

Al dar el paso aparecen tres cosas que no estaban en la comparación inicial y que suelen valorarse más que el propio plan.

El material deja de ser una sorpresa. El consumo se registra al cerrar la orden y los artículos llevan stock mínimo en almacenes y artículos, así que se avisa antes de quedarse sin la pieza que para un trabajo.

Los vencimientos avisan. Certificados, contratos y seguros con su fecha de caducidad en el gestor documental, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer.

El cliente deja de llamar. Con su acceso propio ve el estado de sus órdenes, descarga sus partes y consulta sus próximos preventivos.

Ninguna de las tres es la razón por la que se da el paso, pero las tres se notan en la primera semana.

Lo que no cambia al dar el paso

Conviene decirlo para no crear expectativas falsas.

El trabajo de decidir sigue siendo tuyo. Qué equipos son críticos, qué se comprueba y cada cuánto. Ese trabajo existe con hoja y con sistema, y es el que más tarda.

El criterio técnico no lo pone el software. Lo marca el fabricante, la norma o la experiencia.

Y el proceso hay que acordarlo igual. Si nadie decide quién atiende qué y con qué prioridad, el sistema registrará el mismo desorden con más precisión.

La forma barata de dar el paso

No migrando la hoja entera. Por los activos críticos —los que paran la producción o el servicio si fallan— con sus familias, sus gamas y su periodicidad. En días hay preventivo generándose y órdenes cerrándose con datos reales.

El resto del listado entra después, y la hoja puede seguir conviviendo unas semanas sin problema.

Un último apunte práctico: la hoja que ya tienes no es trabajo perdido. El listado de equipos y la relación de qué se le hace a cada uno y cada cuánto es exactamente lo que hay que cargar, y es la parte que más tarda. Llegar con eso hecho acorta la implantación a la mitad.

Si quieres ver cómo quedaría tu plan actual en un sistema, puedes solicitar una demo.